秘書如何做好保密工作

秘書如何做好保密工作

　　信息的保密是所有員工基本的和重要的職責之一，是保證國家、組織利益的起碼要求，秘書也不例外，那么秘書應該如何做好保密工作呢？一起來學習學習！

　　工作措施

　　從載體上分信息的安全及保密工作通常包括：

　　1、 口頭信息的安全及保密工作

　　2、 紙面信息的安全及保密工作

　　3、 電子信息的安全及保密工作

　　怎樣做好信息的安全，對不同的信息載體可以采用不同的措施：

　　1、做好口頭信息的安全

　　(1)、員工在崗前培訓時即被告知不要在組織內部和外部談論有關單位的保密信息，包括對其他工作人員、客戶、朋友或親屬;

　　(2)、在沒有確認電話對方身份和是否被授權獲得信息之前，不要通過電話、手機、答錄機給出保密信息;

　　(3)、只向來訪者提供組織允許提供的信息，若超出范圍，應向上司匯報;

　　(4)、遵照會議的要求傳達會議信息。

　　2、做好紙面信息的安全

　　紙面信息包括利用紙張、各種膠片等物質作為載體的文字、表格、圖形等信息，做好紙面信息的安全，可采用下述方法：

　　(1)、接收任何保密文件、資料等都要簽收并登記;

　　(2)、文件或其他紙面保密信息只發給或傳閱到被授權的人員，并要簽收;

　　(3)、在傳遞保密文件或資料時，要放在文件夾、盒中攜帶，以防失密或散落丟失;

　　(4)、所有保密的信息應歸類在專用文件夾中，并清楚標明“機密”，保存在帶鎖的、防火的柜子里;

　　(5)、離開辦公室時，不把機密信息和文件留在辦公桌上，應鎖入抽屜或柜子，并鎖好門窗;

　　(6)、用郵電發送保密信息，信封要封口，并標記“秘密或保密”;

　　(7)、為了確保安全，高密級信息可以由工作人員親自送交收件人;

　　(8)、復印完成后應將保密原件取走，不要留在玻璃板上;

　　(9)、當傳真保密信息時，須使用具有保密功能的技術設備或要求接收人等在傳真機旁及時收取;

　　(10)、極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片，保存到銀行保險柜里;

　　(11)、不再需要的保密文件要粉碎。

　　3、做好電子信息的安全

　　(1)、計算的顯示器應放置在他人看不到屏幕的地方，如果來訪者走近，應迅速關閉頁面或關小亮度，或保存你的信息關閉顯示器;

　　(2)、計算機打印保密材料要人不離機，負責保存和傳遞;

　　(3)、在提交電子信息之前，應向上級核對，不能給未被授權的人;

　　(4)、每一個使用者應該有自己的識別碼，密碼必須保密，經常更換;

　　(5)、應該使用密碼來保護計算機數據，并定期更換;

　　(6)、計算機必須經常進行查毒、殺毒，并為了安全，不要安裝借來的程序;

　　(7)、重要的文件要做備份，并存儲在安全、加鎖的地方，但要記住磁盤不能保存在過熱和過冷的地方;

　　(8)、有保密信息的軟盤不應該帶出單位，以防止數據落到不應得到這些信息的人手上;

　　(9)、有可能計算機應安裝警報系統，防止信息被盜。

　　相關的事項

　　一個組織的保密工作是從本單位的安全和利益出發，將秘密信息控制在一定的范圍和時間內，防止被泄露和利用，是其自身價值得到充分有效地實現而采取必要手段和措施。

　　1、秘書在保密工作中需要注意的幾方面

　　(1)、文件保密。

　　秘書經常要與各種文件、資料、圖表等打交道，這是秘書工作的一大特點。其秘書要有很強的保密意識，對保密文件、資料，應自覺做好接收、傳遞、保管方面的保密工作，并且不該看的堅決不看，不該說的堅決不說。

　　(2)、會議保密。

　　秘書經常要參加各種會議，有不少是領導層參與的會議。這些會議內容中常有不少信息需要保密，是否公開、何時公開、向誰公開都由主管領導決定，秘書不得隨意擴散和泄漏，要嚴格按照會議要求做好保密工作。

