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如何做好一個秘書的工作
文秘工作是各級行政機關的一項重要的、經常性的基礎工作,是機關辦公室的一個重要組成部分。工作中,領導要做到決策科學化,離不開文秘人員的協助。因為文秘人員一方面處理著大量的日常事務工作,使得領導能集中精力考慮決策問題。另外,還能發揮他們了解全面情況,掌握多方面信息的優勢,輔助領導決策,提供合理合適的建議。黨政機關文秘人員更是領導的參謀和助手,擔負著聯絡上下、協調左右、參與政務、辦理事務的重要角色。文秘人員的素質如何直接影響著部門和單位的形象,影響著黨和人民群眾的聯系。所以說,文秘工作雖然頭緒多,任務重,但是它的重要性決定著必須把工作搞好。
主動做好領導之間、部門之間的協調工作,幫助領導有計劃、有步驟、有重點的抓好各項工作,做到忙而不亂。并從過去偏重辦文辦事,轉變到即辦文辦事,又出謀劃策。
組織起草本單位工作計劃、報告、總結、規劃、決議和規章制度,對需上報、下發的文稿進行政策、文字上的把關。對單位進行的會議、學習、座談及調研情況等做詳細的記錄,并歸類保存。
開展調查研究,聚焦工作中出現的新情況、新問題和熱點、焦點問題,從政治、政策、從服務領導的角度出發,客觀分析問題,并及時向領導反映,提出合理性建議。
對上級機關的來文和下屬職員的報告,要及時轉交給領導,根據領導的批示,具體落實承辦,如期上報辦理結果。并且要學會領會領導的意思,做到想領導所想,急領導所急,辦領導想辦,使自己的工作具備超前性和預見性,真正成為領導的參謀助手。
文秘人員除了具備以上工作人員的基本條件外,還應自覺、全面地加強自身素質,努力把自己造就成為德才兼備,既合格又稱職的工作人員。
要有良好的思想素質。思想,思維活動的結果。一切根據和符合于客觀事實的思想是正確的思想,它對客觀事物的發展起促進作用。反之,則是對客觀事物的發展起到阻礙作用。因此文秘人員在工作中必須主動學習“三個代表”重要思想,科學發展觀等理論知識,武裝頭腦;博覽群書,樹立積極向上的人生態度,有合乎實際的價值目標;要做到干一行,愛一行,敬業愛崗,認真工作,奉獻自己的力量。
要有誠信的人品素質。文秘人員是領導身邊的工作人員,是同事的伙伴。因此在工作中要服從領導的安排,尊重領導的意見,維護領導的權威,樹立領導的形象;與同事之間應團結一致,互幫互助,和睦友善,凝造良好的工作環境;對待自身要嚴格要求,提倡“三老”原則,做老實人,說老實話,干老實事,樹立良好的信譽,說話、辦事講信用,答應領導的工作或別人的事情要按時、按要求完成。
要有健康的心理素質。首先要有自信,相信自己有能力、有把握完成領導派達的各項工作、任務。不自卑、不自負、不過高估計自己,有能力就干,沒能力就學。其次是冷靜,在工作中,不要被工作多、任務重迷糊了眼睛,沖亂了思想,要學會穩定情緒、冷靜思考、合理安排、逐項辦理,出色完成任務。三是平衡,文秘人員不僅工作多、加班多,而且受批評多、落埋怨多。要學會調整自己的心理平衡,對上忍,對下容,經得起敲打,聽得起批評,受得起委屈,耐得住刺激。
要有豐富的文化素質。博學多才,是對每個人素質的共同要求,也是共同渴求,但對于文秘人員來講,要把豐富的知識儲備作為基礎;A知識是文秘人員必須具備的最起碼的知識面,基礎知識越扎實、豐富,其工作潛能發揮就越大。對于專業知識的學習,不但要學會寫作的基本理論知識,還要掌握高水平的寫作技巧。另外也要了解熟悉本單位的行業專業知識,強化政策研究知識的學習。
要有扎實的業務素質。書面表達能力,就是要把思想按照規范的格式和要求轉化為文字的一種形式,是文秘人員最為經常性的工作,要完成好這項工作,就必須具備熟練的書面表達技巧,使文件內容行文流暢、語體得當、內容明曉、格式規范。口語表達能力,是文秘人員開展工作的基礎。作為領導的助手,上傳下達、組織協調、溝通交流等日常工作都離不開語言表達,因此要做到口齒清楚、語調平穩、條理分明、中心明確。獨立辦事能力,主要體現于較強的理解與溝通能力。即能快速理解領導決策意圖、能善于分類思索、能及時抓住事物的關鍵和實質,提出有效的解決方案并圓滿完成。
社會在進步,時代在發展,人們的觀念也在變化,文秘的職能也隨著辦公室職能人員的基本素質提出了更多更高要求,既要有完成各種任務的有形的素質能力,又要有無形的素質能力。所以說,作為一名文秘人員,只有在實踐中不斷學習,在學習中不斷鍛煉,在鍛煉中不斷領會自身的潛力,那樣才會成為德才兼備,合格稱職的工作人員;才能充分體現文秘人員的價值崗位。
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