秘書郵政業務常識

秘書郵政業務常識

　　經濟和各項事業的發展使人們對于通信產生了更為廣泛的需求，郵政服務機構因此開發出種類繁多的郵政業務以適應這種需求。了解各種郵政業務，能夠幫助我們針對特定的通信需求選擇合適的業務方式。

　　一、信函業務

　　信函是郵政服務機構專營的一項主要業務。信函適用于交寄書面通信、各種公文、印有“內部”字樣的書籍、報紙、期刊、教材和各種資料;各種業務性書面材料，如稿件、提貨單、請柬、征訂單、協議、票據、入場券、郵票、照片、報表;各種證件，如戶口遷移證、戶口本等。信函業務可以分為以下幾種類型：

　　1.國內信函

　　國內信函的準寄范圍包括:書面通信;各種公文、合同;各類單據、報表(空白報表除外)、票據、有價證券(如未使用的郵票，帶郵資的封、卡、片)等;各類事務性通知;各類稿件;各類證件;其他適于郵件的物品和文字載體，只要符合信函規定的重量、尺寸限度和封裝規格，寄件人愿意按信函資費標準交付郵費的，也可作信函交寄。

　　國內信函有重量尺寸限度的規定：信函最大重量限度是2㎏;最大尺寸：長、寬、厚三面合計90㎝，最長一面不超過60㎝;最小尺寸：長16.5㎝，寬10.2㎝。如果信函需要卷寄，那么最大尺寸：直徑的兩倍和長度合計100㎝，長度不超過80㎝;最小尺寸：直徑的兩倍和長度合計17㎝，長度不少于10㎝。

　　國內信函有兩種辦理方式：

　　第一種是平常信函(簡稱平信)，收寄時不必出收據，處理時不登記，投遞時不要收件人簽收。平常信函內不準夾寄非紙片性物品。

　　另一種是掛號信函，收寄時出具掛號收據，處理時進行登記，投遞時收件人要進行簽收。

　　2.明信片

　　明信片是供書寫通信內容不用套封寄遞的的硬紙質卡片，片上不能附寄任何物品。明信片的尺寸限度是：最大長16.5㎝，寬10.2㎝;最小長14㎝，寬9㎝。明信片的制作材料必須是紙質的，要求每平方米重0.25㎏。

　　近幾年來，針對企業的需求，郵政服務機構開設了廣告明信片業務。這種郵政廣告明信片是利用郵政通信自身載體為廣告媒體，通過郵政渠道來宣傳企業形象、產品及其他商務活動的具有廣告性質的郵政業務。

　　郵政廣告明信片分為帶郵資明信片和不帶郵資明信片兩種類型。

　　郵政廣告明信片有3種發行方式：一是返還廣告客戶自行贈送、派發;二是通過郵政商函制作中心寄發;三是通過的郵政投遞網派發。

　　廣告客戶可以根據需要自行指定其中的一種或幾種方式。

　　3.國內印刷品

　　印刷品的準寄范圍包括除規定按信函寄遞以外的各種書籍、期刊、教材、征訂單及各種印刷的圖文資料。印刷品內準予附寄內件清單和收件人地址、姓名的紙條。

　　印刷品的最大限度為5㎏;最大尺寸限度為長、寬、厚三面合計90㎝，最長一面不超過60㎝;最小尺寸限度為長16.2㎝，寬11㎝。但為方便用戶，遇有特殊需求時，印刷品的最大重量限度可以放寬到10㎏;最長一面尺寸不超過90㎝，長、寬、厚三面合計不超過120㎝。但必須使用封裝箱或堅韌包裝材料妥為包裝，并加以輔助加固措施，以確保郵件在傳遞過程中不破損，不散失。

　　印刷品封面的書寫格式同于信函，可以直接將收、寄件人的郵政編碼、地址、姓名寫到印刷品的包裝封面上，位置也同于信函，或者按位置要求寫在一張規則的方紙上，將紙貼在印刷品包裝封面上，收件人郵政編碼寫在左上方，寄件人郵政編碼寫在右下方。收件人地址、姓名寫在中部上方，寄件人地址、姓名寫在中部下方。

