1、員工提案的意涵
員工提案制度的設計主要是希望透過企業內部熟悉工作場所與工作流程運作的員工，對于企業內部員工認定工作上的問題，提出解決方案，同時在此過程中員工會獲得與該建議貢獻度同等價值的獎酬。藉由此一制度，企業充分授權予員工，讓員工對問題的解決充滿責任感，且對自己的工作更具自主性。
2、員工提案的目的
過去企業經營的重點著重于如何降低成本與如何做好有效的控制，而現今的一些企業已經將經營的重點逐漸轉化到如何提升產品與服務的質量上面。因為唯有透過質量的不斷改善，才能夠提升顧客整體的滿意度。是故在提案的方向也由過去思維企業如何開源節流轉變到以質量提升為重點。雖然企業導入提案活動的目的，在表達上各有其相異之處，但基本的動機都是要讓員工發揮其創意來達到改善的效果，并造就安全舒適的工作場所，進而助長人際關系和自我啟發，終至達成對企業利潤有所貢獻的目的。
3、員工提案流程的設計
員工提案的形成，必須經過一連串提案審核的過程，茲分別敘述如后，首先是提案的過程，凡是企業內部的員工均可以參加提案。不過在提案書中應書明提案的主題、提案的緣起、實施辦法、預期效益，并補充說明文件。其次為收件的過程，根據統計，企業大都是透過設置員工提案箱或是利用電子郵件的方式進行提案的收件。再來為提案的受理與退件的過程，企業對于受理的提案會以加密的方式送至相關單位主管或是員工提案審查委員會，對提案的內容、允當性、可否執行、提案的價值與獎勵程度表示意見。但對于未依提案要點規定提案、主題不明、非屬企業業務范圍、已被指定改善、非建設性批評、重提二次以上未被采納之類似提案、抄襲已受理之提案等則以退件的方式處理。接著為審查的過程，當員工提案達到一定數量時，召集人會召開提案審查小組進行評審。最終審查小組會針對提案改善的結果進行追蹤并進行提案獎勵。
4、完善員工提案制度的條件
(1)建立便利的提案管道
雖然信息化是未來的趨勢，相當多的企業都已經運用企業內部網站作為提案的管道，但仍有些中小企業與在第一線工作的員工還是必須運用傳統的書面提案或是提案箱的方式，這可以大家對提案的參與程度及讓同仁們養成提案的習慣。
(2)提案結果應予公開
提案的結果應該公開讓企業內部的員工知道，且同時在公開的過程中，讓同仁可以清楚地知道提案有在身邊進行，如此可以增進員工對提案制度的認同感及激發同仁提案的意愿。
(3)有力的提案宣傳活動
可以利用企業內部的網站、張貼海報或是發放員工提案手冊…等宣傳方法讓每位同仁都能了解提案制度，并且有方向去思考、發揮創意，精益求精。
(4)公正的提案審查標準
提案制度成功與否與提案的審查是否有客觀標準有極大的關系存在。亦即讓提案審查的項目都有其明確的評分標準，最終的結果也以客觀量化的方式呈現，這將使得審查結果能夠更具有說服力。
(5)具激勵性的獎勵制度
優渥的獎金對于提案制度有實質性的鼓勵作用，此外也并可藉由企業各部門年度評比的方式讓全員一起參與提案的活動。對于提案后優秀的執行單位也應加以表揚，這對于提案的后續追蹤與落實執行更為確實，也能增加員工對提案的信心。
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