　　(3)、科技保密。

　　任何組織開展經營活動都需要科學技術以及研發創新等方面工作做支持，可以說它是企業的生命，是企業在激烈競爭中保持不敗的關鍵。因此相關的情況都需要保密。秘書的工作性質決定其得與各種人接觸，包括客戶、同行、媒體、政府部門等，做好這方面的保密工作是非常重要的。

　　2、秘書應做好組織中特定信息的保密工作

　　從保密信息的內容上看，不同的組織會為自己劃分保密范圍，但每個組織中都會規定如下一些特殊類型的信息需要保密，它們包括：

　　(1)、人事信息

　　(2)、財務信息

　　(3)、產品信息

　　(4)、客戶信息

　　注意做好這些特殊類型信息的安全是極為重要的，如果不注意它的安全，讓不該得到的人得到它，會給組織帶來極大的影響和損失。例如：如果企業人事信息中的正在醞釀的晉升信息公開，會引起員工之間不團結;聘用信息公開，會被同行挖墻腳。如果財務信息失密，會影響企業的股票價格，也會影響銀行對企業的貸款。企業有關新產品的開發、市場活動和價格政策等信息是競爭對手最希望知道的，甚至可以抄襲其新產品的技術而使組織蒙受巨大損失。企業長期積累的客戶信息失密，會被競爭對手挖去作為開發市場目標而使你的組織失去了客戶，失去大宗業務和合同。所以每一個組織都極為重視設計方面信息的保密工作。

　　秘書溝通技巧

　　一、守本分，讓領導放心

　　1、不要越位

　　越位包括兩方面，一方面對領導，秘書不能代領導做決策，凡事要在自己的權力范圍內進行；一方面對同事，不要自以為是二把手，同事尊重你，不代表你能對他們發號施令。

　　2、不要多言

　　即便你通過對領導長期的觀察，知道他下一步可能采取的行動，也不要在他宣布最終決定前擅自行動。對于公司機密更要做到一問三不知，手頭消息多這可不是你炫耀的資本。

　　3、不要多問

　　這里特別是有關領導的私人生活，只吩咐你去做，沒有過多說明的，就不要好奇去問。很多領導把家庭生活當作隱私，領導的隱私你探聽不得。

　　二、有眼色，讓領導省心

　　1、眼里有事

　　眼里有事是指秘書不需要領導吩咐就能發現那些需要自己做的工作，例如領導幾天后要參加某個會議，那將與會議有關的資料提前準備好就是“我要做”的事。

　　2、學會擋駕

　　推銷電話是秘書需要準確判斷擋駕的。那如果是領導的丈母娘打來電話呢？電話里她怎么也不肯說自己是誰怎么辦？這需要秘書日常留心領導的社會關系，盡量能從語氣、聲音、電話號碼等方面來分辨來者何人。

　　三、能忠心，讓領導貼心

　　1、功高不震主

　　新領導遇到老秘書時，救場幫了領導時，你怎么擺正自己的位置？記住，作為秘書，你幫助領導再多都是分內事。為領導處理瑣碎、排憂解難正是秘書職責所在。

　　2、細心不計較

　　秘書瑣事多，細心很重要。但時間長了可能覺得自己勞苦功高，以至心態不平衡。這時秘書要調整心態，明白自己的位置，盡量向領導對秘書工作的標準要求看齊。

　　3、及時背黑鍋

　　股東會上領導忘帶文件、同事面前領導責怪錯人，發生這些影響領導形象的事情，你及時出現當眾向領導認錯背黑鍋，領導當眾人面罵你，背后卻十分感激你。

　　秘書個人禮儀

　　迎送禮儀

　　當客人來訪時，你應該主動從座位上站起來，引領客人進入會客廳或者公共接待區，并為其送上飲料，如果是在自己的座位上交談，應該注意聲音不要過大，以免影響周圍同事。切記，始終面帶微笑。

