一、案例背景
描述該企業是國內最早涉足家用紡織品并形成優勢品牌的大型家紡企業之一,集研發、設計、生產、銷售于一體,目前年銷售額20多億元人民幣。在企業迅速發展的同時,經營管理問題日益突出,例如:離職率高;績效考核處于失控和零狀態;物料采購及時率和合格率雙低、緊急物料不法特采;呆滯物料積壓嚴重;產成品交貨不及時、返工率高、與銷售脫節,客戶抱怨多,效率低下;銷售收入與利潤負相關:銷售額、人員、費用同步增長,而企業的利潤卻在下降。由于該企業業績管理是系統性問題,不可能一蹴而就,只有先解決系統和機制問題,才能最終解決業績問題。通過充分有效地與企業經營管理層溝通《領先業績管理體系方案報告》,企業召開了導入領先業績管理體系啟動大會,并同時成立“業績改善項目小組PIT(Performance Improvement Team)”。
二、解決方案設計
(一)領先業績管理體系的構成
領先業績管理體系是將企業的發展戰略、經營預算、經營計劃與過程管理四大主體運用平衡計分卡(BSC)考核工具,結合ISO9000國際質量管理體系、中國卓越績效管理模式、阿米巴經營、精益財務管理、卓越銷售管理等知識,研究出的一種企業提升業績管理體系。其作用如同“預警”系統一樣,一旦發現潛在重要問題會發出信號,相關責任者可提前做好糾正和預防工作。體系如圖1.
(二)方案執行
業績改善小組制定了實施方案,以領先業績管理體系為框架,圍繞公司的財務、客戶、營運、學習四個層面形成戰略規劃,在三個月內高效建立《企業發展戰略》、《企業長中短期經營計劃》、《企業預算管理制度》、《企業績效管理制度及實施辦法》等重要的企業政策及制度文件,幫助企業厘清業績管理體系及其實施的思路和必要指引。
1.企業戰略目標細化和分解。
(1)業績改善小組開發企業級CSF/KPI,與企業經營管理層一起研討,找出實施企業戰略目標的指標(要求與部門含分企業的戰略相互支撐)。在此過程中,明確企業關鍵經營計劃活動,選擇最關鍵的努力來達到期望的結果,并時刻跟蹤結果,如表1.
(2)公司KPI分解之一:從公司到部門,如表2.分解舉例予以說明:公司年度銷售計劃達成率是由哪些部門來支撐,支持的又是哪些指標?
(3)公司KPI分解之二:從部門到崗位。關鍵業績并非所有工作,即這個崗位的主要成績、貢獻的價值是什么?品質類考核指標納入GS考核或扣分項;由部門經理依據部門級KPI指標與被考核的崗位在每年的12月10日前完成崗位分解和制訂,報人力資源備案。
(4)運用平衡計分卡統一的格式制定CSF/KPI考核表。如果不統一、精確地定義這些指標,跨部門討論很難達成共同認識,更無法用管理信息系統準確有效地對指標進行評估和信息共享。因此對每一個KPI給予詳細的定義、計算公式、數據來源、計分標準、采集周期、采集依據等?己吮淼慕y一格式規范如表3. 2.建立業績管理員作業規范。
(1)業績管理員文件管理規范體系,如圖2.(2)建立業績管理員作業規范體系,如圖3.
3.建立內外部雙向溝通機制。
4. 營造有利于授權、主動參與、快速反應、遵紀守法、誠信經營以及創新的工作環境和氛圍。
5.實施準備階段。
(1)制作《考核員作業規范》,明確業績管理作業要求、所需表單和各考核員數據清單,提供清單匯總,按各部門進行分類,分發給數據提供人確認,數據提供表單制作與確認。
(2)制作業績審核方法和使用表單。
(3)根據實施步驟中的方法,分階段分級進行業績管理知識培訓。
6.業績考核測量階段。
(1)制作本周期的業績計劃進度表,向全公司發布。
(2)業績管理負責人依據業績計劃進度表,對各項完成的時間和質量嚴格控制。各業績管理員收集數據提供人的數據并加以整理,數據收集審核上傳。
(3)各業績管理員數據登錄考核表、得分計算。
(4)各考核表審核、被考核人確認、直接領導和上級領導審批;(5)業績管理員登錄臺帳(數據、個人、部門)。
(6)業績報表由審核監察部和業績管理部聯合對各被考核人的考核結果進行審計。
(7)對符合KPI考核通用指標(扣分項)下發扣分表單。
(8)業績發布報告制作,各部門考核員收集業績考核業績發表報告資料,制作成圖表并按企業統一要求制作PPT. 7.業績發布階段。
(1)由業績管理部下發業績發表會議通知。
(2)業績改善小組審核各發表人的發表內容是否符合發表要求。
(3)上月關鍵業績達成情況及個人考核得分與平時工作表現相符程度。
(4)上月關鍵指標目標未達成原因及改善措施(下月報告時需報告上月整改落實達標情況)。
(5)上月本部門工作中(包含“業績考核”實施過程中)值得推廣的做法/經驗。
(6)上月本部門工作中(包含“業績考核”實施過程)存在的主要問題及改進措施。
(7)本月為實現各項目標,采取的主要措施(1-5條)。
(8)各業績發表人的發表時間原則為5-10分鐘內;各發表人對業績未達成原因向業績改善小組一點一點地闡述清楚,改善措施也要具體明了可操作執行(含執行具體計劃和進度)。