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淺談對會計電算化下內(nèi)部控制的思考
摘要：分析會計電算化下內(nèi)部控制與傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)的不同，提出建立和完善電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制度的策略。
關鍵詞：內(nèi)部控制;電算化;數(shù)據(jù);程序控制
1、會計電算化下內(nèi)部控制與傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)的不同
1.1 內(nèi)控制度形式的變化
原手工操作下一些內(nèi)控制度措施在電算化后已沒有存在的必要：如編制科目匯總表、憑證匯總表、試算平衡的檢查、總賬和明細賬的核對等;原手工操作下一些內(nèi)控制度措施在電算化后轉(zhuǎn)移到計算機內(nèi)通過會計軟件來實現(xiàn)：如憑證借貸平衡校驗、余額、發(fā)生額平衡檢查。因此，電算化的內(nèi)控制度也由手工條件下的單一人工控制轉(zhuǎn)為人工、計算機和網(wǎng)絡的控制。由于電算化系統(tǒng)中內(nèi)控制度具有人工控制與計算機程序、網(wǎng)絡控制相結(jié)合的特點，所以電算化系統(tǒng)許多應用程序中都包含了內(nèi)控制度的功能。這些控制的有效性取決于應用程序，如程序發(fā)生差錯或不起作用，加上人們的依賴性以及程序運行的重要性，就會使控制失效且長期不被發(fā)現(xiàn)。因此，內(nèi)控形式的變化需要制訂與之相配套的新措施。
1.2 存儲介質(zhì)的變化
在電算化系統(tǒng)下，會計數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上，是肉眼看不見的，且可很輕易的被刪除或篡改并做到不留痕跡。另外，電磁介質(zhì)易受損壞，會計信息丟失或毀壞的危險更大。因此，在電算化系統(tǒng)下如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個非常重要的問題。
1.3 內(nèi)控制度范圍的變化
由于計算機系統(tǒng)運行的復雜性，其內(nèi)控制度既有傳統(tǒng)手工系統(tǒng)的控制，也有傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制。如網(wǎng)絡系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制以及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防治等。因此，計算機技術(shù)的引入，給會計的內(nèi)控制度工作提出了新的要求。
1.4 職責權(quán)限的變化
授權(quán)是一種常見的、基礎的內(nèi)控制度。在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經(jīng)濟業(yè)務的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應權(quán)限人員的簽章，自然形成了層層復核、道道把關，具有嚴格的審核復查機制。但在電算化會計信息系統(tǒng)中，大部分處理由計算機自動完成，審查、復核等控制被削弱，甚至消失了。
1.5 財務網(wǎng)絡化帶來的新問題
近年來，隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡通訊技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡化會計信息系統(tǒng)的日趨普及，網(wǎng)絡的廣泛應用在很大程度上彌補了單機電算化系統(tǒng)的不足，使電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)控制度更加完善。同時，也帶來了新問題。目前，財務軟件的網(wǎng)絡功能主要包括：遠程報賬、遠程報表、遠程審計、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售等，實現(xiàn)這些功能就必須有相應的控制，從而加大了會計系統(tǒng)安全控制的難度。
2、建立和完善電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)控制度
實行會計電算化以后，嚴格的內(nèi)控制度和系統(tǒng)正常、安全、有效的運行是會計電算化信息真實可靠的保證。內(nèi)控制度要求處理同一筆經(jīng)濟業(yè)務的人員既要相互聯(lián)系，又要相互制約，防止違紀違法行為的發(fā)生。國內(nèi)外會計電算化的實踐表明，計算機本身處理出錯的可能性很小，假如單位治理制度不健全或?qū)嵤┎涣Γ紩o各種非法舞弊行為以可乘之機。因此，制定嚴格的內(nèi)控制度是非常必要的。
2.1 建立和完善會計電算化的管理制度
管理制度是保證實現(xiàn)會計電算化安全、準確、可靠的先決條件。管理制度一般包括下列幾方面的內(nèi)容：(1)各種人員的崗位責任制。確定各種人員的職責范圍及其考核辦法。會計電算化的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位�；緯媿徫话〞嬛鞴�、出納、會計核算、稽核、會計檔案治理等崗位;電算化會計崗位包括系統(tǒng)治理、操作、系統(tǒng)維護等工作崗位。(2)安全保密制度。制定口令密碼的使用和管理辦法，機房、保衛(wèi)、數(shù)據(jù)資料安全等方面應遵循的制度。(3)機器操作管理制度。規(guī)定應遵守的機器操作過程和應注意事項。(4)數(shù)據(jù)管理制度。規(guī)定輸入、輸出、存儲、查詢、使用數(shù)據(jù)應遵守的制度。(5)會計檔案管理制度。修訂《會計檔案管理辦法》，重新規(guī)定會計檔案的范圍、保管辦法以及領用手續(xù)。(6)系統(tǒng)維護管理制度。規(guī)定系統(tǒng)維護的申請、審批和應完成的任務。通過上述部門的設置、人員的分工、崗位職責的制定、權(quán)限的劃分等形式進行的控制，以達到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊行為的。