　　名片禮儀

　　遞送名片時應用雙手拇指和食指執名片兩角，讓文字正面朝向對方，接名片時要用雙手，并認真看一遍上面的內容。如果接下來與對方談話，不要將名片收起來，應該放在桌子上，并保證不被其他東西壓起來，這會使對方感覺你很重視他。參加會議時，應該在會前或會后交換名片，不要在會中擅自與別人交換名片。

　　介紹禮儀

　　介紹的禮節是行為大方得體。介紹的原則是將級別低的介紹給級別高的；將年輕的介紹給年長的，將未婚的介紹給已婚的，將男性介紹給女性，將本國人介紹給外國人。

　　握手的禮儀

　　愉快的握手是堅定有力，這能體現你的信心和熱情，但不宜太用力且時間不家過長，幾秒鐘即可。如果你的手臟或者很涼或者有水、汗，不宜與人握手，只要主動向對方說明不握手的原因就可以了。女士應該主動與對方握手，同時不要戴手套握手。另外，不要在嚼著口香糖的情況下與別人握手。

　　交談的態度

　　在與人交談時應當體現出以誠相待、以禮相待、謙虛謹慎、主動熱情的基本態度，而絕對不能逢場作戲、虛情假意或應付了事。

　　一要表情自然

　　第一，專注。交談時目光應當專注，或注視對方，或凝神思考，從而和諧地與交談進程相配合。眼珠一動不動，眼神呆滯，甚至直愣愣地盯視對方，都是極不禮貌的。目光東游西走，四處“掃瞄”，漫無邊際，則是對對方不屑一顧的失禮之舉，也是不可取的。如果是多人交談，就應該不時地用目光與眾人交流，以表示彼此是平等的。

　　第二，配合。交談時可適當運用眉毛、嘴、眼睛在形態上的變化，來表達自己對對方所言的贊同、理解、驚訝、疑惑，從而表明自己的專注之情，使交談順利進行。

　　第三，協調。交談時的表情應與說話的內容相配合。與上級領導談話，應恭敬而大方；與客人談話，則應親切而自然。

　　二要說話禮貌

　　第一，注意語音。與人進行交談時，尤其是在大庭廣眾之下，必須有意識地壓低自己說話時的音量。最佳的說話聲音標準是，只要交談對象可以聽清楚即可。如果粗聲大氣，不僅有礙于他人，而且也說明自己缺乏教養。

　　第二，注意語態。與人交談時，在神態上要既親切友善，又舒展自如、不卑不亢。自己說話時，要恭敬有禮，切忌指手畫腳、咄咄逼人。最佳的語態是平等待人、和緩親善、熱情友好、自然而然。當別人講話時，則要洗耳恭聽，最忌三心二意、用心不專。最佳的語態是積極合作、認真聆聽、努力呼應、有來有往、專心致志。

　　第三，注意語氣。在與別人交談時，秘書的語氣應當和藹可親，一定要注意平等待人、謙恭禮貌。講話的速度稍微舒緩一些，講話的音量低一些，講話的語調抑揚頓挫一些。在交談時既不要表現得居高臨下，也不宜在語氣上刻意奉迎，故意討好對方，令對方反感。同時，在語氣上一定要力戒生硬、急躁或者輕慢。

　　第四，注意語速。在交談之中，語速應保持相對的穩定，既快慢適宜，舒張有度，又在一定時間內保持勻速。語速過快、過慢、或者忽快忽慢，會給人一種沒有條理、慌慌張張的感覺，是應當力戒的。

　　三要舉止得體

　　第一，善于運用舉止傳遞信息。例如，發言者可用手勢來補充說明其所闡述的具體事由，適度的舉止既可表達敬人之意，又有助于雙方的溝通和交流。

　　第二，避免過分或多余的動作。與人交談時可有動作，但動作不可過大，更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打。為表達敬人之意，切勿在談話時左顧右盼，或是雙手置于腦后，或是高架“二郎腿”，甚至修指甲、挖耳朵等。交談時應盡量避免打哈欠，如果實在忍不住，也應側頭掩口，并向他人致歉。尤其應當注意的是，不要在交談時以手指指人，否則就有污蔑之意。

