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會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)條件下的內(nèi)部控制
摘 要：從計(jì)算機(jī)對(duì)于信息的分析處理模式出發(fā)，對(duì)現(xiàn)有會(huì)計(jì)內(nèi)控制度具體情況進(jìn)行探討，并合理論證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)條件下內(nèi)控調(diào)整與方向，以此來(lái)突出會(huì)計(jì)電算化內(nèi)控的重要性，形成有效關(guān)注。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化;系統(tǒng)條件;內(nèi)部控制
一、引言
隨著競(jìng)爭(zhēng)壓力的增大，一個(gè)企業(yè)要想逐步完成最初設(shè)定的管理目標(biāo)，內(nèi)部控制制度的建立健全是非常必要的。而且此套制度與會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)必須相適應(yīng)，這樣企業(yè)整體的發(fā)展才會(huì)更加健康、長(zhǎng)久。
二、內(nèi)部控制在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)條件下的發(fā)展
(一)計(jì)算機(jī)使得企業(yè)會(huì)計(jì)核算形勢(shì)發(fā)生變化
如今，遠(yuǎn)程通訊技術(shù)日漸成熟，在網(wǎng)上對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)處理已經(jīng)逐步普及，由此各類業(yè)務(wù)即便在企業(yè)之外同樣能夠在其他計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)處理。故而企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資是否能夠達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)計(jì)系統(tǒng)所反映的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況是否可靠，內(nèi)部控制制度的完善是十分必要的。而內(nèi)控制度需要覆蓋的控制面要比舊式會(huì)計(jì)系統(tǒng)更為廣泛與復(fù)雜。
(二)會(huì)計(jì)電算化的程序化操作有利有弊
無(wú)紙化數(shù)據(jù)與交易逐步展開(kāi)，讓關(guān)于數(shù)據(jù)方面的有效輸入與處理更加容易，不過(guò)由于會(huì)計(jì)電算化過(guò)于程序化，所以原先的人工核對(duì)及審核，轉(zhuǎn)為計(jì)算機(jī)的自動(dòng)完成。一旦有一個(gè)數(shù)據(jù)發(fā)生偏差，那么整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性將受到挑戰(zhàn)。因此，系統(tǒng)自我控制增多，而控制稽核與審查日漸變少。
(三)使用計(jì)算機(jī)讓舞弊犯罪幾率增大
計(jì)算機(jī)應(yīng)用讓會(huì)計(jì)電算化更加深入企業(yè)工作體系，但是由此所帶來(lái)的人為舞弊操作等漏洞也日漸明顯。一些在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)盤上的數(shù)據(jù)要想修改并不難，核查起來(lái)也較為困難。故而對(duì)此類犯罪的防范尤為困難，而此類結(jié)果所釀成的損害范圍也比較大。因此要想實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制難度可想而知，尤其要重點(diǎn)做好對(duì)計(jì)算機(jī)的控制。
三、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)條件下內(nèi)部控制組成
(一)一般性控制
也就是普通控制，其分成部分主要是組織、授權(quán)、職責(zé)分工及業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化的控制等方面。
1.組織方面。也就是會(huì)計(jì)電算化條件下，使用對(duì)職能部門的劃分來(lái)實(shí)現(xiàn)其內(nèi)控。比如，財(cái)務(wù)部門便可以分列為系統(tǒng)開(kāi)發(fā)及應(yīng)用兩個(gè)部門。
2.授權(quán)方面。也就是借助對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息人員業(yè)務(wù)的權(quán)限伸縮進(jìn)行規(guī)范，以達(dá)到內(nèi)部控制。比如系統(tǒng)開(kāi)發(fā)部門對(duì)開(kāi)發(fā)系統(tǒng)軟件及維護(hù)其安全工作負(fù)責(zé)，不過(guò)并沒(méi)有權(quán)利使用軟件操作;系統(tǒng)應(yīng)用部門則在日常業(yè)務(wù)辦理時(shí)有權(quán)使用該軟件，不過(guò)對(duì)該系統(tǒng)軟件沒(méi)有權(quán)利進(jìn)行刪改。二者之間是各自擁權(quán)，職責(zé)分離，從而使得錯(cuò)誤產(chǎn)生及舞弊問(wèn)題得以減少。
3.分工職責(zé)方面。要求企業(yè)在內(nèi)部明確崗位職責(zé)，對(duì)其所應(yīng)有的范圍進(jìn)行明確界定，且一些不連貫的職位之間不能形成合作，必須對(duì)責(zé)任分屬進(jìn)行規(guī)定，并不允許一人兼職兩個(gè)職位。
4.處理業(yè)務(wù)方面。企業(yè)應(yīng)該對(duì)其內(nèi)部業(yè)務(wù)的制度及程序進(jìn)行明確劃定，以實(shí)現(xiàn)科學(xué)化內(nèi)部控制。比如：能夠做到憑證錄入，并保證原始憑證能合理合法，真實(shí)有效;記賬憑證登帳前需要通過(guò)嚴(yán)格審核，且記賬人員無(wú)權(quán)獨(dú)自反審等。
除了以上4個(gè)控制外，內(nèi)部控制的范圍還涉及安全保密控制、人員控制及檔案設(shè)備管理等方面。
(二)非常規(guī)應(yīng)用控制