2.2 加強系統(tǒng)日常操作規(guī)范控制
系統(tǒng)操作規(guī)范控制主要表現(xiàn)為操作權(quán)限控制和操作規(guī)程控制2個方面。操作權(quán)限控制是指每個崗位的人員只能按照所授予的權(quán)限對系統(tǒng)進行作業(yè)，不得超權(quán)限接觸系統(tǒng)，以保證系統(tǒng)的安全。操作權(quán)限控制常采用設置口令來實行。操作規(guī)程控制是指系統(tǒng)操作必須遵循一定的標準操作規(guī)程。操作規(guī)程應明確職責、操作程序和注重事項，并形成一套電算化系統(tǒng)文件，如對進入機房內(nèi)的人員進行嚴格審查、規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志、規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范、規(guī)定軟盤專用以防病毒感染、規(guī)定不準在計算機上玩電腦游戲等等。標準操作規(guī)程還包括：軟、硬件操作規(guī)程、工作運行規(guī)程、上機時間記錄規(guī)程等。
2.3 完善系統(tǒng)維護控制
系統(tǒng)的維護是指日常為保障系統(tǒng)正常運行而對系統(tǒng)硬、軟件進行的安裝、修正、更新、擴展、備份等方面的工作。系統(tǒng)維護包括：硬件維護和軟件維護。硬件維護主要包括對硬件定期進行檢查并做好記錄，在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)故障要及時排除并做好故障分析記錄。軟件維護包括正確性維護、適應性維護和完善性維護。在軟件修改、升級過程，要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關人員進行監(jiān)督。
2.4 注重數(shù)據(jù)和程序控制
數(shù)據(jù)控制的目標是要做到在任何情況下數(shù)據(jù)都不丟失、不泄露、不被篡改。通常采用的控制包括接觸控制、丟失數(shù)據(jù)的恢復與重建等。而數(shù)據(jù)的備份則是數(shù)據(jù)恢復與重建的基礎。采用磁性介質(zhì)保存會計檔案要定期進行檢查和定期復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。程序的安全控制是要保證程序不被修改、不損毀、不被病毒感染。常用的控制包括接觸控制、程序備份等。接觸控制是指非系統(tǒng)維護人員不得接觸到程序的技術(shù)資料、源程序和加密文件，從而減少程序被修改的可能性;程序備份則是指有關人員在注明程序功能后備份存檔，以備系統(tǒng)損壞后重新安裝之需。程序的安全控制還要求系統(tǒng)使用單位制訂具體的防病毒措施，包括對來歷不明的介質(zhì)在使用前進行病毒檢測，定期對系統(tǒng)進行病毒檢測，使用網(wǎng)絡病毒防火墻等。
2.5 強化網(wǎng)絡的安全控制
隨著網(wǎng)絡技術(shù)的快速發(fā)展，應加強網(wǎng)絡安全的控制，在技術(shù)上對整個財務網(wǎng)絡系統(tǒng)的各個層次(網(wǎng)絡平臺、操作系統(tǒng)平臺、應用平臺)都要采取安全防范措施，建立綜合的多層次的安全體系。網(wǎng)絡安全性指標主要有數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術(shù)，如數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、隧道技術(shù)等。
2.6 加強企業(yè)會計電算化的內(nèi)部審計
計算機信息系統(tǒng)一方面為企業(yè)的經(jīng)營治理帶來便利，一方面也帶來了風險。在計算機環(huán)境下，除了有意篡改或偽造會計記錄等人為的因素之外，又加入了計算機技術(shù)因素，因此出現(xiàn)了新的特有風險：(1)信息系統(tǒng)的安全性不能得到很好的保證。對人員接觸系統(tǒng)缺乏控制，數(shù)據(jù)的毀損和失竊，對外來入侵者和病毒入侵缺乏嚴密的防御。(2)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理不合邏輯。由于系統(tǒng)開發(fā)人員并非專業(yè)的業(yè)務人員，對業(yè)務很難全面、準確地理解，由此可能導致無法準確地反映業(yè)務的實際發(fā)生狀況，進而導致治理和決策的失誤。(3)可靠性得不到保證。雖然計算機具有速度快、準確性高等特點，但它究竟是一種機械工具，在進行業(yè)務處理的過程中，不可避免地會發(fā)生這樣那樣的問題。例如，計算機硬件的故障，軟件的設計因素，用戶非有意的操作錯誤等都有可能導致差錯發(fā)生。(4)不能消除人為的舞弊行為。隨著計算機在會計領域應用的日益擴展，利用計算機進行貪臟盜竊的犯罪案件隨之出現(xiàn)，并且在數(shù)量上有逐漸增長的趨勢。計算機犯罪舞弊行為主要發(fā)生在不易引起人們注重的地方，舞弊的手段具有極大的隱蔽性，造成的損失更加驚人。因此，在會計電算化以后，對其監(jiān)督更有必要，計算機審計工作也就變得非常迫切了。 電算化內(nèi)部審計是內(nèi)部會計控制的一種特殊形式，在某種意義上說是對其他內(nèi)部控制的再控制，因而是電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制最有效的手段之一。通過電算化內(nèi)部審計，可以發(fā)現(xiàn)各種控制手段的弊端，找出進一步改進的措施。在系統(tǒng)運行的各個環(huán)節(jié)，都應有內(nèi)審人員參與，定期檢查和測試電算化會計系統(tǒng)的工作情況，參與制定和監(jiān)督執(zhí)行相關管理制度，建議修改或選擇會計軟件。
總之，我們要圍繞內(nèi)部會計控制目標，結(jié)合電算化內(nèi)部會計控制的特點，選擇新的更多的控制對象，采取更好的控制方式，來構(gòu)建一套較為完善的內(nèi)部會計控制體系，以適應更高的控制要求，使會計電算化的內(nèi)部控制對社會經(jīng)濟發(fā)展和企業(yè)經(jīng)濟效益提高發(fā)揮越來越重要的作用，促進會計電算化事業(yè)向更高的高度和廣度發(fā)展。
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