　　四要遵守慣例

　　秘書在交談時往往還能夠通過一些細節來體現自己的談話態度，在這些細節的處理上要遵守一定的既成慣例。

　　第一，注意傾聽。秘書在交談時務必要認真聆聽對方的發言，以表情舉止予以配合，從而表達自己的敬意，并為積極融入到交談中去做最充分的準備。切不可追求“獨角戲”，對他人發言不聞不問，甚至隨意打斷對方的發言。

　　第二，謹慎插話。交談中不應當隨便打斷別人說話，要盡量讓對方把話說完再發表自己的看法。如確實想要插話，應向對方先打招呼：“對不起，我插一句行嗎？”所插之言亦不可冗長，一句兩句點到為止即可，不能接過話茬就開始長篇大論，完全不顧及對方的感受，也不管對方是否已經闡述完畢。

　　第三，重視交流。交談是一種雙向或多向交流過程，需要各方的積極參與。因此在交談時切勿造成“一言堂”的局面。自己發言時要給其他人發表意見的機會，別人說話時自己則要適時發表個人看法，互動式地促進交談進行。同時，要以交談各方都共同感興趣的話題為中心，并利用雙方均能接受的方式進行。若發現話不投機，需及時調整話題。

　　第四，禮讓對方。在與他人進行交談時，不要以自我為中心，而忽略了對對方的尊重。正常情況下，在談話中不要隨便否定對方或是質疑對方，不要動輒插嘴、抬杠，不要一人獨霸“講壇”，或者一言不發、有意冷場。

　　第五，委婉表達。在陳述自己的見解時，應該力求和緩、中聽，不僅要善解人意，而且要留有余地。即使是提出建議或忠告，也可以采用設問句，最好不用有命令之嫌的祈使句。在任何時候，都不要強人所難。

　　交談的語言

　　語言運用是否準確恰當，直接影響著交談能否順利進行。所以，在交談中尤其要注意語言的使用問題。

　　一要通俗易懂

　　第一，說普通話。在日常工作中，秘書應該自覺使用普通話，不要使用別人聽不懂的方言或土語。

　　第二，說明白話。秘書所使用的語言最好是讓人一聽便懂的明白話，切不可滿口“之乎者也”，濫用書面語言、專業術語或名詞典故。在交談時，要以務實為本，應當通俗活潑、生動形象、淺顯易懂，猶如家常話一般。

　　第三，說通俗話。在與普通群眾交談時，為了避免自己談話時語言枯燥乏味，應充分考慮到對方的職業、受教育程度等因素，努力使自己的語言生動、形象、具體、鮮明，所說的話應力求平易通俗，以利于溝通交流。如果“官話”連篇，不僅有礙信息的傳達，而且容易脫離群眾。

　　二要掌握口語

　　第一，機動靈活。在交談過程中隨時對自己所運用的口語具體內容與形式進行適度的調整。從表面上來看，口語大都顯得語句簡短，結構松散，多有省略之處。有時，它甚至會出現話題轉變、內容脫節、詞序顛倒等現象。然而由于口頭交際具有一定的雙向性、互動性，這些問題往往瑕不掩瑜，反而更能顯示口語生動活潑的特性。

　　第二，簡明扼要。一方面要求發音標準，吐字清晰；另一方面則要求所說之話含義明確，不可模棱兩可產生歧義，以免造成不必要的誤會。

　　三要文明禮貌

　　第一，要盡量使用尊稱，并善于使用一些約定俗成的禮貌用語，如“您”“謝謝”“對不起”等。

　　第二，要多使用文明用語，在語言的選擇和使用之中，應當既表現出使用者良好的文化素質、待人處事的實際態度，又能夠令人產生優雅、溫和、脫俗之感。

　　第三，在交談時不可意氣用事，以尖酸刻薄的話對他人冷嘲熱諷，也不可夜郎自大，處處賣弄才識指正別人。

　　第四，交談中應當盡量避免某些不文雅的語句和說法，對于不宜明言的一些事情，可以盡量用委婉的詞句來表達，多用一些約定俗成的隱語。例如想要上廁所時，可以說：“對不起，我去一下洗手間。”或者說：“不好意思，我去打個電話�！�

　　交談的內容

　　交談內容的選擇，應遵守一定的原則。

　　一要切合語境

　　第一，交談內容務必要與交談的時間、地點與場合相對應，否則就有可能出錯。

　　第二，交談內容還應符合自己的身份。應使談話符合我國的法律法規，并與單位和領導保持一致。切勿與單位或領導唱反調，切勿泄露本單位的機密。

　　二要因人而異

　　在交談時要根據交談對象的不同而選擇不同的交談內容。談話的本質是一種交流與合作，因此秘書在選擇交談內容時，就應當為談話對象著想，根據對方的性別、年齡、性格、民族、閱歷、職業、地位等而選擇適宜的話題。

　　三要回避禁忌

　　秘書在與別人交談時，應當把握好“度”。在態度上要注意克制，不要引起對方的不快，不可一言不發，不可沒完沒了。不可諷刺挖苦，不可驕傲自大。在內容上要慎重斟酌，千萬不要犯忌，不宜對自己的單位或領導橫加非議，必須時刻維護單位的聲譽，絕對不能對自己的領導、同事、同行說三道四。不應涉及對方單位內部事務，不要涉及對方弱點與短處。同時，如果雙方不是十分熟識，也不要涉及對方的個人隱私，如年齡、收入等。

　　交談的方式

　　與他人交談，既要注意具體內容，又要注意表達方式。可根據不同的情況，采取以下幾種不同的談話方式。

　　一是擴展式。指交談雙方就某些共同關心的問題進行由此及彼、由表及里、由淺入深的討論。

　　二是評判式。指在交談過程中聽取對方的觀點以后，在適當的時刻，以適當的方法，恰如其分地進行插話，來發表自己就此問題的主要看法。

　　三是傾瀉式。指在談話時對對方毫無保留，將自己的全部想法都全盤托出，也就是人們通常所說的“打開天窗說亮話”。

　　四是靜聽式。指與別人進行談話時，自己主要是洗耳恭聽。

　　五是啟發式。指交談中的一方主動幫助不善表達的另一方，在話題的選擇或談話的走向上給對方予以引導、支持、鼓勵，以幫助對方在談話中得以采用恰當的方法來闡述自己的見解和主張。

　　六是跳躍式。指在交談過程中，某一話題在無人呼應時，為避免談話者感到尷尬，或者是談話出現冷場，因而跳出原先談論的范圍，轉而挑選出令大家都感興趣的話題。

　　電話禮儀

　　因此秘書必須具有我代表公司的意識，這樣，不但樹立了自己的良好的形象，同時也把自己公司的良好形象留給了對方。

　　秘書接電話禮儀

　　接聽電話第一聲應說：您好，然后再報上本公司的名稱、自己所在的部門或姓名。作為秘書，應掌握接電話的規范：

　　隨時保持笑容

　　打電話是從語言和聲調開始的。在接電話的過程中，你的眼睛、手勢以及各種形態的動作，對方都看不到，因此這時打電話的語氣和聲調就顯得格外重要。人在微笑時說話的聲音，會使人感到柔和、舒服。所以，在接聽電話時，應隨時保持笑容。

　　姿態正確，聲音清朗

　　在接聽電話中，雖然通話雙方互相看不到對方，但你的心理狀態、當時的心情和心境，都會非常微妙而又非常真實地反映到語調、語氣上來，所以，在接聽電話時，不可以有一副慵懶的姿態或者懶散的樣子。這樣，會使對方明顯地感覺到你對他的不尊重。

