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文秘如何做好保密工作
一個(gè)組織的保密工作是從本單位的安全和利益出發(fā)，將秘密信息控制在一定的范圍和時(shí)間內(nèi)，防止被泄露和利用，是其自身價(jià)值得到充分有效地實(shí)現(xiàn)而采取必要手段和措施。那么文秘應(yīng)該如何做好保密工作呢，一起來看看!
1、秘書在保密工作中需要注意的幾方面
(1)、文件保密。
秘書經(jīng)常要與各種文件、資料、圖表等打交道，這是秘書工作的一大特點(diǎn)。其秘書要有很強(qiáng)的保密意識(shí)，對(duì)保密文件、資料，應(yīng)自覺做好接收、傳遞、保管方面的保密工作，并且不該看的堅(jiān)決不看，不該說的堅(jiān)決不說。
(2)、會(huì)議保密。
秘書經(jīng)常要參加各種會(huì)議，有不少是領(lǐng)導(dǎo)層參與的會(huì)議。這些會(huì)議內(nèi)容中常有不少信息需要保密，是否公開、何時(shí)公開、向誰公開都由主管領(lǐng)導(dǎo)決定，秘書不得隨意擴(kuò)散和泄漏，要嚴(yán)格按照會(huì)議要求做好保密工作。
(3)、科技保密。
任何組織開展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都需要科學(xué)技術(shù)以及研發(fā)創(chuàng)新等方面工作做支持，可以說它是企業(yè)的生命，是企業(yè)在激烈競(jìng)爭(zhēng)中保持不敗的關(guān)鍵。因此相關(guān)的情況都需要保密。秘書的工作性質(zhì)決定其得與各種人接觸，包括客戶、同行、媒體、政府部門等，做好這方面的保密工作是非常重要的。
2、秘書應(yīng)做好組織中特定信息的保密工作
從保密信息的內(nèi)容上看，不同的組織會(huì)為自己劃分保密范圍，但每個(gè)組織中都會(huì)規(guī)定如下一些特殊類型的信息需要保密，它們包括：
(1)、人事信息
(2)、財(cái)務(wù)信息
(3)、產(chǎn)品信息
(4)、客戶信息
注意做好這些特殊類型信息的安全是極為重要的，如果不注意它的安全，讓不該得到的人得到它，會(huì)給組織帶來極大的影響和損失。例如：如果企業(yè)人事信息中的正在醞釀的晉升信息公開，會(huì)引起員工之間不團(tuán)結(jié);聘用信息公開，會(huì)被同行挖墻腳。如果財(cái)務(wù)信息失密，會(huì)影響企業(yè)的股票價(jià)格，也會(huì)影響銀行對(duì)企業(yè)的貸款。企業(yè)有關(guān)新產(chǎn)品的開發(fā)、市場(chǎng)活動(dòng)和價(jià)格政策等信息是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手最希望知道的，甚至可以抄襲其新產(chǎn)品的技術(shù)而使組織蒙受巨大損失。企業(yè)長(zhǎng)期積累的客戶信息失密，會(huì)被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手挖去作為開發(fā)市場(chǎng)目標(biāo)而使你的組織失去了客戶，失去大宗業(yè)務(wù)和合同。所以每一個(gè)組織都極為重視設(shè)計(jì)方面信息的保密工作。
3、做好電子信息的安全
(1)、計(jì)算的顯示器應(yīng)放置在他人看不到屏幕的地方，如果來訪者走近，應(yīng)迅速關(guān)閉頁面或關(guān)小亮度，或保存你的信息關(guān)閉顯示器;
(2)、計(jì)算機(jī)打印保密材料要人不離機(jī)，負(fù)責(zé)保存和傳遞;
(3)、在提交電子信息之前，應(yīng)向上級(jí)核對(duì)，不能給未被授權(quán)的人;
(4)、每一個(gè)使用者應(yīng)該有自己的識(shí)別碼，密碼必須保密，經(jīng)常更換;
(5)、應(yīng)該使用密碼來保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，并定期更換;
(6)、計(jì)算機(jī)必須經(jīng)常進(jìn)行查毒、殺毒，并為了安全，不要安裝借來的程序;
(7)、重要的文件要做備份，并存儲(chǔ)在安全、加鎖的地方，但要記住磁盤不能保存在過熱和過冷的地方;
(8)、有保密信息的軟盤不應(yīng)該帶出單位，以防止數(shù)據(jù)落到不應(yīng)得到這些信息的人手上;
(9)、有可能計(jì)算機(jī)應(yīng)安裝警報(bào)系統(tǒng)，防止信息被盜。
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