什么是人才儲備?
“總裁退休后，我們就雇用一個新辦事員。”為什么不直接雇用一名新總裁呢?因為較之于內部晉升，空降職業經理人有更大的難度，同時也意味著企業要承擔更大的風險。而對于企業來說，最理想的狀況是：其內部的人力資源供給能夠滿足所有未來變化、發展對人員的需求，包括總裁退休。當總裁退休后，就立即從現有的三個或五個副總裁里選拔一位，擔任總裁之職;然后再從下一級中選拔一位擔任空缺的副總裁一職……依此類推，最后是辦事員頂替了升上去的辦公室主任，那么企業需要外聘人員補充的崗位，就是普通的辦事員了。
如圖所示，任何一個企業，其員工都是由不同職務層次的人員構成的，整個人員結構猶如一個金字塔，層次越高，人員越少。每一層次都有一部分優秀的人員，他們不僅在本層次中起著模范帶動作用，還充當向上一層次補充人才的作用。這些“可以取代上一級工作的人員”，就是企業的儲備人才。要保證企業人力資源供給與需求達到平衡，就要遵循金字塔定理：公司里各職務層次中的儲備人員數應不少于其以上各層的員工人數總和。 如層級B中儲備員工數量，應不少于層級A中的員工總數，一旦層級A出現空缺，則可從層級B中的儲備人員選派替補。這是縱向的、梯隊式的人才儲備機制。
企業人員異動不僅僅是縱向的，也經常是橫向的，如營銷序列的區域經理，如果他具備一定的管理能力和潛質，也可以發展到行政序列擔任公司副總;生產序列的主管，也可以轉到技術序列從事研發、設計等工作。企業在制作人才諸備計劃時，也要考慮到選擇橫向相關部門的人員作為儲備人員。
儲備總裁還是辦事員?
那么企業是不是除了辦事員之外，其余所有的崗位都需要配備足夠的儲備人員，使企業能隨時應對各種意外情況呢?很顯然，這樣做必然會使機構臃腫，人工成本上升，很快就會把企業拖垮。實際上，人才儲備工作要做到未雨綢繆，只需對關鍵崗位進行必要的人員儲備就可以了。這樣既可以有效控制人工成本，也可以做到有備無患。究竟什么崗位才算是“關鍵崗位”呢?到底是該為總裁儲備候選人，還是培養辦事員作為辦公室主任的替補?
首先人才梯隊計劃要與企業的人力資源規劃相銜接，也就是說，要依據企業的發展戰略來制定人才梯隊建設計劃。企業三年以后，要發展到什么規模，會產生哪些新的部門和職位，新增的職位要求任職者具備什么技能?也就是要清楚企業將需要什么樣的人員才能滿足企業發展的需求，而這些人員有哪些可以外聘，哪些必須要內部培養、預先儲備。一般來講，類于辦公室主任這樣的職位，由于其職位要求的素質能力具有普遍的共性，可以由外部招聘;而企業文化師、人力資源管理師這樣的職位，要求深刻了解企業的發展歷程、企業文化、企業現狀及戰略規劃，因此應以內部儲備人才予以培養為主。
其次要盤點在企業運營流程上，哪些崗位是不可或缺的、對整個流程鏈起著至關重要的作用。如掌握大量客戶信息的銷售經理，對生產流程諳熟的生產調度，對企業財務狀況了如指掌的財務總監等。一言以蔽之，企業不能陷入“離了誰就不轉”的境地，而應是缺了誰也能在最快的速度內依序填補，照常運營，包括總裁。如果企業感覺哪個職位非常之重要，一旦此人不在則影響重大，建議立即為此職位儲備兩到三人，以做到有備無患。
第三，具備特殊技能、或需要較長的培養周期、替代性差的崗位，也是人才儲備的關鍵崗位。如壓力容器制造業的無損檢測質控負責人，要求必須持有國家鍋爐壓力容器無損檢測相應檢測方法三級證書才能上崗，屬行業強制性規定。而大學里開設這種專業的很少，從事這種工作、具備熟練的操作技能并取得三級資質證書的人更是少之又少。這種崗位的人員一旦離職，企業必然陷入困境：外聘難度很大，內部培養又需要很長的培養周期，而沒有了相應資質的無損檢測人員，嚴格來講，企業就缺失了制造產品的必要許可條件之一，只能停產。當然企業不會因為一個人的離職而被迫停產，通常的辦法是“借”一個人的資質來“應急”。類似的崗位如橋梁工程師、焊接工程師等。對于這一類型的崗位，企業一定要至少儲備兩名人員暗中培養，才會臨危不亂。