　　印數品交寄時，內部不可夾帶信函和現金及其它物品，郵寄時交郵局工作人員驗視內件后再進行封裝、交寄，不要投入郵筒或信箱，投入郵筒或信箱的按信函處理。掛號郵寄時，除按重量交付郵費以外，還要交付掛號費，郵局收寄后出給收據，妥善保存備查。

　　4.國內保價信函

　　保價信函是用戶郵寄較貴重的物品和有價證券時，可申報與內件價值一致的保價金額。郵局按特定手續進行收寄處理，并按規定收取保價費，在運遞過程中如因郵局責任發生丟失、損毀和短少時，郵局按其保價金額，予以賠償。

　　保價信函準寄各種有價證券和寄件人認為重要的文件，如儲蓄單、存折、支票、貴重集郵品、國庫券、提貨單、證據等。報價印刷品的準寄范圍與印刷品相同。

　　交寄保價信函應當使用郵局制售的保價信封，并填寫“保價函件內件清單”一式兩份，信封上和內件清單上保價金額應當用大寫，不可以涂改。如果寫錯，應當劃銷重寫，并在劃銷重寫處簽證。保價信函交際前不可以封口，由郵局收留時點驗內件和辦理封固手續。

　　保價信函的保價金額，每件最高以人民幣5萬元為限。具體保價金額由寄件人根據內件實價自定，內價沒有實價的，由寄件人酌定。交寄保價信函和報價印刷品時，除了需要按掛號信函交付郵費外，并應加付保價費。

　　5.國際信函

　　國際信函用于國際間互寄書面通信和公文。印刷品等符合平信規定的尺寸、重量限度，寄件人愿意交付信函資費，也可以按信函交寄。

　　國際信函最大尺寸：長、寬、厚合計90㎝，最長一邊不得超過60㎝;圓卷的，直徑的兩倍和長度合計104㎝，長度不得超過90㎝。國際信函最小尺寸：長度14㎝，寬度9㎝;圓卷的，直徑的兩倍和長度合計17㎝，長度不得少于10㎝。國際信函每件最大重量為2㎏。信函可以通過航空或掛號的方式郵寄。

　　6.國際印刷品

　　國際印刷品的準寄范圍與國內印刷品相比有所不同：凡是全部以印制方式印刷的各種紙質制品(但不包括印制的文具用品)，都可以作為國際印刷品交寄，如各種書籍、國畫(包括印制的書畫信制品)，雜志、報刊、公告和通知等。而這里所指的印刷方式包括鉛印、石印、油印、曬印、熏印、拓印或雕版、照相版等和影印復制品，但不包括復印或用打字機打出的紙質物品。

　　下列物品雖非印刷的或非全部印刷的，但也可以作印刷品交寄：(1)著作手稿、新聞手稿;(2)手抄的樂譜;(3)相片和照相復制品;(4)半印半寫的各種證書、合同、單據、報表、通知單和學生作業的原文;(5)沒有通信內容的明信片和印制的其他卡片(如畫片、名片、祝賀卡等);(6)打字機或電子計算機打印機打印的文件。

　　國際印刷品的重量不超過5㎏。最大尺寸：長、寬、厚合計90㎝，最長一邊不得超過600㎜;如果印刷品成圓卷、那么其直徑的兩倍和長度合計為104㎝;長度不得超過90㎝;最小尺寸：長度14㎝，寬度9㎝;若圓卷，直徑的兩倍和長度合計為17㎝，長度不得少于10㎝。來源：www.examda.com

　　7.國際保價函件

　　國際保價函件只限寄往辦理此項業務的國家和地區，并只能在設有海關的郵局收寄。每件保價函件的保價金額最高不得超過人民幣10000元。如果寄達地郵政規定的限額低于此數值時，以寄達地郵政規定的限額為準。寄件人申報的保價額不可以超過所裝內件的實際價值，但可以只申報內件價值的一部分。與國內保價函件一樣，國際保價函件按掛號信函收取資費外，還應按保價金額加收保價費。

