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淺談會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制
摘 要：文章簡(jiǎn)要介紹了會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展歷程及其在現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要作用以及對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制方面的重要影響，分析了當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)相比所存在的一系列問(wèn)題，并相應(yīng)提出了企業(yè)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的部分措施。
關(guān)鍵詞：電算化;內(nèi)部控制
目前會(huì)計(jì)電算化被應(yīng)用到很多領(lǐng)域，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)從傳統(tǒng)的手工方式到被電子技術(shù)與信息技術(shù)所代替，以計(jì)算機(jī)為媒介的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具，很好地實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)性的變革，提高了財(cái)會(huì)管理水平，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)了核算管理一體化。它代表的是一種與現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境相適應(yīng)的新的會(huì)計(jì)思想，是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一次革命。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)在會(huì)計(jì)行業(yè)中的廣泛應(yīng)用，未來(lái)會(huì)計(jì)電算化將向智能化、國(guó)際化和信息化的方向發(fā)展。
1 會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展和重要性
全球首次正式在會(huì)計(jì)領(lǐng)域使用會(huì)計(jì)電算化的是 1954 年美國(guó)國(guó)際商用機(jī)器公司利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工資核算。我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化工作起步較晚，從 20 世紀(jì) 70 年代末期開(kāi)始，國(guó)內(nèi)自 1981年后才稱(chēng)為“會(huì)計(jì)電算化”，至今發(fā)展了 3 個(gè)階段。第一階段是 20世紀(jì) 70 年代末至 20 世紀(jì) 80 年代末，該時(shí)期會(huì)計(jì)電算化處于以自我開(kāi)發(fā)為主專(zhuān)用會(huì)計(jì)軟件階段。最初計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用，是由行業(yè)主管部門(mén)或大型企事業(yè)單位自己開(kāi)發(fā)和使用的專(zhuān)用財(cái)務(wù)軟件。鑒于當(dāng)時(shí)懂計(jì)算機(jī)技術(shù)和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的雙棲人才奇缺，造成這類(lèi)軟件開(kāi)發(fā)普遍存在周期長(zhǎng)、投資大和水平低的弊端。第二階段是 20 世紀(jì) 80 年代末至 20 世紀(jì) 90 年代末，該時(shí)期會(huì)計(jì)電算化主要應(yīng)用在總賬、報(bào)表和工資 3 個(gè)模塊上。第三階段是 20 世紀(jì) 90 年代末至今，會(huì)計(jì)電算化軟件向 ERP 軟件方向發(fā)展，主要應(yīng)用于資金管理、預(yù)算管理和成本控制上。在會(huì)計(jì)電算化軟件使用方面，沿海地區(qū)優(yōu)于內(nèi)陸地區(qū)，發(fā)達(dá)地區(qū)優(yōu)于不發(fā)達(dá)地區(qū)。從會(huì)計(jì)電算化的逐步推廣中來(lái)看，它在很大程度上將會(huì)計(jì)信息傳遞，為決策者和使用者得到了更加完善的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，從管理中和理論研究方面發(fā)生了變化，從而提高了工作效率，使會(huì)計(jì)工作更加便捷和完善，會(huì)計(jì)人員素質(zhì)得以提升，管理水平得以提高。
2 會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響
會(huì)計(jì)電算化能夠全面、及時(shí)和準(zhǔn)確地提供會(huì)計(jì)信息，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作職能的轉(zhuǎn)變;推動(dòng)會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)技術(shù)的進(jìn)步，推動(dòng)會(huì)計(jì)管理制度的變革和企業(yè)管理的現(xiàn)代化;會(huì)計(jì)工作實(shí)現(xiàn)了全方位的深刻變化，企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的增加得益于會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的系統(tǒng)性服務(wù)。對(duì)于電算化的應(yīng)用，內(nèi)部控制要求對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范能力更加嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理制度的建設(shè)要求更加全面。
這將是一個(gè)長(zhǎng)期的趨于更加完善的系統(tǒng)工程。
2.1 控制方式方面的影響
從傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)到會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，對(duì)內(nèi)部控制的基本要求和目標(biāo)沒(méi)有變，會(huì)計(jì)核算的復(fù)式記賬和借貸平衡的基本原理及方法沒(méi)有變，但由于會(huì)計(jì)信息處理方式和方法的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化，使得會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序和工作組織發(fā)生了質(zhì)的變化，由此引發(fā)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系也出現(xiàn)了一些新變化。電算化管理內(nèi)部控制要求電算管理設(shè)置的崗位之間內(nèi)部牽制應(yīng)該更加明確，一般管理崗位上主要設(shè)置電算主管、系統(tǒng)管理員、軟件操作員等操作崗位。電算主管應(yīng)具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)以及相關(guān)的會(huì)計(jì)電算化組織管理的經(jīng)驗(yàn)，電算主管的主要責(zé)任是負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，制定適合本單位實(shí)際情況的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)分析方法，分析橫型和分析時(shí)間，為單位財(cái)務(wù)管理及時(shí)提供信息、全面負(fù)責(zé)監(jiān)督。系統(tǒng)管理員應(yīng)具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)以及相關(guān)的會(huì)計(jì)電算化組織管理的經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的日常管理工作，監(jiān)督并保證電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行，協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，完善電算化系統(tǒng)的監(jiān)督和審查制度，監(jiān)督計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊，并審查電算化系統(tǒng)各類(lèi)人員的工作崗位的設(shè)置是否合理。軟件操作員要求具備會(huì)計(jì)軟件操作知識(shí)達(dá)到會(huì)計(jì)電算化初級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平，軟件操作員的主要責(zé)任是負(fù)責(zé)所分管業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理，根據(jù)備份和輸出會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(包括打印輸出憑證、憑證審核)的工作，并隨時(shí)進(jìn)行上機(jī)操作記錄。本崗位由各管口負(fù)責(zé)人擔(dān)任，他們的權(quán)限很小，在一定程度上受到系統(tǒng)管理員的監(jiān)控和限制。
2.2 控制舞弊方面的影響
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，過(guò)去以計(jì)算機(jī)機(jī)房為中心的安全措施已不適用，大量的會(huì)計(jì)信息通過(guò)開(kāi)放的互聯(lián)網(wǎng)傳遞，很難保證其真實(shí)性與完整性。對(duì)于會(huì)計(jì)信息及會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全維護(hù)至關(guān)重要，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作，以避免意外和人為錯(cuò)誤造成數(shù)據(jù)的丟失，每日必須對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)資料在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中進(jìn)行備份。
需要備份的內(nèi)容是能夠完全恢復(fù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)正常運(yùn)行的最少數(shù)據(jù)，包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、憑證、賬簿、報(bào)表及其他核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。系統(tǒng)維護(hù)一般由系統(tǒng)維護(hù)員或指定的專(zhuān)人負(fù)責(zé)，數(shù)據(jù)錄入員等其他人員不得進(jìn)行維護(hù)操作，系統(tǒng)管理員可以進(jìn)行操作維護(hù)，但不能執(zhí)行程序維護(hù)。在軟件修改升版和硬件更換過(guò)程中，要制定保證實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)性和安全的程序工作，健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒措施。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制是一個(gè)范圍大、控制程序復(fù)雜的綜合性控制，控制的重點(diǎn)為職能部門(mén)和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門(mén)并重的全面控制，是人工控制和計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制相結(jié)合的多方位控制。
3 當(dāng)前電算化存在的問(wèn)題
3.1 對(duì)軟件的控制方面
當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化中存在的主要問(wèn)題是對(duì)財(cái)會(huì)軟件的控制，會(huì)計(jì)軟件過(guò)于單一、集成化程度低，沒(méi)有發(fā)揮出強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理的功能。會(huì)計(jì)軟件開(kāi)發(fā)忽略了審計(jì)的要素，數(shù)據(jù)的保密性、安全性比較差。
