淺析電子檔案在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用及問題論文

淺析電子檔案在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用及問題論文

　　在現(xiàn)今企業(yè)的管理中，電子檔案管理系統(tǒng)的引用，以及大型、高效電子儀器的使用，使企業(yè)檔案管理由紙質(zhì)化存儲管理向電子化存儲管理轉(zhuǎn)變，企業(yè)檔案實現(xiàn)電子化變成了現(xiàn)實。只有明確電子檔案的形成過程和在企業(yè)中的利用途徑，剖析電子檔案在企業(yè)發(fā)展中存在的問題，并試著解決這些問題，才能促進(jìn)應(yīng)用電子檔案更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，從而促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷進(jìn)步。

　　一、企業(yè)電子檔案的形成與利用

　　(一)檔案信息數(shù)字化

　　數(shù)字化的檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)異地的遠(yuǎn)程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務(wù)方式和途徑。檔案唯一性、原始性和憑證性是真實記錄歷史的重要體現(xiàn)，因而歷史的延續(xù)需要必須最大限度的保護(hù)檔案，檔案數(shù)字化之后，檔案利用方式主要是使用數(shù)字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護(hù)。檔案信息數(shù)字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)，它為實現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

　　(二)電子檔案管理系統(tǒng)

　　電子檔案管理系統(tǒng)具有簡單、快捷和可以保持檔案原始性的特點。為檔案電子化提供了極大的便捷服務(wù)。電子檔案管理系統(tǒng)一般都采用樹形分類結(jié)構(gòu)，使得它的權(quán)限控制靈活、簡單;電子檔案管理系統(tǒng)入庫簡單，并提供了入庫前的瀏覽功能，它的界面要素簡單，一看就會，無需復(fù)雜的學(xué)習(xí)過程;最主要的是它具有查詢簡單的功能，為檔案提供利用，實現(xiàn)檔案服務(wù)功能提供了舉大的支持作用;對于沒有電子版的檔案，可以提供批量掃描、從而保持檔案的原始樣貌，對于已形成的電子檔案可以提供快捷的入庫管理功能。

　　(三)實現(xiàn)檔案紙質(zhì)化向電子化的轉(zhuǎn)變

　　在企業(yè)檔案管理過程中引進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)以及大型、高效的電子化儀器后，利用高效掃描儀將紙質(zhì)的檔案掃描成電子檔案，掃描完成后，對掃描錄入到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的圖像文件進(jìn)行整理修正，并在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中建立相應(yīng)的索引信息，從而達(dá)到電子檔案的快速自動檢索，并最終為查詢客戶端提供檔案服務(wù)。

　　(四)電子檔案的存儲與利用

　　電子檔案通過計算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。

　　對檔案部門來說，電子檔案提供利用的方法有三種：即提供拷貝;通信傳輸;直接利用。

　　二、電子檔案在企業(yè)檔案管理中存在的問題

　　(一)檔案隊伍的素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展還不相適應(yīng)

　　歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前企業(yè)檔案隊伍整體素質(zhì)不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。而檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了電子檔案在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用。

　　(二)企業(yè)的檔案管理得不到高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有的重視

　　很多企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案的管理認(rèn)識不到位，認(rèn)為它只是文字類的工作，和公司安全生產(chǎn)以及發(fā)展建設(shè)比較來說是微不足道的。正是由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視和部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責(zé)任心不強(qiáng)，直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失，企業(yè)庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持。

　　(三)企業(yè)的檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員的負(fù)責(zé)

　　很多企業(yè)的檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，對檔案管理工作也是相當(dāng)?shù)哪吧�，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。另外，檔案管理人員的水平低下和頻繁更替也造成了檔案管理的斷檔。此外，相當(dāng)一部分的企業(yè)根本沒有設(shè)立獨立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫房兼做檔案室。這些行為將導(dǎo)致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。

　　(四)企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后

　　首先，個別企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還沒有完全認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規(guī)劃當(dāng)中，對檔案信息化的人力、物力投入不足，發(fā)展滯后。其次，在多數(shù)企業(yè)中，關(guān)于檔案信息化的制度和標(biāo)準(zhǔn)還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據(jù)。還有的企業(yè)雖然配備了檔案數(shù)字化設(shè)施，但是由于種種原因的限制，導(dǎo)致其硬件設(shè)備使用率低，數(shù)字的錄入量非常有限。最后，電力企業(yè)的檔案管理部門缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。

　　三、推進(jìn)電子檔案在企業(yè)中加快發(fā)展的辦法

　　(一)提高檔案隊伍的知識水平和管理水平，穩(wěn)定檔案管理隊伍的結(jié)構(gòu)

　　各企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理隊伍的知識水平，通過不間斷的培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)來加強(qiáng)檔案隊伍整體技術(shù)水平和管理水平，并在企業(yè)內(nèi)部建立健全檔案管理培訓(xùn)制度和管理體系，保證檔案管理人員的穩(wěn)定性，促進(jìn)檔案管理隊伍的建設(shè)。其中崗位培訓(xùn)是提高其素質(zhì)的最主要途徑，培訓(xùn)的方式要因人、因地而異，不可一概而論。

　　(二)加快檔案信息化的建設(shè)，促進(jìn)電子檔案的發(fā)展

　　電子檔案的發(fā)展離不開檔案信息化的支持，只有不斷開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并促進(jìn)電子檔案在企業(yè)中的利用和發(fā)展，才能充分發(fā)揮電子檔案在企業(yè)中的重要作用。

　　(三)提高對檔案工作的重視，推進(jìn)電子檔案的應(yīng)用

　　企業(yè)中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實際工作的開展中，往往事與愿違，達(dá)不到預(yù)期的效果。造成這種狀況的一個很重要的原因就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須說服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，讓他們能真正的意識到檔案管理的重要性，進(jìn)而支持我們的檔案管理工作。只有不斷的提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度，才能使檔案工作在企業(yè)發(fā)展中得以快速、健康的發(fā)展。

　　(四)加大電子檔案優(yōu)點的宣傳力度，普及電子檔案的知識

　　只有在實際檔案工作中，充分體會到電子檔案的便利和快捷，才能促進(jìn)電子檔案的發(fā)展。電子檔案的優(yōu)點毋庸置疑，但不是人人都意識到，只有在工作中加大其的使用和宣傳力度，普及電子檔案的知識，使公眾認(rèn)識到電子檔案的優(yōu)點，才會有更多地人選擇使用電子檔案。

　　綜上所述，電子檔案在企業(yè)發(fā)展中將發(fā)揮出巨大的作用，只有不斷加強(qiáng)電子檔案的建設(shè)，提高電子檔案在企業(yè)中的應(yīng)用和普及程度，才能促進(jìn)電子檔案更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，從而促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷進(jìn)步。

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