　　不要讓電話鈴響的太久，電話鈴聲響兩下時，要迅速拿起電話，這時一種避免讓對方久等的禮貌做法。

　　如果在特殊情況下，鈴聲響幾聲后才接電話，應向對方致歉，這樣才會使對方對你產生良好印象，認為你很有禮貌、很有修養，同時也會對你的單位產生良好的印象。

　　用左手我電話，右手執筆

　　接聽公務電話時，一定要用左手持話筒，右手執筆，一邊交談，一邊記錄電話內容。

　　正確記錄所要傳達的事

　　企業電話講究效率第一，電話的記錄傳達宜求簡潔明了，最忌諱拖泥帶水，不得要領。在做電話記錄時，要記下何時、何人、何地、何事、如何處理等等。

　　理智地回答一般性的詢問

　　對打錯的電話表示諒解；對個人私事的來電簡要回答；對電話騷擾不予理睬；對員工家庭急事予以緊急處理；對態度粗暴語言粗魯的來電，仍應保持你的禮貌和職業性語言，不和他爭辯和頂撞。

　　記準電話，以免打錯

　　如果撥錯號碼，應禮貌地向對方道歉，不可隨手掛機，然后向對方說：對不起。

　　選擇恰當的撥打時間

　　如無緊急情況，一般白天應在8點以后（假日在9點以后），夜間則在22點之前，以免打擾他人休息。有午睡的季節，不應在中午打電話，一般通話時間以3~5分鐘為宜，伎倆提高通話效率，減少占用時間。

　　撥打電話前應做好充分的準備

　　通話以前，應對談話內容與目的做到胸有成竹，有的放矢，避免詞不達意，結結巴巴的通話。

　　發傳真時的禮節

　　如發傳真，而對方使用的又是電話/傳真兩用機，也就是兩種機器使用同一個電話號碼，你可先撥通對方號碼，通知對方：您好，請打開傳真機，我有傳真件發給您，謝謝。待耳機中聽見尖利獨特的傳真記號時，便可發送傳真件。

　　代撥電話的禮節

　　如果是為上司或同事代撥電話，接通電話后先確認對方身份，然后客氣地請對方稍后，告訴對方誰要和其通話，然后把電話轉給有關人員或用手捂住話筒請委托者來接電話。

　　在辦公室內避免打私人電話

　　不可占用公司電話談個人私事，更不允許在工作時間通過電話與親朋好友聊天。

　　手機禮儀

　　手機作為日益普遍的通訊工具，其使用禮儀的不完善已經成為禮儀的最大威脅之一，秘書在社交場所或工作場合放肆地使用手機，嚴重影響他人，也影響到其本身的形象。關于手機禮儀，秘書們應該注意一下幾點。

　　公共場合不要旁若無人的使用手機。尤其是在電梯，樓梯，路口，人行道這樣的地方，在會議中或是與人洽談時，最好把手機關掉，特殊情況下可以調成靜音或震動狀態。

　　在與人一起用餐的時候，也有必要把手機關掉或是調成震動狀態，不要出現當人們正吃到興頭上時被煩人的鈴聲打斷。

　　在所有公共場合，都要在手機沒有使用時，把它放在合乎禮儀的常規位置，放手機最正規的位置是隨身攜帶的公文包里，無論如何都不要拿在手里，安全其間不要放在桌子上，公共場合使用手機，應盡量壓低自己的音量，而絕不能大聲說話。

　　手機短信因其快捷又類似書面信函的優勢，被大眾尤其是年輕人廣泛地使用，因此我們很有必要關注一下手機短信的使用禮儀，在公共場合和社交承和不時響起的手機短信聲音，和這些場合響起的手機鈴聲一樣失禮。

　　秘書們應杜絕一邊和別人交談，一邊低頭查看短信的舉止，這是對對方的極大不尊重。同時在短信的內容選擇和編輯上，應該和同行文明一樣重視。

　　秘書的電話禮儀，從秘書接聽電話，撥打電話，使用手機通話等禮儀方面進行詳細的介紹。希望在公共場合或是上班場合或是社交場合，都不會因為電話的禮儀問題而有損公司的形象。

【秘書如何做好保密工作】相關文章：

如何做好企業秘書04-07

文秘如何做好保密工作03-20

如何做好秘書工作?07-31

該如何做好秘書的工作03-26

秘書如何做好溝通協調工作05-17

秘書從業技巧心得：如何做好秘書工作01-13

秘書應該如何做好溝通協調工作03-30

如何做好一個秘書的工作01-12

行政秘書如何做好會議記錄12-07