加強企業(yè)會計電算化下內(nèi)部控制的思考會計畢業(yè)論文
引言
會計電算化是把以計算機為主的當(dāng)代電子和信息技術(shù)應(yīng)用到會計工作中, 用計算機代替人工記賬, 以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預(yù)測、決策。隨著會計電算化發(fā)展,給企業(yè)帶來了巨大的效益, 但同時也給內(nèi)部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。因此,加強會計電算化下的內(nèi)控制度就顯得尤為重要。
一、會計電算化下的內(nèi)部控制所面臨的問題
1 、會計無紙化存在的問題。
在手工會計環(huán)境下, 企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)均記錄于紙張之上,這些數(shù)據(jù)若被修改, 則容易辨別出修改的痕跡;但是,在會計電算化系統(tǒng)中, 數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上,對數(shù)據(jù)修改可做到不留痕跡, 這樣就很難辨別是否是業(yè)務(wù)記錄的 原件 。因此,確保這些電子數(shù)據(jù)是原始數(shù)據(jù),是無紙信息系統(tǒng)的關(guān)鍵。
2、電子數(shù)據(jù)的審核和確認。
在現(xiàn)有的會計電算化環(huán)境下, 多數(shù)會計還保持著傳統(tǒng)的憑證審核和編制方式。但是隨著會計電算化的進一步發(fā)展, 電子原始數(shù)據(jù)經(jīng)審核和確認后, 就可自動生成電子記賬憑證,而由這些記賬憑證直接生成的賬簿和報表都是派生性的數(shù)據(jù)。所以賬簿和報表的正確性、真實性完全取決于審核和確認的電子數(shù)據(jù)。
3 、會計電算化工作中的安全問題。
現(xiàn)有的會計軟件系統(tǒng)在設(shè)計、開發(fā)階段普遍存在重功能輕安全的現(xiàn)象,以致軟件投入運行后暴露諸多隱患, 如數(shù)據(jù)庫呈開放狀態(tài)、易于打開等。這類現(xiàn)象和問題目前尚未得到徹底改變。
4 、對會計電算化的認識問題。
不少企業(yè)的各級領(lǐng)導(dǎo)對實施會計電算化的重要意義缺乏足夠的認識, 沒有認識到開展會計電算化是時代的發(fā)展的必然, 是管理現(xiàn)代化的需要。會計電算化是會計進入信息化的基礎(chǔ), 是今后企業(yè)決策的重要手段, 是會計制度改革的突破口。由于傳統(tǒng)的手工記賬方式長期被人們所接受,目前企業(yè)管理都建立在手工記賬的基礎(chǔ)上, 要改變形成的習(xí)慣方式有一定難度。尤其是會計電算化的保密性、安全性存在空白, 因而對會計電算化數(shù)據(jù)的可靠性持懷疑態(tài)度。
5 、會計電算化對內(nèi)部控制的影響。
(1)內(nèi)部控制形式的變化。
手工操作下的一些內(nèi)部控制, 如編制科目、憑證匯總表,總賬、明細賬的核對,在電算化中沒有了存在的必要性;其部分內(nèi)部控制功能在電算化后轉(zhuǎn)移到計算機內(nèi),如憑證借貸平衡校驗、余額平衡檢查等功能。因此, 內(nèi)部控制也由單一的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂撇⒋妗?/p>
(2)內(nèi)部控制內(nèi)容的變化。
會計電算化的應(yīng)用, 給會計工作增加了新內(nèi)容, 如編程、維護人員與計算機操作人員內(nèi)部控制、計算機機內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防治,以及計算機操作管理等。
二、會計電算化對內(nèi)部控制提出了新的要求
1 、確保原始數(shù)據(jù)操作的準確性。
在電算化會計中, 電子計算機輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下,對輸入的數(shù)據(jù)源自動進行加工處理, 并儲存于磁性介質(zhì)上。所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行。然而, 電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進行審核和輸入計算機的,一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯誤,計算機無法識別, 只會將錯就錯地進行各種計算工作。因而自動處理數(shù)據(jù)的準確性, 完全依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準確性,正因為會計電算化的這一固有弱點,所以對內(nèi)部控制提出了一些新的具體要求:一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化,并保持準確性和相對的穩(wěn)定性,這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實性、完整性和準確性。
2 、控制操作人員的職能。
授權(quán)、批準控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會計系統(tǒng)中, 對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但會計電算化后, 職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因為業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主,因而電算化功能和知識的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中, 特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉(zhuǎn)移。某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入,又可負責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報送。因此, 如果不加強內(nèi)部控制,就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進行修改, 操縱處理結(jié)果, 從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險。
