秘書打電話的禮儀

秘書打電話的禮儀

　　電話作為現代通訊聯絡的手段，在企業運作中起著十分重要的作用，當客戶第一次打電話到某公司時，秘書明朗的聲音、清晰的吐字、禮貌的語言和適度的措辭會給對方留下深刻又美好的印象，同時也會使對方對該公司產生深刻而美好的印象。

　　記準電話，以免打錯

　　如果撥錯號碼，應禮貌地向對方道歉，不可隨手掛機，然后向對方說：對不起。選擇恰當的撥打時間如無緊急情況，一般白天應在8點以后（假日在9點以后），夜間則在22點之前，以免打擾他人休息。有午睡的季節，不應在中午打電話，一般通話時間以3~5分鐘為宜，伎倆提高通話效率，減少占用時間。撥打電話前應做好充分的準備通話以前，應對談話內容與目的做到胸有成竹，有的放矢，避免詞不達意，結結巴巴的通話。發傳真時的禮節如發傳真，而對方使用的又是電話/傳真兩用機，也就是兩種機器使用同一個電話號碼，你可先撥通對方號碼，通知對方：您好，請打開傳真機，我有傳真件發給您，謝謝。待耳機中聽見尖利獨特的傳真記號時，便可發送傳真件。

　　代撥電話的禮節

　　如果是為上司或同事代撥電話，接通電話后先確認對方身份，然后客氣地請對方稍后，告訴對方誰要和其通話，然后把電話轉給有關人員或用手捂住話筒請委托者來接電話。在辦公室內避免打私人電話不可占用公司電話談個人私事，更不允許在工作時間通過電話與親朋好友聊天。

　　秘書手機禮儀

　　手機作為日益普遍的通訊工具，其使用禮儀的不完善已經成為禮儀的最大威脅之一，秘書在社交場所或工作場合放肆地使用手機，嚴重影響他人，也影響到其本身的形象。關于手機禮儀，秘書們應該注意一下幾點。

　　公共場合不要旁若無人的使用手機。尤其是在電梯，樓梯，路口，人行道這樣的地方，在會議中或是與人洽談時，最好把手機關掉，特殊情況下可以調成靜音或震動狀態。在與人一起用餐的時候，也有必要把手機關掉或是調成震動狀態，不要出現當人們正吃到興頭上時被煩人的鈴聲打斷。在所有公共場合，都要在手機沒有使用時，把它放在合乎禮儀的常規位置，放手機最正規的位置是隨身攜帶的公文包里，無論如何都不要拿在手里，安全其間不要放在桌子上，公共場合使用手機，應盡量壓低自己的音量，而絕不能大聲說話。手機短信因其快捷又類似書面信函的優勢，被大眾尤其是年輕人廣泛地使用，因此我們很有必要關注一下手機短信的使用禮儀，在公共場合和社交承和不時響起的手機短信聲音，和這些場合響起的手機鈴聲一樣失禮。秘書們應杜絕一邊和別人交談，一邊低頭查看短信的舉止，這是對對方的極大不尊重。同時在短信的內容選擇和編輯上，應該和同行文明一樣重視。秘書的電話禮儀，從秘書接聽電話，撥打電話，使用手機通話等禮儀方面進行詳細的介紹。希望在公共場合或是上班場合或是社交場合，都不會因為電話的禮儀問題而有損公司的形象。

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