事業單位檔案管理的問題與優化路徑論文
在個人成長的多個環節中，許多人都有過寫論文的經歷，對論文都不陌生吧，通過論文寫作可以培養我們獨立思考和創新的能力。寫起論文來就毫無頭緒？以下是小編整理的事業單位檔案管理的問題與優化路徑論文，希望能夠幫助到大家。
摘要：事業單位的檔案管理工作表現出了一定的專業性，針對性。在檔案管理活動中，由于事業單位所儲備的信息資源數量龐大，檔案類型復雜，往往要面臨更為嚴格的檔案管理要求。做好檔案管理工作，對于維持事業單位的正常發展，保障人力資源的正常調動有著不可忽視的現實意義。本文針對事業單位檔案管理活動的相關特點展開論述，探討企業檔案管理短板問題的同時，提出相應的優化方案，希望能夠提升事業單位檔案管理工作的有效性。
關鍵詞：事業單位；檔案管理；有效性；提升策略；
檔案是事業單位發起建設活動的決定性因素，做好檔案管理工作，能夠幫助事業單位處理人員調動矛盾、資源分配矛盾、單位生態矛盾等問題，保障單位建設活動的穩定推進。在當前事業單位所發起的檔案管理活動中，檔案管理工作整體呈現無序化、公式化的特點，落后的管理制度與過低的人員素質并不能滿足檔案管理工作的相關要求。如何在解決檔案管理矛盾的同時優化檔案管理制度，保障有關檔案的可用價值，這是事業單位發起建設活動的過程中必須思考的問題。
一、檔案管理工作的建設價值
隨著市場經濟不斷發展，事業單位的工作職責正在向著多元化，立體化，科學化的方向發展。在這一過程中，邊摸索邊前進的建設方式已經無法滿足飛速發展的經濟形勢，落后的自我建設機制不允許有關事業單位及時完成相關建設活動。在這種情況下，檔案管理工作的引導價值與建設價值自然而然地展現出來：一方面，形式多樣的檔案中包含著豐富的單位建設經驗，不同的建設經驗整合起來對單位的生產活動管理活動人員活動進行約束，并向當前的建設活動導入更為豐富的建設經驗。依靠檔案的協助，相關人員能夠重新確立事業單位的管理方案，解決事業單位的積弊問題、盲點問題，對當前的單位發展活動進行約束。另一方面，有關檔案直接對人員素質、工作條件、管理條例作出了明的規定，檔案內容與單位實際生產活動相互配合，領導者與決策者更為清晰地發現單位建設活動中的短板，實現物盡其用、人盡其用的高級管理目標，解決人浮于事的消極問題。通過對檔案的及時管理查閱，有關人員能夠對人員素質、單位建設特點產生一個明確的管控，并結合單位的管理確定新的管理方案直接干預單位的未來建設，為事業單位的發展提供新的支持。
二、事業單位的檔案管理問題
�。ㄒ唬┕芾碇贫嚷浜�，管理實效性低
各個事業單位在建設活動中都必須發起檔案管理工作，檔案已經成為事業單位建設及發展的見證對象。在現階段的檔案管理工作中，檔案類型是否完善、檔案信息是否準確、檔案管理是否科學這三大問題直接影響事業單位建設活動及人員從業活動的未來發展。針對不同的管理需求，事業單位應落實不同的檔案管理計劃，結合事業單位的內部的生產特點、管理特點、人員服務特點確定對應的檔案管理方案。但結合當前的檔案管理工作來看，事業單位的檔案管理工作正在向著公式化、套路化、模板化的方向發展[1]。不同的事業單位在社會活動中承擔著不同的建設任務，其內部職能不同，人員配置不同，綜合競爭實力不同，所提出的檔案管理方案也應隨之進行調整，從而根據實際生產需求確定科學的檔案管理制度。但我國的檔案管理工作起步較晚，大部分事業單位采取“效仿式”的管理方式。
其忽略了單位自身的檔案建設特點與未來應用需求，生搬硬套既有的檔案管理論。部分事業單位管理結構單一，服務人員基數較小，相關檔案管理制度并不會與檔案管理工作發生沖突。但對于大型事業單位，其管理職能復雜，社會引導價值極為明顯，在不假思索的套用現成的檔案管理制度之后，原有的檔案管理工作反而受到影響。在這種情況下，檔案管理制度并不能為檔案管理工作提供任何實質性支持，由于管理觀念的錯誤，反而引發了“管理工作遷就管理制度”的尷尬問題。
�。ǘ┕芾碣|量較低，管理意識較差
部分事業單位的行動能力較差，檔案管理積極性較低，在檔案管理活動中以落后、低效的方式發起檔案管理工作。由于對檔案的建設價值缺乏重視，部分領導者認為檔案管理工作的要求僅僅在于記錄檔案，保存檔案，忽視了答案的變動性，客觀性以及可用性。檔案管理活動應該由檔案更新、檔案記錄、檔案調動、檔案刪除、檔案修整等內容組成，其包含了檔案從建立到消除的整個過程。針對這一特點，有關單位應針對檔案管理活動中所包含的不同要求落實檔案管理計劃，保留檔案管理工作的實效性。但回顧事業單位的檔案管理工作，部分事業單位對于管理認知不夠全面，認為在檔案入庫之后便已經完成了檔案管理任務，從而忽視了后續的檔案管理活動。在這種情況下，檔案管理工作無法發揮其指導價值，在檔案入庫之后其長期處于封存狀態，由于缺乏相應的管理機制，針對檔案所發起的檔案調動、檔案修整等活動并不能得到保障。
三、事業單位優化檔案管理工具的具體策略
（一）建設線上管理制度，提升管理效率
