商務秘書打電話注意事項

商務秘書打電話注意事項

　　辦公電話文明用語，看起來是小事，卻反映出工作人員的思想素質和嚴謹的工作作風及效率。小編下面為你整理了關于商務秘書打電話的注意事項，希望對你有所幫助。

　　1、辦公電話文明用語，一般需具備四種常用文明用語語氣：

　　聽從語氣。如請示、匯報，應是尊重、簡明、服從的語氣，使上級領導印象深刻、事理明白，答復準確。

　　定性語氣。這主要是組織下達決定和交辦事項，應是肯定、簡明、準確，不可含糊其詞，模棱兩可，以免受話人難以把握。

　　商量語氣。應是平等、禮貌、誠心的語氣，給對方以良好感覺。

　　求教語氣。應是虛心、誠心、熱心的語氣，要有不恥下問甘當小學生的精神。

　　掌握電話文明用語，須靠工作人員不斷提高自身的思想、文化、業務素養。

　　2、打電話的注意事項

　　選擇適當的通話時間。白天應在八點以后，假日最好在九點以后，夜間則要在十點以前，以免干擾受話人包括對方老人或小孩的睡眠。老年人大多數有午睡的習慣，無特殊情況，也不要在中午給老年人打電話。與國外通話，還務必要注意時差和生活習慣。電話接通后，要詢問一下時間是否合適，有無妨礙。

　　查清對方的電話號碼，并正確地撥號。萬一弄錯了，應向接電話者表示歉意，不要將電話一撳了事。撥號以后，如只聽鈴響，沒有人接，應耐心待片刻，待鈴響六七次后再掛斷。否則，如對方正巧不在電話機旁，匆匆趕來接時，電話已掛斷了，這也是失禮的。

　　電話接通以后，可以先問一下對方的號碼或單位，然后再報出受話人的姓名。當對方詢問姓名時，一般應告訴對方，如果自己不說，反問對方“你是誰”，是很不禮貌的。萬一受話人不在，而又不便說出自己的姓名時應該婉轉地回答。比如說：“我是她的朋友。我明天再打電話來吧。”

　　晚上十點半以后再打電話是不禮貌的，除非有特別重要的事。同樣，早晨七點半以前也盡量不要打電話，以免使對方忙碌的早晨更加忙亂。

　　打電話時一定要態度友善、語調溫和、講究禮貌，從而有利于雙方的溝通。切不可表現出絲毫的粗魯和暴躁。

　　在電話接通后，首先要清楚地說：“您好!”不要直接說：“我打某某先生。”而應當說：“我是某某，麻煩您找某某先生。”也不要說：“你是某某先生嗎?”而應說：“我是某某，某某先生在嗎?”如果同對方并不熟悉，應說出自己所屬單位及姓名。這樣，對方如果愿意與你通話，就自然會向你作出響應：“我就是某某。”

　　打電話時要講得緩慢些、清楚些，讓對方可以聽得清楚。凡是講到數字、人名、地名或者關鍵的名子，最好能重復一遍，或者詢問對方是否聽清了，然后再往下講。

　　當對方講話時，要靜靜地泊，不要隨使便打斷。在傾聽時，還應當附和。你若是一直悶不作聲或毫無反應，會令人感到你根本沒有在用心聽。

　　談話結束后，應該說一聲“再見”，“謝謝”，不可貿然掛斷電話。

　　電話中應注意的事項如下：

　　1、態度上應謹慎、禮貌、專注、親切

　　曾經打電話到一家民營銀行，接線生拿起電話馬上親切、有禮貌的說××銀行，您好!并為我轉接到我要找的部門，對方拿起電話又說××部門午安，我是× ××，您好。喜悅，被尊重的感覺油然而生，于是我忍不住跟該承辦人員說“你們的人員個個都很有禮貌”對方也感受到一種被贊美的喜悅，雙方在愉快的氣氛下結束這一通電話，一天心情也因之倍感興奮與快樂。

　　2、聲調、音量適中、速度不急不徐，并融入感情

　　試想我們嘴巴說謝謝，心里卻把對方恨得牙癢癢的，受話者必也能感覺出您的心不甘情不愿。所謂“甘愿做，歡喜受”一樣是一句話，何不說得漂亮一些，讓人心神舒爽些呢?

　　3、使用簡單、直接的語言，例如：“是的，好的，謝謝您”等咬字要清楚，例如：“徐、許”，“黃、王”，“董、總”，在電話中很容易混淆，國人不喜歡被人改名換姓，倘若我們在電話中無法辨識怎么寫應虛心請教，以示尊重，切不可張冠李戴。

　　4、聲音與名字結合在一起，也就是說要會辨識來電者的聲音人都有喜歡被尊重，被叫出姓名的喜好，如果這個人經常來電，我們認不出對方的聲音，老是制式的問他，“您那位，您找他有什么事”我想對方心里的感受一定不是很舒服。

　　5、常將請、謝謝、對不起掛在嘴邊

　　6、常說“您”取代“你”，多說“我們公司，咱公司”，少說“那你們公司”，讓對方有一種被認同的感覺，一下子縮短了彼此的距離，深信要做進一步的深談與要求都會比較容易。

　　7、掛電話之前應先用手輕按切話器，切勿用力將話筒掛上，以免傳出回響讓對方誤以為您掛他電話。再則，我們必須等來話者先掛電話才能掛上電話，結束通話。

　　電話禮儀林林總總不可一語道盡，一般人之所以口氣不好或態度不佳，可能是沒有察覺到自己的口氣給人的不舒服，也可能是態度與認知上有所偏差。臺灣已漸漸走入高度開發中國家，服務業也蓬勃發展中，客戶也許不必親自上門，透過電話就可以下單，是我們的態度影響了客人的決定，成交在一念間，加強電話應對技巧與服務禮儀，讓客戶愿意再次上門，才能讓我們立于不敗之地哦!

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