3.2 對(duì)操作人員的職能方面
由于會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)還不完全成熟，部分單位沒(méi)有制定相應(yīng)的配套制度，使會(huì)計(jì)人員的崗位責(zé)任制沒(méi)有得到真正貫徹執(zhí)行;同時(shí)由于會(huì)計(jì)電算化監(jiān)管工作相對(duì)較弱，使操作者在實(shí)際中違規(guī)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。目前，會(huì)計(jì)人員雖然從傳統(tǒng)手工記賬向電算化工作邁進(jìn)了一步，但受到本身管理意識(shí)匱乏的制約，還不能夠上升到更高的角度去進(jìn)行管理，將電算化工作系統(tǒng)的提升到新的高度。其次是計(jì)算機(jī)知識(shí)十分薄弱，雖然財(cái)會(huì)人員都接受計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，但年齡和知識(shí)老化，知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)電算化沒(méi)有取得明顯效果。只懂得簡(jiǎn)單怎樣去使用計(jì)算機(jī)，談不上對(duì)計(jì)算機(jī)和財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行維護(hù)、開(kāi)發(fā)和利用，缺乏網(wǎng)絡(luò)和軟件的維護(hù)技能，因此不能靈活處理工作中的問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，數(shù)據(jù)處理手段發(fā)生了根本變化，為了保證會(huì)計(jì)工作規(guī)范、有序運(yùn)行，確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的合法性、可靠性、準(zhǔn)確性，必須建立健全和完善內(nèi)部的約束機(jī)制和管理制度。通過(guò)這些制度，使會(huì)計(jì)人員在符合法規(guī)制度的條件下各司其職，相互配合，共同做好工作。
3.3 對(duì)軟件的數(shù)據(jù)控制方面
在軟件的數(shù)據(jù)操作控制方面，要進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序管理，防止已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)賬簿，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)正確合法。
4 電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的舉措
4.1 會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制
替代手工記賬后各單位要做到當(dāng)天發(fā)生的業(yè)務(wù)，當(dāng)天登記入賬，現(xiàn)金和銀行存款日記賬必須日清月結(jié)。要保證會(huì)計(jì)記賬憑證的連續(xù)編號(hào)。要按規(guī)定程序編制記賬憑證。期末要按規(guī)定時(shí)間及時(shí)結(jié)賬。期末應(yīng)及時(shí)生成打印輸出會(huì)計(jì)報(bào)表，打印輸出會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)防止本期還有未結(jié)賬的憑證。在保證憑證賬簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證，賬簿中表格線(xiàn)可適當(dāng)減少。在當(dāng)期所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類(lèi)賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類(lèi)賬可以從這些數(shù)據(jù)中產(chǎn)生，因此可以用“總分類(lèi)賬戶(hù)本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代當(dāng)期總分類(lèi)賬。要按有關(guān)規(guī)定裝訂會(huì)計(jì)原始憑證、記賬憑證、賬簿、報(bào)表。要靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析。
4.2 對(duì)會(huì)計(jì)資料的內(nèi)部控制
建立健全檔案管理制度。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時(shí)存檔，企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理。合理、完善的檔案管理制度設(shè)有合格的檔案管理人員、完善的檔案資料借用、歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法和安全可靠的檔案保管設(shè)備等。
4.3 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟、硬件與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制會(huì)計(jì)部門(mén)必須針對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的特點(diǎn)，制定用于會(huì)計(jì)工作的計(jì)算機(jī)硬件和軟件有關(guān)的系統(tǒng)維護(hù)管理制度。系統(tǒng)維護(hù)管理包括硬件維護(hù)與軟件維護(hù)兩部分，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)硬件和軟件的管理，增加會(huì)計(jì)電算化核算與監(jiān)督，貫徹內(nèi)部牽制制度，以防止發(fā)生各種差錯(cuò)和舞弊，建立更加安全的財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境，使電算化工作更加快速健康的發(fā)展。
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