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商務秘書打電話通話準備
任何形式的人際交流能否取得最后的成功，往往取決于交流各方是否在交流前做了準備、所做準備是否充分，接打電話也是如此。商務秘書只有在通話前做好充分的準備，才能使通話得以順利進行，觀點得以準確闡明，信息得以及時傳遞，分歧得以有效消減。下面是小編整理的商務秘書打電話通話準備，歡迎大家閱讀。
(一)內容準備
在撥打電話之前，商務秘書首先必須明確自己所要找的受話人的一般情況，包括受話人姓名、性別、職務、年齡等，以免發生尷尬。同時須明確受話人的電話號碼，仔細核實、謹慎撥打。
更為重要的是，商務秘書在通話前應當對自己所要傳達的信息和闡述的要點有明確的把握。最佳辦法是事先把這些內容寫在便箋上，預備一個條理清晰的提綱。這樣，電話一通，發話人就可以依照提綱有條不紊地進行闡述了，不至于遺漏要點或者語無依次，甚至因一時想不起來該說什么而尷尬地僵住。
有鑒于此，國家行政機關或商務秘書個人可制作統一的發話記錄表，以便通話順利進行和日后查閱。
(二)儀態準備
在一般情況下，商務秘書不論是撥打電話還是接聽電話，都必須全神貫注。首先應當暫時放下自己手頭的一切工作，端坐或端立于電話前，然后從容地拿起電話，微笑通話。
通話時，通話人除了必須執筆做些適當、簡短的記錄，以及可以利用一些與通話內容相關的書面資料外，切不可三心二意地去做任何其他事情，否則既不尊重通話對象，也不利于交流溝通。
應當注意的是，通話雖然只是一個“口聞其聲，不見其人”的交流過程，但通話人的神情舉止完全可以通過聲音的變化為對方清晰地洞察。通話人可以根據聲音來判斷對方到底是全神貫注還是心不在焉，到底是和藹可親還是麻木呆板，進而推斷對方對自己尊重與否，從而微妙地影響交流的進程與效果。
有些公務員為了方便，喜歡使用免提通話，以便騰出手來做其他事。這同樣有違全神貫注的基本要求，是不尊重對方的表現，不僅不能提高工作效率，反而有可能引起對方的誤會和不滿，進而影響工作。
(三)記錄準備
國家行政機關內任何一次公務來電都有可能是一次重要的信息傳遞。因此，商務秘書都應當在自己或公用的電話旁配備好完整的記錄工具，要養成一聽到電話鈴就拿起紙筆的習慣。
為了避免因記不住或記不清發話人所傳遞的信息而一再要求發話人重述，甚至遺漏信息要點的情況，受話人應在接聽電話時進行適當的要點記錄，避免反復，節約時間。各級行政機關或公務員同樣可以制作統一的來電記錄表。
值得注意的是，任何一份來電記錄都相當于機關內的一份文件，必要時須給有關領導傳閱或批示，有的還要存檔備查。因此記錄應力求完整準確，機密性內容要妥善保管。
(四)補缺準備
由于種種原因，商務秘書往往會在辦公時間暫時離開自己辦公桌處理其他要事，以致自己無法接聽他人來電。此時，一般可采取如下兩種應對措施。
1.委托他人代為接聽自己的電話。讓受托之人屬托來電者留下其姓名、單位及電話號碼，轉告他自己會在回辦公室后即刻復電，并致歉意。一般不宜要求對方隔時再來電，以免給人以“擺架子”之嫌;也可請受托之人在對方同意的情況下，代為記錄來電內容，但須確保記錄準確，以免誤事。
2.設置電話錄音。預留錄音時應使自己的發音謙遜友好，其基本內容大致如下：“您好!這里是xx部門，現工作人員因公外出，請您在信號聲過后留言，或留下您的姓名和電話號碼。我們將盡快與您聯絡。謝謝�！�
商務秘書基本禮儀知識
(1)秘書著裝的基本要求：
第一，色彩要素。俗話說：“沒有不美的色彩，只有不美的搭配�！鄙嗜绻钆浜侠�，就會恰到好處，取得事半功倍的效果。反之，如果搭配不合理，就會失去整體美，破壞視覺的和諧美感。女秘書的職業裝色調應該單一一點，不可以“色彩斑斕”。女秘書應該多多注意“三色原則”。三色原則是在國外經典商務禮儀規范中被強調的，國內著名禮儀專家也多次強調過這一原則。所謂“三色原則”，是指全身上下的衣著，應當保持在三種色彩之內，即女秘書的套裝、襯衫、鞋襪，一般不應超過三種顏色。這是因為從視覺上講，服裝的色彩在三種以內較好搭配。一旦超過三種顏色就會顯得雜亂無章。
第二，體形要素。人有高矮、胖瘦之分。絕大多數人體形上或多或少受到一些先天局限，有這樣或那樣的缺陷，這就需要通過服裝搭配加以彌補和修飾，使自己更具美感。首先要了解自己的體形特點，再選擇適合的職業女裝，自然會達到理想效果。比如H形體形，屬于偏胖，沒什么腰身，這類女秘書適宜選擇腰身合體、線條簡潔的職業裝。I形體形，屬于偏瘦，適宜選擇衣領處有褶皺，配有飾邊的衣服。Y形體形，就是腿部可能長得比較修長，線條比較好看，上半身不適宜穿緊身衣，所以要求上面相對寬松，就轉移了別人的視線。
第三，膚色要素。選擇與搭配職業女裝時也要考慮自己的膚色，服裝的色彩要與自己的膚色相協調。
第四，年齡要素。女秘書的年齡不同，應選擇不同的服裝。年輕的女秘書可以選擇紅、粉紅、黃、綠等色彩比較鮮艷的顏色，款式上選擇比較時尚、前衛，如西裝上衣是單個扣的，因為她們有活力與朝氣。而年齡較大的女秘書一般選擇黑、灰、海軍藍等顏色，款式的選擇上比較保守，這樣可以凸顯她們的成熟與穩重。
(2)稱謂的選擇和使用
一般情況下，在商務活動中，有兩套稱謂方法，第一種就是稱對方為xx先生、xx女士，這也是最為穩妥和最為普遍的一種稱謂方式;
第二種我們可以稱呼對方為xx經理、xx主管、xx總監，以及xx領導，就是說直接稱謂他的職務。
(3)握手
握手的次序，一般都是女士先伸手，男士再握手。領導和上級以及長輩先伸手，下級和晚輩再握手。
握手時，對方伸出手后，我們應該迅速地迎上去，握手的時候最應該避免的是很多人互相地交叉握手。
握手時還要避免上下過分地搖動。
(4)相互介紹
在相互介紹的時候，應該注意順序的選擇，一般先由職位高的人開始介紹，如果是分為主方和客方的話，應該是先把主方介紹給客方，然后再把客方介紹給主方。
(5)互換名片
要雙手拿出自己的名片，這時候有一個停頓，要注意將名片的方向調整到最適合對方觀看的位置，再雙手遞過去。雙手接過對方的名片，要簡單地看一下上面的內容，既不要把它直接放在兜里或放在其他位置根本不看，也不要長時間地拿在手里不停地擺弄，而應該把名片放在專用的名片夾中，盡量避免把名片放在口袋中，或者放在其他的位置。
(6)其他注意事項
社交場所是禁止吸煙，禁止大聲喧嘩的，要注意音量的控制。
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