在信息時代，事業單位應依靠現代技術建立全新的檔案管理制度，依靠線上平臺優化檔案管理工作，展現信息技術高效、精確的特點，為檔案管理的發展提供硬性保障[2]。
有關單位應根據要求建立對應的線上檔案管理平臺，針對檔案類型、檔案內容做好檔案分類管理工作。在檔案管理數據庫中，有關事業單位可根據單位的建設活動發起建檔存檔工作，并根據活動過程與活動內容及時調整檔案內容，發揮檔案的記錄作用。線上檔案庫的建立應該以文本檔案所記錄的相關內容為基礎，為保障線上檔案的使用價值，有關單位可根據檔案內容增添不同的記錄材料，如表格、數據、圖片、語音等，保留檔案的真實性。
值得一提的是，線上檔案的建立并不意味著文本檔案的廢除。在線上檔案管理活動中，事業單位仍需做好文本檔案的調動與修整工作，在出現檔案管理問題時，依靠文本檔案修正檔案管理短板。在條件允許的情況下，事業單位可在文本檔案庫里建立對應的線上檔案庫，在加快檔案的轉化效率的同時保障檔案的精確性，為未來的檔案應用工作做好鋪墊。
�。ǘ﹪栏窦s束管理行為，保障管理質量
部分事業單位缺乏科學管理、嚴格管理的良好意識，在檔案管理活動中，檔案管理工作往往由內部人員兼職擔任，部分事業單位甚至沒有指派專業的檔案管理人員。當有關人員的管理素質與管理要求出現矛盾時，檔案管理活動中所展現出來的弊端問題變得更為明顯：一方面，調用檔案的有關權限開始向著“普遍化”的方向發展，在“人情”“權威”等因素的影響下，大部分事業單位服務人員都能夠獲得查閱并調用檔案的權利[3]，檔案管理工作的管理質量很難得到保障。另一方面，過低的服務素質并不能保障檔案管理活動的科學性，有關人員的管理能力并不能幫助其解決檔案管理問題。
事業單位應從檔案建設、檔案修整、檔案管理三大角度入手，做好檔案的管理工作。事業單位應根據自身的活動特點組建不同類型的檔案。在檔案建設活動中，除創建人員信息檔案、單位建設檔案等檔案外，還要積極做好其他檔案的記錄工作，以簡明扼要為第一標準，保障檔案的實用價值與參考價值。事業單位必須杜絕千篇一律的檔案管理與建設理念，根據自身的活動特點確定相應的檔案管理方案，發揮檔案的監管作用。在完成檔案建設工作之后，應根據檔案類型做好線上、線下保存工作，根據相關檔案的調用需求選定不同的檔案儲存方法，或是二者選其一，或是兩者兼備。事業單位應建立平等的檔案管理制度，為事業單位的有關人員提供查閱檔案的機會，但一定要保障檔案管理條例的嚴格精確，確保其能夠對所有工作人員發起監管作用。對于等級較高的相關檔案，事業單位應建立相應的檔案管理權限，對結合事業單位的自身的情況落實檔案管理條例，保障檔案管理活動的科學性、有效性。
管理條例中必須包含嚴格的責任制度，在工作人員查閱檔案之后，如果出現檔案損毀問題，一定要嚴格追究有關人員的責任，保障檔案的完整性。對于私自破壞檔案、修改檔案的相關人員，必須秉承公平處理的平等原則，依靠強制性制度保障檔案管理活動的科學性。
�。ㄈ┮霗n案管理人才，提升管理水平
人才是保障檔案管理工作順利落實的重要因素。在全新的檔案管理要求下，僅具備單一技能的檔案管理人員已經無法滿足檔案管理需求，有關事業單位應做好人才的引入、培養與應用工作，不斷提升人才的服務質量，建立高素質的人才儲備機制，依靠人才技能提出可行的檔案管理方案，保障檔案管理活動的實效性。
在檔案管理工作中，有關事業單位可在單位內部抽調學習能力出色、服務意識強的相關人才，要求其學習檔案管理知識，學習計算機網絡技術，并根據單位內部的管理特點建立相應的檔案管理方案，保障檔案管理的正面價值。事業單位也可在上級單位或社會環境中選擇相應的檔案管理人才，以高素質、多技能為基礎要求，落實人才管理計劃，保障檔案管理質量。在有關人才進入崗位之后，事業單位應定期發起檔案排查活動，一方面，對相關人才的管理實效性進行檢測，根據檔案管理工作的質量確定相應的檔案管理制度。另一方面，對有關檔案進行檢測，避免因人員管理能力而引發的檔案遺失、損毀等問題。事業單位應建立科學的人才培育機制，依靠人才的支持保障檔案管理工作的穩步推進。
四、結語
在全新的檔案管理要求下，檔案管理工作應該從檔案管理制度、檔案儲存制度、人才管理制度三大角度展開。事業單位應結合檔案管理要求建立相應的檔案管理模塊，在保障管理質量的同時，依靠人才與制度相互配合，解決檔案管理問題，消除檔案管理矛盾。
五、參考文獻
[1]程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創新導報,2011(20):198.
[2]楊鑫.關于事業單位檔案管理信息化的建設與發展的探討[J].科技創新與應用,2013(03):290.
[3]李萬剛.淺談新形勢下事業單位檔案管理的改革[J].辦公室業務,2017(09):99.
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