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      1. 該如何做好秘書的工作

        時間:2024-09-21 05:15:12 辦公文秘 我要投稿
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        該如何做好秘書的工作

          秘書人員的素質及其工作效率,直接影響到整個單位的形象及其在市場經濟環境中的競爭力。該如何做好秘書的工作?下面一起來看一下吧。

        該如何做好秘書的工作

          (一)、基本素質

          1、身體素質:健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

          2、心理素質:要時刻保持良好的心態,心理狀態要正常,不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態從事自己的工作。一個有著心理障礙的人,一個對社會充滿仇恨的人,一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

          3、思想素質:這是更高的一項要求,作為現代社會的高級管理人員,在一個國際知名的機構里工作,應當具有愛崗敬業精神、實事求是精神和開拓創新精神,此外,還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。

          在現代社會里,人們的工作生活的節奏加快,社會的變化日新月異,外邊的世界很精彩,幾乎每天都有令你感慨的事情發生,且不說每天的國內外形勢,就在我們身邊,就會經常有一些新奇事、突發事,今天你的一個親戚玩股票掙了大錢;明天你的一個朋友倒房地產虧大發了;昨天,你的哥們當了大官,前天,你的一個熟人因腐問題露餡,進去了。這些都會令你感慨,但不要受各種情況的影響,不能看人家發財了,就想到,做人就得膽大;而一看到出問題的,馬上又一轉念,做人還是謹慎為好!

          做人要心胸寬闊,不要心胸狹窄,小肚雞腸。我們在現實社會里生存,每一天

          (二)、業務素質

          1、理論知識:必須認識到理論學習的重要性,一方面要掌握扎實的基礎知識,包括法律、外語、經貿以及對業務工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息,關注的法學領域的新的發展動態。

          2、實踐經驗:要注意總結工作中好的經驗,盡量避免走彎路,要經常進行經驗交流,要多向有經驗的人學習。

          3、辦事能力:秘書工作繁雜、瑣碎,這就要求我們必須具備較高的辦事能力,無論是辦案,辦會,還是處理日常事務,都要注意鍛煉自己的辦事能力,提高辦事效率并應掌握一定的辦事方法與技巧。(詳見“四”)

          (三)、文化素質

          1、社會科學學好專業知識應是起碼的要求,而懂得一點文史哲,具備一定的文化素養,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可對工作有所裨益。相傳,在清朝某年間,皇帝派朝廷官員到南方招考官吏,但先后派了幾人均未能完成此任。何故?只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養低,寫詩做對皆不行。后皇帝派了一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯來試王的文化,上聯曰:江南千山千水千秀才,王爾烈即刻以此下聯對之:塞北一天一地一圣人。語出驚人,頓受青睞。江南秀才們進而問到,先生的學問究竟有多大?王隨口吟到:天下文章屬三江三江文章屬吾鄉吾鄉文章屬吾弟吾為吾弟改文章。由此,一句對聯,一首詩完成了招考工作。

          2、自然科學:仲裁、調解案件五花八門,常常要涉及自然科學的有關知識,如機械設備,建筑工程,醫藥化學等。一方面,我們平時要注意積累;另一方面,在辦理這方面的案子過程中,也要從中學一學這方面的知識。

          3、外語:我們辦理的案件中,涉外案件占有很大的比例,經常涉及外國當事人,對外交往中,無論是書面的,還是口頭的,都要經常運用外語。我們要使自己成為既懂業務又懂外語的,“兩條腿走路”的人才。

          (四)此外,學會一些有益的技能,如電腦、開車,琴棋書畫等,也是很有好處的。

          俗話說,“藝不壓身”如果你具備了一定的素養,掌握了某種技能,總會有你顯山露水那一天,同樣,假如你在那一方面尚存缺陷,則一定會有你無地自容的那一刻。

          但有一點要明確,我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”,在做好本職工作的前提下,才能再去充實自己的其它知識與技能,而絕不能沖淡“主題”,更不能“不務正業”。

          秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術

          工作原則:在工作中應遵循的規律并使之作為我們行為的準則。

          工作方法:為了達到工作目標而采取的手段和途徑。比如過河:你可以選擇游泳,劃船,架橋等,關鍵是要選擇切實可行的方法。

          工作藝術:通過運用高超的、巧妙的、具有創造性的工作方法,順利地完成工作任務,同時給人以美的感覺和享受。

          作為現代社會的秘書人員或管理人員,我們應該學會:堅持工作原則,運用工作方法,講究工作藝術。為此,我們要做到以下幾點:

          1、要協調好各種關系:

          包括與本部門的領導之間,同事之間;與仲裁員/調解員之間的關系;與當事人的關系,與律師的關系;與有關部門的關系等。

          在協調與本部門領導的關系時,要作到尊重領導,維護領導的威信,適應領導的工作習慣、工作方法、工作風格以及工作特點。比如,有的領導邏輯性較強,凡是愛有個前因后果,對這樣的領導就要在談工作時要講事實,擺觀點,有分析有推理;而有的領導喜歡單刀直入、開門見山,對此就要言簡意賅,直中問題的要害;而有的領導幽默風趣,你也不妨與他(她)開開玩笑。了解領導的工作風格和特點,目的是為了更好地做好工作。當然,在尊重領導的前提下,要敢于提出自己的觀點,要有維護真理的精神。那種對領導一味迎合,無原則地服從,則是不足取的。那樣,會使別人懷疑你的人格、人品,領導也不一定會欣賞這種人。

          對待當事人要熱情周到,莊重大方,言行得體,不卑不亢,樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風,也不要沾染市儈奸猾的習氣。

          對仲裁員/調解員要尊重,當好他們的助手和參謀,但不要越俎代庖。要各司其責,互相配合,共同把工作做好。

          此外,要注意與有關部門建立和保持良好的工作關系,如外貿部門,商檢機構,會計師事務所等。這對于我們搞好工作也是大有好處的。

          2、要掌握理事藝術

         。1)工作要有計劃

          長遠計劃:五年、三年、一年

          短期計劃:一個月、一個星期、每一天

         。2)養成良好的工作習慣:今日事今日畢,能馬上辦的決不要等一會兒再辦;一件事情要一抓到底,不要半途而廢。目標明確,有始有終。

         。3)始終把握工作的中心:工作安排要主次分明,不能“眉毛胡子一把抓”。重要的事先辦,急事先辦,及時處理;對大事要高度重視,一抓到底,而相對來說不太重要的事則可以放后緩辦。

          3、要有較高的說、寫能力,即語言表達能力和文字寫作功夫,這也是做好秘書工作必須具備的。

          我們在實際工作中,都體會到,秘書工作涉及到的關系方方面面,既有人,又有事,千頭萬緒,林林總總。然俗語到:“千條線,一根針”,我們就是這根“針”,運用得好,你會有條不紊,游刃有余;運用不好,你會手忙腳亂,焦頭爛額。

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