3 、避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風(fēng)險。
在手工方式下, 信息以賬、證、表等形式存儲在不同的紙質(zhì)上,增、刪、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責(zé)任。但實行電算化會計后,有形記錄較傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)大為減少, 憑證、經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的說明和賬簿等大多要依賴計算機方可錄入、閱讀或查詢。實行會計電算化后,數(shù)據(jù)的載體不同了, 信息來源于數(shù)據(jù)和程序,并且從一開始就存儲在各種磁性介質(zhì)上。有些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果可能不被打印出來, 只有依靠電子計算機才能閱讀這些數(shù)據(jù)。如果缺乏適當(dāng)?shù)膬?nèi)控, 那么未經(jīng)批準擅自改動數(shù)據(jù)的.可能性就明顯增大,而且數(shù)據(jù)改動后不留下任何痕跡。電磁介質(zhì)也易受損壞, 且有丟失或毀損的危險。所以會計電算化對會計檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保存紙介質(zhì)會計核算資料, 而且要保存、保管好以磁性介質(zhì)方式存儲的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序, 以及系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。
三、加強會計電算化條件下的內(nèi)部控制制度建設(shè)
1 、加強人員職能控制。由于會計電算化知識與功能的相對集中, 我們必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度, 明確職責(zé)分工, 加強組織控制。
2 、加強系統(tǒng)安全控制。這項控制是為了保證計算機系統(tǒng)的運行安全, 避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患。
3 、加強內(nèi)部審計。
(1)對會計資料定期進行審計, 電算化會計賬務(wù)處理是否正確,是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定, 審核費用簽字是否符合公司內(nèi)控制度, 憑證附件是否規(guī)范完整。
(2)審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性, 如查看賬冊內(nèi)容, 做到賬表相符, 對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整。
(3)監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性, 防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。
(4)對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查, 防止存在漏洞。
4 、制定企業(yè)內(nèi)部操作管理制度。
(1)操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限。盡管軟件一般都已有用戶管理功能,但其用戶管理的設(shè)置是由人工進行的,這就需要從制度上對操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限加以規(guī)定,用來在用戶管理的設(shè)置和具體的操作中執(zhí)行。
(2)預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機的措施。如規(guī)定原始憑證必須經(jīng)有關(guān)審核人員審核并簽章后才能輸入計算機等。
(3)預(yù)防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機內(nèi)賬簿的措施。如規(guī)定已輸入計算機的憑證需由審核人員核對并簽章后方可登記機內(nèi)賬簿等。
(4)建立必要的上機操作記錄制度。如規(guī)定用操作日記的形式記錄每天的上機操作內(nèi)容等。
綜上所述, 隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和會計電算化、網(wǎng)絡(luò)會計的普及運用,內(nèi)部會計控制制度中的新問題和新課題將不斷出現(xiàn)。對其進行深入研究, 必將形成新的會計理論和方法, 而新的會計理論和方法的確立, 又將使電算化會計、網(wǎng)絡(luò)會計在新的基礎(chǔ)上獲得進一步完善和發(fā)展, 也使得電算化會計、網(wǎng)絡(luò)會計環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷調(diào)整、完善, 真正做到保證會計的可靠性和真實性,提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
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