有兩個方面作用，一是保護;二是利用，兩者不可偏廢。在檔案管理過程中，既要重視檔案載體的保管和保護，也要重視檔案信息的開發利用，讓資源共享，實現檔案的價值。但并非所有的檔案都可以共享，檔案中涉及國家機密或者個人的秘密資料、科技資料、經濟數據等，都需要保密。
檔案從性質內容上可分為個性檔案與共性檔案兩大類，在電子信息化管理方面，我們必須正確區分檔案中的個性與共性，把握好檔案管理中的度，才能讓檔案安全高效地發揮它應有的作用。
一、個性檔案的管理
個性檔案就是所涉及的內容具有一定的保密性，不適合公開，如果泄露，會對企業和個人造成一定程度上的損害。比如說企業產品的配方、新技術、顧客信息等等，這些都是具有一定保密程度的檔案。
現行管理中存在著一些問題，一些企業沒有專門檔案室，個別檔案管理人員沒有學過專業知識，個性與共享性檔案沒有分別分類保存，這就給檔案管理留下了隱患。在某些企業人員中，保密意識薄弱，將顧客資料出賣給外人，造成損害公司和顧客利益的事時有發生。另外，一些國外公司想方設法刺探中國政治、軍事和經濟情報，如果我們將需要保密的檔案泄密，就會給國家經濟建設的發展和安全造成危害，其后果是無法估量和事后無法挽回的。因此，對個性檔案在管理上，是要嚴格把握的。
國家監察部、人力資源保障部和檔案局于今年2月22日發布了《檔案管理違法違紀行為處分規定》，在這個文件中，對“出賣或者違反國家規定轉讓、交換以及贈送檔案的，對有關責任人員，給予轍職或者開除處分”。這就說明，國家在個性檔案的管理上，有著嚴格的規定，禁止一切違法行為。
那么，個性檔案的保存應該是紙質化還是電子化好呢?這就必須具體情況具體分析。從安全上說，一定的紙質化還是必要的，這是一種分散風險的措施，它的存放應當有一個保險柜。個性檔案管理要有嚴格的制度，對于文件的調閱、移出、銷毀須得到領導審批，履行登記手續。電子信息化對個性檔案的不利之處在于易泄密，以及文件容易丟失。因為，一是網絡易于受到攻擊，遭受病毒;二是記錄磁盤磁性保存時效，有時保管不當，會讓磁性受損，丟失文件。因此，個性檔案保存是有其特殊性的。
二、共性檔案的管理
共性檔案是一種資源可以共享的檔案。我們日常檔案管理工作中，由于傳統保密觀念，普遍存在著將檔案沉睡在檔案資料室中，利用不足，企業內部有價值的檔案，束之高閣，使有用之物造成浪費。檔案的保密與利用這兩個方面，偏廢一方都是不可取的。
一個具備一定歷史的企業，都有一個自己的文化內涵，企業檔案資料將這些歷史記錄并延伸，將之網絡化，職工讀后增強凝聚力。在企業共性檔案中包含著可以共享的技術，人事等方面信息，這些信息共享可以起到以下幾個方面的益處。
第一，科學技術的創新。技術是有傳承的，如果一切從零開始，那么很難得到進步，將一些可公開的技術在企業內部共享，對技術創新是有承前啟后的作用的。
第二，人事檔案內容結構復雜，一般不太適合網絡化，但對于流動人員，只要不觸及隱私，是可以網絡化的，將個人的文化程度、技術等級、特長愛好等信息上網，可以讓需要的部門方便了解錄用，充分發揮網絡的功用。
第三，大量檔案材料，必須進行歸檔分類，可將能公開又有作用的信息整理，建立內部區域網，積極組織上網信息，將非保密檔案服務企業內部。同時匯編信息，幫助員工學習新技術，為銷售部門提供新消息，為管理部門提供新思路，為整個企業調整服務等。檔案管理中“管”只是保存方法，利用好才是根本。好的管理，可以產生隱性經濟效益，那就是管理效益，生產效益，經營效益。
三、企業檔案的風險控制
企業檔案與公共館藏檔案所服務的對象不同，企業檔案主要服務于內部，公共館藏檔案面向公共大眾，但在電子信息安全化方面，都面臨同樣風險。電子信息化相比紙張檔案具有更大風險性，因為現在電腦病毒的蔓延和黑客惡意的侵入，都使電子檔案有失密和丟失的危險。因此，企業在使用信息檔案時要注意信息安全，積極采取風險防范措施，避免外界因素的破壞。這就要求我們在信息化的同時，學習利用各種新技術對電腦信息加以保護，電子信息需要計算機專業人員維護，加以數字密碼的設防。
企業檔案多且雜，最好由專業檔案人員集中管理，檔案人員要做好檔案的分類管理，分檔使用，這也是企業檔案控制風險的重要方法。
總之，區分好個性檔案與共性檔案的管理，才能讓檔案安全又高效地發揮其應有的作用。