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商務(wù)秘書(shū)的作用與形象
商務(wù)秘書(shū)，主要是指為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者辦公、辦會(huì)、辦事服務(wù)的參謀和助手，是為了適應(yīng)企業(yè)管理工作的需要而配備的左右手。所以商務(wù)秘書(shū)的形象與能力都非常重要。小編整理了有掛資料，歡迎閱讀學(xué)習(xí)。
【摘 要】：
現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，對(duì)企業(yè)秘書(shū)的素質(zhì)提出了更新更高的要求。秘書(shū)工作在商務(wù)活動(dòng)中的參謀、助手作用、信息、協(xié)調(diào)、公關(guān)和服務(wù)作用將更加突出。本文將對(duì)此詳細(xì)加以闡述。在此基礎(chǔ)上，本文揭示由職業(yè)特點(diǎn)決定商務(wù)文秘人員的形象具有特殊價(jià)值和要求，并闡述了關(guān)于商務(wù)文秘人員的形象塑造問(wèn)題。
商務(wù)文秘人員，即商務(wù)秘書(shū)，主要是指為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者辦公、辦會(huì)、辦事服務(wù)的參謀和助手，是為了適應(yīng)企業(yè)管理工作的需要而配備的左右手。就現(xiàn)代商務(wù)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，秘書(shū)工作的職能作用越來(lái)越強(qiáng)，秘書(shū)人員在實(shí)際工作中的地位也隨之提高。由于現(xiàn)代科學(xué)管理在社會(huì)生活中的地位和作用被人們廣泛認(rèn)識(shí)和重視，具有專業(yè)知識(shí)的秘書(shū)人員就有了更多的參與決策的機(jī)會(huì)，秘書(shū)工作的參謀作用、協(xié)調(diào)作用、信息作用、服務(wù)作用等將越來(lái)越重要，而秘書(shū)人員在實(shí)際工作中的地位也明顯地提高。這既是商務(wù)秘書(shū)的職業(yè)品格，也是秘書(shū)人才全新的形象的定位。
一、商務(wù)文秘人員所發(fā)揮的作用
商務(wù)文秘工作是一種具有較強(qiáng)特殊性的職業(yè)。一方面，這種工作直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，甚至直接參與領(lǐng)導(dǎo)的決策，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)行為影響較大。另一方面秘書(shū)工作畢竟不是領(lǐng)導(dǎo)，只能為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策，而不是出謀劃策。那么，商務(wù)秘書(shū)人員應(yīng)發(fā)揮什么作用呢?總的來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)起到六種作用：助手作用、參謀作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用、公關(guān)作用、服務(wù)作用。
1、助手作用
商務(wù)文秘人員的首要職責(zé)和作用是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)性工作，起到領(lǐng)導(dǎo)的助手作用。秘書(shū)或秘書(shū)機(jī)構(gòu)要做好文件的起草、印刷、發(fā)行、立卷、存檔及會(huì)議的組織準(zhǔn)備工作，減輕領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)擔(dān)，使領(lǐng)導(dǎo)能集中精力研究指導(dǎo)全局性的工作。現(xiàn)代商務(wù)秘書(shū)充當(dāng)助手的輔佐性工作也是智能化和事務(wù)化的高度統(tǒng)一，過(guò)去那種“呈上啟下、收收發(fā)發(fā)、接傳電話、寫(xiě)寫(xiě)報(bào)報(bào)”的事務(wù)性輔佐內(nèi)容，已不能涵蓄現(xiàn)代秘書(shū)工作日益重要和紛繁復(fù)雜的輔佐性的正直含義。通過(guò)預(yù)見(jiàn)性思考和換位性思維及組織、溝通、協(xié)調(diào)、督辦等能力的發(fā)揮、廣采信息，擬定預(yù)案，反饋指令執(zhí)行情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策的事前、事中、事后做好輔佐性服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體協(xié)調(diào)統(tǒng)一，政令暢通，高效運(yùn)作，這已成為當(dāng)代商務(wù)秘書(shū)工作重要標(biāo)志和一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸屬。
2、參謀作用
商務(wù)文秘人員許多時(shí)候需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定工作規(guī)劃、計(jì)劃以及各種政策、制度，起到領(lǐng)導(dǎo)的參謀作用。秘書(shū)的參謀作用不僅體現(xiàn)在提供輔助決策的方案與日常工作的預(yù)案等方面,更多的秘書(shū)人員可以在大量的經(jīng)常性工作中，為領(lǐng)導(dǎo)決策與管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，當(dāng)好參謀。諸如協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排一個(gè)時(shí)期的工作布局;為領(lǐng)導(dǎo)出主意想辦法，積極主動(dòng)地辦文辦事,完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)等。在制定政策的過(guò)程中，商務(wù)文秘人員要承擔(dān)收集情況和建議，草擬可行方案，參與領(lǐng)導(dǎo)班子的研究討論 ，直到方案確定，形成書(shū)面文件等一系列工作。商務(wù)文秘人員不僅要掌握企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程及其各階段的薄弱環(huán)節(jié)，而且更要將自身思維和行動(dòng)置于外界(國(guó)內(nèi)外市場(chǎng))，隨時(shí)參與對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，及時(shí)更新思維行動(dòng)方式，把握市場(chǎng)動(dòng)向，收集有效信息，搞好調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)把握市場(chǎng)形勢(shì)提供最佳決策，發(fā)揮最好的參謀作用。