此種控制主要是指會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理的監(jiān)督與規(guī)范。其主要組成為輸入控制、處理數(shù)據(jù)控制及輸出控制三個(gè)部分。
1.輸入方面。計(jì)算機(jī)在處理數(shù)據(jù)時(shí)，其能力主要體現(xiàn)在速率上，既省時(shí)省力，又避免污染浪費(fèi)。不過(guò)倘若數(shù)據(jù)輸入存在誤差，那么誤差擴(kuò)大的范圍很可能波及到最終的分析結(jié)果。輸入數(shù)據(jù)時(shí)候，即便存在的過(guò)失較小，但是當(dāng)數(shù)據(jù)進(jìn)入到系統(tǒng)便擴(kuò)大了錯(cuò)誤的發(fā)生范圍，對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)整體都是不小的影響。故而，企業(yè)首先要做的就是內(nèi)部控制制度的建立，通過(guò)嚴(yán)格審定數(shù)據(jù)輸入行為，來(lái)確保輸入數(shù)據(jù)不受人為因素更改。不過(guò)要想做到嚴(yán)格控制，須有兩步走，一是加強(qiáng)數(shù)據(jù)輸入者的授權(quán)鑒定工作，同時(shí)要求內(nèi)控部門進(jìn)行對(duì)其進(jìn)行檢查監(jiān)督;二是繼續(xù)加大技術(shù)手段研究，比如控制總數(shù)校驗(yàn)、平衡校驗(yàn)、數(shù)據(jù)類型校驗(yàn)及重復(fù)輸入特別校驗(yàn)，以除弊端，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。
2.處理數(shù)據(jù)方面。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)對(duì)于分析處理數(shù)據(jù)的效率及正確性方面控制十分到位[3]。有效控制及文件控制是處理數(shù)據(jù)控制的兩個(gè)部分。其中有效控制又分為核對(duì)數(shù)據(jù)，檢查字段及記錄長(zhǎng)度、檢查代碼及數(shù)值范圍，檢查記錄頻率與總值。文件控制主要有對(duì)文件長(zhǎng)度、文件標(biāo)識(shí)、文件健康指數(shù)等進(jìn)行輸出控制。而所謂數(shù)據(jù)輸出控制實(shí)則是企業(yè)為及時(shí)把握信息準(zhǔn)確性及可靠度而采取的控制手段。該控制主要的檢查方面有：輸出、輸入數(shù)據(jù)的一致性;輸出數(shù)據(jù)有無(wú)存在殘損;輸出數(shù)據(jù)對(duì)使用部門的滿足程度;規(guī)定數(shù)據(jù)發(fā)送對(duì)象及具體信息;信息統(tǒng)計(jì)與保管工作等等。故而企業(yè)在完整管理制度的基礎(chǔ)上來(lái)規(guī)范使用計(jì)算機(jī)的行為，這樣可以讓 “一機(jī)一人一職位”真正落到實(shí)處。那么會(huì)計(jì)電算化控制制度還需要值班制、上機(jī)登記制、操作統(tǒng)一制及時(shí)間合理化等方面進(jìn)一步進(jìn)行健全。而會(huì)計(jì)軟件在日志文件制度上不斷發(fā)展、優(yōu)化。
(三)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)一般控制
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的一般控制又叫做日常控制，它是企業(yè)經(jīng)常性地對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)行監(jiān)管。其主要有“經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生控制”、“數(shù)據(jù)通訊控制”及“數(shù)據(jù)儲(chǔ)存控制”等三個(gè)板塊構(gòu)成。
1.業(yè)務(wù)發(fā)生方面。業(yè)務(wù)發(fā)生控制的主要目標(biāo)是通過(guò)控制程序進(jìn)行對(duì)應(yīng)鑒定，從而對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中不合理、不完整及效率不高的部分進(jìn)行剔除。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生控制主要借助計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)檢查并督查業(yè)務(wù)合理性、業(yè)務(wù)合法性及業(yè)務(wù)完整性等。
2.數(shù)據(jù)通訊方面。數(shù)據(jù)通訊的控制是一種內(nèi)部控制措施，主要應(yīng)用對(duì)象是企業(yè)自身對(duì)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、丟失及泄密可能性的控制上。不論什么企業(yè)，針對(duì)數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中潛在的安全性、準(zhǔn)確性問(wèn)題進(jìn)行保障。比如經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)較大的時(shí)候則通過(guò)傳輸小批量，而傳輸數(shù)據(jù)必須依照順序而進(jìn)行編碼;傳輸中對(duì)發(fā)送接受的區(qū)別性標(biāo)識(shí)進(jìn)行技術(shù)控制，并對(duì)相關(guān)傳輸及具體反饋信息及時(shí)確認(rèn)與論斷。
3.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和檢索方面。在對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存時(shí)，適當(dāng)性原則與調(diào)整性原則是其指導(dǎo)思想。各大企業(yè)為了確保磁盤及光盤不出現(xiàn)分類錯(cuò)誤，必須提前做好標(biāo)號(hào)工作。對(duì)于修改文件及更新文件的操作，企業(yè)要有相關(guān)通知書(shū)及修改通知書(shū)等，以便使得整個(gè)企業(yè)改革更為規(guī)范，更為有紀(jì)律可循，更為有技法可保障控制。
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