　　二、郵政包裹業務

　　包裹業務是郵政部門根據有關規則接受用戶委托把適合郵寄的物品寄遞到用戶的指定地點并轉交給收件人的業務。主要由個人和單位交寄的零星物品及廠商交寄的商品兩部分組成。

　　1.國內包裹

　　凡適合郵寄的物品，又符合包裹重量、尺寸限度的，都可以作為國內包裹寄遞。國內包裹最大的重量限度為28㎏，如果是易碎、流質物品，則控制在10㎏以內。國內包裹最大的尺寸限度為長度不超過90㎝，最大橫截面周長不超過120㎝;最小限度為長、寬、厚三面合計不少于30㎝，最短一面不少于2㎝。

　　郵寄包裹，應填寫“國內包裹詳情單”，在包裹詳情單的指定位置填寫收件人、寄件人的詳細地址、姓名、郵政編碼，所寄物品名稱、數量、價值、保價金額(保價金額應與物品價值一致)。然后再將“國內包裹詳情單”和郵寄物品及包裝品一起交郵政服務人員驗視。驗視無誤后，由用戶封裝好再交郵政服務人員稱重計收郵費，寄件人交付郵費后要領取郵寄相關包裹收據妥為保存，以備查詢和領取郵局賠償之用。

　　2.國際包裹

　　國際包裹業務是國家與國家(地區)郵政之間互寄的物品類郵件業務。凡適于郵寄的物品，除違反禁寄和限寄規定外，都可以作為國際包裹寄遞。包裹內可附寄包裹單、發票、貨單和寫有收件人地址、姓名的紙條。國際包裹最大的重量限度為31.5㎏，最大的尺寸限度為長度不超過150㎝，長度和最大橫截面周長之和不超過300㎝，最小的尺寸限度與國際信函相同。

　　在交寄國際包裹時，應注意以下幾方面事項：

　　(1)用戶交寄國際包裹，應到郵局辦理交寄手續。交寄保價包裹必須在駐有海關的郵局交寄。

　　(2)交際國際包裹時，應先交郵局的營業員驗看，所寄的包裹的重量，尺寸以及其他注意事項是否符合寄達國郵政部門的規定。驗看內件有沒有禁寄或限寄的物品。

　　(3)包裹經營業員驗視合格后，再交海關查驗，看是否符合我國個人郵遞物品出口的有關規定。如果收寄局未設有海關，由郵局將包裹送交海關查驗，經海關查驗放行后，由海關在包裹發遞單上加蓋海關驗訖戳記，就可交郵局寄遞。

　　領取國際包裹應注意以下事項：

　　(1)應憑國際包裹發遞單領取包裹。在領取時，再按海關開列的《稅款繳納證》所列物品，當著郵政窗口營業員的面核對清楚，并繳付進口關稅后，才能將包裹取走。

　　(2)領取保價包裹時，應會同營業員當面開拆，按內件清單點驗內件，發現內件短少或損壞，營業員應填寫“開拆郵件記錄單”與收件人共同簽證，收件人拒收，郵局將包裹暫存，按有關規定處理。

　　三、特快專遞

　　特快專遞，是一項快速的郵件投遞業務，它以高速度、高質量為用戶傳遞國際、國內的緊急信函、文件資料、金融票據、商品貨樣等各類文件資料和物品。

　　按服務方式區分，可將特快專遞分為定時業務和特需業務兩種，定時業務是指交寄單位和郵政服務部門之間通過簽訂合同的方式，商定辦理交寄郵件的時間、地點、頻次以及每次交寄的數量等;特需業務是指交寄單位事先不必與郵政服務部門簽訂合同，而是根據需要隨時到郵局辦理業務。

　　按郵件的內件性質可將特快專遞區分為信函類、文件資料類和物品等3種。

　　特快郵件的交寄有以下兩種方式：

　　(1)上門服務。

　　上門服務又有兩種具體的方式：第一是對定時業務的客戶，根據合同規定在固定時間內上門到客戶單位辦理交寄手續;第二是用戶隨時以電話的方式與服務部門聯系，郵政服務部門接電話后，派人上門服務。

　　(2)營業窗口交寄。

　　寄件人到郵政服務部門辦理交寄業務。凡是開辦郵政特快專遞業務的城市，都有特快專遞服務部門受理速遞業務。

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