3、提供信息作用
商務(wù)秘書(shū)信息服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的全部決策、管理和指揮工作，領(lǐng)導(dǎo)者要在眾多的變革的社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)文化生活中進(jìn)行決策，都要以反映事物發(fā)展變化的大量信息為基礎(chǔ)。就通常商務(wù)秘書(shū)工作而言，需要掌握多種信息，概括起來(lái)所提供的信息應(yīng)包括政府信息、內(nèi)部信息、歷史信息、本單位及下屬單位的有關(guān)情況、資料以及社會(huì)信息、國(guó)際信息、業(yè)務(wù)信息、科技信息和發(fā)展歷史資料等。廣泛、周密、經(jīng)常地收集情況和資料(信息)，起領(lǐng)導(dǎo)的耳目作用。除了通過(guò)下級(jí)的 各種書(shū)面材料、口頭匯報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等掌握工作的情況外，還要深入實(shí)際，調(diào)查研究，幫助領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)掌握工作的進(jìn)展情況。
4、協(xié)調(diào)作用
協(xié)調(diào)是管理的手段，其實(shí)質(zhì)就是統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，調(diào)整關(guān)系，解決矛盾，協(xié)調(diào)行動(dòng)。在新的歷史時(shí)期，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)面臨的問(wèn)題十分復(fù)雜，接觸的橫向、縱向關(guān)系也千絲萬(wàn)縷，不斷產(chǎn)生大量新的矛盾，這些矛盾最后都會(huì)集中到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)面前，要求及時(shí)解決。很多企業(yè)的秘書(shū)部門是綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，是企業(yè)的“窗口”，是各種矛盾的交匯點(diǎn)，也是溝通上下、聯(lián)絡(luò)左右的紐帶。從一定意義上講，秘書(shū)部門就是協(xié)調(diào)部門。因此，圍繞商務(wù)中出現(xiàn)的矛盾，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、正確處理，是新時(shí)期商務(wù)秘書(shū)人員所要發(fā)揮的的重要作用。
5、公關(guān)作用
隨著改革開(kāi)放的深入和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，商務(wù)秘書(shū)工作由封閉型轉(zhuǎn)向開(kāi)放型，使秘書(shū)活動(dòng)的領(lǐng)域得以較大的拓展，“內(nèi)務(wù)”與“外事”相互溶合，組成了秘書(shū)實(shí)踐運(yùn)作公關(guān)性的整體內(nèi)容。從實(shí)踐的本質(zhì)特征來(lái)看，秘書(shū)與公共關(guān)系工作具有一致性和相通性。對(duì)內(nèi)，事務(wù)處理、接人待物、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)左右、溝通縱橫，使企業(yè)各部門按經(jīng)營(yíng)目標(biāo)同步運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)秘書(shū)同領(lǐng)導(dǎo)、各部門關(guān)系融洽;對(duì)外，收集和交流經(jīng)濟(jì)信息呈報(bào)經(jīng)驗(yàn)材料，反映主要問(wèn)題，參與經(jīng)濟(jì)與文化交往活動(dòng)，配合諸如經(jīng)濟(jì)信息發(fā)布會(huì)、產(chǎn)品訂貨會(huì)、慶典會(huì)等對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)而進(jìn)行大量的具體策劃和事務(wù)工作(會(huì)務(wù)，傳授、反饋、交往)，都表現(xiàn)出公關(guān)性的濃厚特征。
6、服務(wù)作用
在日常生活中，商務(wù)文秘人員還要干一些服務(wù)性的工作，記錄工作，檢查工作。比如與廠家洽談時(shí)，作為秘書(shū)，要使談判的會(huì)場(chǎng)保持安靜，不要讓別人打擾，要關(guān)好門，不要讓閑人隨便進(jìn)出。秘書(shū)還要準(zhǔn)備好筆記本，做好會(huì)議記錄，以作備份文件，待以后留作參考資料。
二、商務(wù)文秘人員的形象及其特征
所謂商務(wù)文秘人員形象，是指人們對(duì)商務(wù)秘書(shū)的相貌、服飾、行為、能力、文化素質(zhì)和道德修養(yǎng)等方面的總體印象和綜合評(píng)價(jià)。它既是個(gè)體形象，也是職業(yè)形象，具體包括三個(gè)層次：第一層是相貌、衣著打扮;第二層是言談、舉止和表情;第三層文化知識(shí)、能力素質(zhì).
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