秘書工作論文

秘書工作論文1

　　隨著以提高教學質量為中心的高等教育改革工作的不斷推進，給教學管理工作帶來了新的機遇與挑戰。教學秘書是高等教育管理工作環節中的基層崗位，詳細內容請看下文試論新時期下的高校教學秘書工作。

　　教學秘書工作質量的好壞，將直接影響到學校的教學工作和教學質量。因此，在新時期下，如何提高教學秘書的工作能力，調動教學秘書的工作積極性，規范管理教學秘書隊伍，是高等教育改革工作中的重要問題。

　　教學秘書能力結構分析

　　《高等學校教學管理要點》指出：系(院)可設教學秘書和教務員，在教學系主任(院長)領導下，處理日常教學行政工作并從事教學狀態、質量信息的經常性調查了解工作。它明確界定了教學秘書的行政關系和崗位職責范圍，高校教學秘書不是決策者，而是決策者的參謀、助手和執行者。教學秘書作為一個信息傳達者，需要將學校政策、領導意圖、教學信息等準確而及時的傳達到各環節。作為一個管理者，需要將管理政策層層落實到各環節，并督促執行。作為一個協調者，需要在學校與學院之間、學院與教師之間、教師與學生之間，作好各類具體事務的協調溝通工作。管理角色的多面性，決定了教學秘書需要具備多方面的工作能力。

　　（一）公文處理能力

　　教學秘書作為一個信息傳達者。在日常教學管理工作中，教學秘書需要傳達和協助執行學校的規章制度;落實教學計劃、教學任務;傳遞教學信息等。這就要求教學秘書熟悉公文寫作知識、能熟練使用教學軟件、有一定的計算機操作能力。以保證能夠及時、準確地傳遞信息，層層落實管理政策。

　　（二）教學管理能力

　　教學秘書作為一個管理者，需要協助主管領導制定教學計劃、管理規定;定期安排教學檢查、進行教學總結;落實授課計劃;組織期末考試安排;協助主管領導處理各類突發教學實踐。這就要求教學秘書應當熟知當前時期高校教學工作的指導思想、學校各項規章制度;學習高等教育管理理論知識，彌補專業不足的劣勢，更好地掌握教育管理的運行規律。

　　（三）協調溝通能力

　　教學秘書作為一個協調者，需要加強和學校多個部門的溝通聯系，在必要的時候給主管領導提供合適的建議，快速、準確、有效的協調解決教師教學中、學生學習中出現的各類問題，從而起到服務教學、服務教師、服務學生的作用。比如：教學秘書在長期的教學工作中，注意了解課程使用多媒體課件教學的情況，教師課程教學的習慣等，在主管領導審核分配資源的時候，給予適當的建議。在排課時，做到最大化滿足教師需求。在學生每次選課期間，會出現各種特殊的問題，欠費、模塊學分修讀不足、教學班人數上限不足、課程性質學分變動等。面對這些情況，就需要教學秘書熟悉每個版本教學指導書的變化，熟悉學校的相關制度，向教務處相關部門反饋問題、協調解決辦法，及時幫助學生解決問題。

　　教學秘書擔負著提高教學質量、保障教學秩序、落實教學管理措施等重任。

秘書工作論文2

　　秘書工作作為人類社會的一種實踐活動，已經有了幾千年的歷史。但是，把它作為一門科學來研究， 是本世紀40年代初才開始的。我國研究秘書學并取得豐碩成果，還是黨的十一屆三中全會以后的事。筆者認為，1984年，我國第一代秘書學著作問世，是我國秘書科學誕生的標志。

　　任何一門科學的產生都有其特定的社會歷史條件。秘書學在我國的興起，也有其政治、經濟、思想、文化、科學技術等各方面的社會動因。分析和探尋這些社會動因，是秘書學理論研究的一項重要任務。

　　一、 黨的改革開放的方針政策，是我國秘書科學產生的政治條件，也是根本條件

　　為什么在新中國成立后至1979年以前的30多年間，秘書科學沒有產生，而在1979年以后短短的10多年間，卻誕生了中國的秘書科學，并得到迅速發展？其根本原因在于黨的十一屆三中全會確定的改革開放的方針政策。

　　首先，改革開放為秘書科學的研究創造了良好的政治環境。

　　其次，改革開放促使領導決策科學化，民主化，促進了秘書科學的產生。

　　二、社會主義商品經濟的發展，是我國秘書科學產生的經濟條件，也是基礎條件

　　經濟是基礎。一門社會科學的產生，必須有其特定的經濟根源，秘書科學的產生也是如此。

　　三、秘書主體意識的覺醒與增強，是我國秘書科學產生的思想條件

　　秘書主體意識，指秘書自我認識、自我評價、自我發展、自我完善的能力或水平。

　　四、相關學科的成熟與完善，是我國秘書科學產生的理論條件

　　現代科學的發展，呈現出既分支化又綜合化、整體化的趨勢，各門科學之間相互聯系，相互影響，相互借鑒，相互滲透，協調發展。進入用年代以來，與秘書工作相關的管理科學、領導科學、檔案管理學、行政學、公共關系學、社會心理學等科學理論都已發展成熟，并且日趨完善。

