(一)確保組織在生存發展過程中對人力的需求：組織的生存和發展與人力資源的結構密切相關
在靜態的組織條件下，人力資源的規劃并非必要。對于一個非靜態組織(生產經營領域、所采用的技術、組織的規模隨時發生變化，對人力資源的數量、質量和結構均需隨時調整)來說，人力資源的需求和供給存在必然的差異，二者的平衡不可能自動實現，因此就要分析供求的差異，并采取適當的手段調整差異。預測供求差異并調整差異，就是人力規劃的基本職能。
(二)是組織管理的重要依據：在大型和復雜結構的組織中，人力規劃的作用是特別明顯的
因為無論是確定人員的需求量、供給量、還是職務、人員以及任務的調整，不通過一定的計劃顯然都是難以實現的。例如什么時候需要補充人員、補充哪些層次的人員、如何避免各部門人員提升機會的不均等的情況、如何組織多種需求的培訓等。因此，人力資源規劃是組織管理的重要依據，它會為組織的錄用、晉升、培訓、人員調整以及人工成本的控制等活動，提供準確的信息和依據。
(三)控制人工成本：人力資源規劃對預測中、長期的人工成本有重要的作用
人工成本中最大的支出是工資，而工資總額在很大程度上取決于組織中的人員分布狀況。人員分布狀況指的是組織中的人員在不同職務、不同級別上的數量狀況。當一個組織年輕的時候，處于低職務的人多，人工成本相對便宜，隨著時間的推移，人員的職務等級水平上升，工資的成本也就增加。如果再考慮物價上升的因素，人工成本就可能超過企業所能承擔的能力。在沒有人力資源規劃的情況下，未來的人工成本是未知的，難免會發生成本上升，效益下降的趨勢，因此，在預測未來企業發展的條件下，有計劃地逐步調整人員的分布狀況，把人工成本控制在合理的支付范圍內是十分重要的。
(四)人事決策方面的功能：人力資源規劃的信息往往是人事決策的基礎，例如采取什么樣的晉升政策、制定什么樣的報酬分配政策等
人事政策對管理的影響是非常大的，而且持續的時間長，調整起來也困難。為了避免人事決策的失誤，準確的信息是至關重要的。例如，一個企業在未來某一時間缺乏某類有經驗的員工，而這種經驗的培養又不可能在短時間內實現，那么如何處理這一問題呢?如果從外部招聘，有可能找不到合適的人員，或者成本高，而且也不可能在短時間內適應工作。如果自己培養，就需要提前進行培訓，同時還要考慮培訓過程中人員的流失可能性等問題。顯然，在沒有確切信息的情況下，決策是難以客觀的，而且可能根本考慮不到這些方面的問題。
(五)有助于調動員工的積極性：人力資源規劃對調動員工的積極性也很重要
因為只有在人力資源規劃的條件下，員工才可以看到自己的發展前景，從而去積極地努力爭取。人力資源規劃有助于引導員工職業生涯設計和職業生涯發展。