商務(wù)秘書日常接待要領(lǐng)
作為商務(wù)秘書,日常接待是肯定無可避免的,下面小編就給大家準(zhǔn)備了一些日常接待的要領(lǐng),大家可以來參考一下。
(一) 迎接、招待客人
接待客人要注意以下幾點。
1、客人要找的負責(zé)人不在時 要明確告訴對方負責(zé)人到何處去了,以及何時回本單位。請客人留下電話、地址,明確是由客人再次來單位,還是我方負 責(zé)人到對方單位去。
2、客人到來時 我方負責(zé)人由于種種原因不能馬上接見,要向客人說明等待理由與等待時間,若客人愿意等待,應(yīng)該向客人提供飲料、雜志,如果可能, 應(yīng)該時常為客人換飲料。
3、接待人員帶領(lǐng)客人到達目的地,應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢。
(1)在走廊的引導(dǎo)方法。 接待人員在客人二三步之前,配合步調(diào),讓客人走在內(nèi)側(cè)。
(2)在樓梯的引導(dǎo)方法。 當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時,應(yīng)該讓客人走在前面,接待人員走在后面,若是下樓時,應(yīng)該由接待人員走在前面,客人在后面,上下樓梯時, 接待人員應(yīng)該注意客人的安全。
(3)在電梯的引導(dǎo)方法。 引導(dǎo)客人乘坐電梯時,接待人員先進入電梯,等客人進入后關(guān)閉電梯門,到達時,接待人員按“開”的鈕,讓客人先走出電梯。
4、客廳里的引導(dǎo)方法。 當(dāng)客人走入客廳,接待人員用手指示,請客人坐下,看到客人坐下后,才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座,應(yīng)請客人改坐上座 (一般靠近門的一方為下座)。
(二)恭送客人
1、幫助賓客確認所攜帶的行李物品,幫助賓客小心提送到車上。安放好行李后,向賓客作一下交代,并施禮感謝光臨和致告別語,如“祝您旅途愉快,歡迎下次再來!”、“祝您一路平安,同時希望我們合作愉快!”等。
2、幫賓客關(guān)車門時,時間要恰倒好處,不能太重,也不能太輕。太重會驚嚇客人,太輕車門會關(guān)不上。還要注意不要讓賓客的衣服裙褲被車門夾住。
3、車門關(guān)好后,不能馬上轉(zhuǎn)身就走,而應(yīng)等賓客的車輛啟動時,面帶微笑,揮手告別,目送車子離開后才能離開。
(三)接待預(yù)約客人
在最初的問候之后,客人會做自我介紹,說出要見之人姓名,秘書首先應(yīng)確定是否有預(yù)約。
(四)給上司擋駕
1、除個別極為特殊的情況外,上司在辦公室時應(yīng)向其請示,不要憑自己個人判斷,將客人回絕,說上司不在。 2、即便是在拒絕對方時,也應(yīng)該注意禮儀,說話留有余地。
(五)接待同時到訪的客人
1、堅持先來后到,一視同仁原則 2、可在接待先到客人的同時,微笑著請后到客人稍等。 3、請先到客人作登記,然后問候后到客人。 4、切記以貌取人
(六)接待不速之客
1、首先問明對方來意,若對方不說,則應(yīng)向其表明這是工作需要。
2、如來訪客人點名要與某人員會談,就應(yīng)立即與當(dāng)事人聯(lián)系。但是,聯(lián)系好之前,不應(yīng)該給客人以肯定的答復(fù)。 3、不要當(dāng)著客人的面就給當(dāng)事人打電話,免得當(dāng)事人拒絕接見時不好找借口。要讓客人與秘書保持一定的距離,是客人聽不清秘書講話。 4、要用委婉拒絕客人 5、盡量不要讓客人在前臺久留。
(七)接待上門投訴的'客人
1、把客人帶到會見室,為客人創(chuàng)造一個良好的接待環(huán)境。 2、盡量滿足客人的情感需求和專業(yè)需求。
(八)接待媒體記者
1、要熱情配合,為其提供方便。 2、對于所要報道的內(nèi)容要謹(jǐn)慎考慮,提供信息要實在。 3、沒有把握的事情不擅自決定。 4、要注意內(nèi)外有別,保守公司秘密。 秘書工作中的接待禮儀涉及的內(nèi)容很廣泛,需要秘書掌握好接待工作的各個流程中的禮儀工作,靈活應(yīng)變,不斷積累經(jīng)驗,提高職業(yè)素養(yǎng)。
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