　　五、辦公自動化浪潮的沖擊，是秘書科學產生的科學技術條件

　　新技術革命沖擊著人類社會的一切領域，對秘書工作也產生了重大影響，其主要標志是實現辦公自動化。

秘書工作論文3

　　從秘書工作在機關工作中所處的位置來看，他是機關中一項不可缺少的重要日常工作，對推動機關工作，提高工作效率和質量具有重要作用。

　　從秘書工作和檔案工作的關系來看，秘書工作對檔案的形成質量和國家檔案事業建設具有重要的直接的影響。

　　一、秘書對文書處理和檔案管理之間的關系

　　作為秘書工作其中重要的工作之一是對文書處理。文書處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個流程。是密不可分的兩個環節。正確處理二者關系，使之有機結合，規范銜接，對于做好文書處理和檔案管理工作十分重要。

　　第一，文書處理工作與檔案工作密切聯系、相互出促進。

　　從根本上說，檔案（文書檔案）來源于文書。文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿，檔案是由文書轉換而來的。文書工作質量直接影響檔案質量，沒有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎。反之，檔案管理工作有可以促進文書工作更加規范化、系統化。檔案工作要審查歸檔文件是否齊全，組卷工作是否合理，保管期限是否準確，實際上是對文書工作的全方位檢查。通過檔案工作可以發現文件材料是否系統、立卷歸檔是否完整、分類組卷是否規范等，對做好文書處理工作是一種促進。

　　第二，秘書工作與檔案管理工作有不同的工作任務和工作對象。

　　秘書工作的主要任務是文件的收發、分辦、傳遞、督辦、整理、保管等，而檔案工作的主要任務是收集、鑒定、分類、編目、保管和利用等。從這個意義上講，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文件處理工作是檔案工作的基礎，檔案管理工作是文書處理工作的延伸。

　　二、秘書工作如何才能為檔案工作打下良好的基礎

　　從秘書工作和檔案管理工作的關系來看，兩者既有相對的獨立性，又有蜜切聯系的一個整體，秘書工作是檔案管理工作的前提和基礎，做好秘書工作是提高檔案管理工作質量和水平的重要方面。

　　第一，秘書工作雖然表面上看是事務性工作，實際上也是一相專業很強的工作，秘書的業務知識和能力直接影響著檔案管理工作的質量，不熟悉本單位的業務流程，不了解文件材料的相互關連，不理解一個事件的來龍去脈，就難以做好立卷歸檔工作。因此秘書人員要認真學習國家行政機關公文處理辦法、國家行政機關公文格式及歸檔文件整理規范等相關政策法規的同時，要按照本單位的職能和工作，學習相關業務知識，努力提升工作水平，為檔案管理工作奠定良好的基礎。秘書還要不斷增強責任感，認真履行文書處理條例，嚴格檢查文件質量。諸如禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等撰寫、修改、批閱文件材料，紙張、文體、格式要做到規范化、標準化、不能五花八門，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齊全完整等，保證文件符合立卷歸檔要求。

　　第二，秘書人員要樹立檔案意識。

　　秘書在文書處理中，要時刻想到檔案工作，自覺主動地為歸檔做準備，規范辦理好每一份公文，為后續的檔案工作減少麻煩。平時工作中，要及時收集文件材料，收發文要逐件登記建冊，做到有據可查，發現缺少要及時查找。對于系統性、系列性的事件事件案，不僅要收集正常渠道傳送的文件，還要一些冊外材料，如會議紀要、領導講話、領導批示等，更應該及時收集、保證文件材料齊全完整。秘書樹立了較高的檔案意識，文件材料收集才能齊全、完整、系統，為立卷歸檔工作打下堅實基礎。

　　第三，要重視定期搞好立卷歸檔工作。

　　立卷歸檔工作是秘書的一項重要任務，它既是公文處理的最后一個環節，也是檔案管理工作的開始，直接關系到檔案材料歸檔后的安全保管和有效利用。這就要求文書人員在平時重視積累，從公文撰寫、收發到歸檔、管理做到全過程監督管理，不遺留每一個環節。文件材料辦理完畢，收集事件相關材料，把需要歸檔的材料進行蓋章、裝訂等前期基礎工作，定期按文件形成的規律及文件的性質，依據事先擬好的分類方案、及時對號入座，分門別類、合理排列，有序存放。這樣，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能減輕年終的歸檔工作量。

　　三、小結

　　秘書人員要增強檔案意識，掌握豐富的文書知識和本行業知識，再加上平時認真的工作態度，就一定會做好秘書與檔案工作，在默默無聞的崗位上做出貢獻。