秘書公文寫作應把握六個方面
公文寫作較之于一般文章的寫作，從選材立意、結(jié)構(gòu)安排、語言表述到寫作文風、行文格式以及時間和數(shù)字用法等都有其特殊要求，應遵循特定的規(guī)范。寫作者應了解公文寫作的一般知識，熟悉其行文格式，把握寫作要領(lǐng)及規(guī)律，練好基本功。
一、領(lǐng)會意圖
公文寫作是遵“令”而作，也就是要根據(jù)領(lǐng)導和機關(guān)的意圖行文。因而，寫作公文首要的是要準確了解、把握領(lǐng)導和機關(guān)交擬文稿的意圖，明確行文的目的、要求、中心內(nèi)容以及發(fā)送和閱讀對象等，即明了為什么寫、寫給誰、寫什么、使用什么文種等。只有意圖明確，才能確立正確的寫作思路、采取正確的寫作方法，寫出的公文才能對路。在把握行文意圖及相關(guān)要求的基礎(chǔ)上，還要有針對性地熟悉和了解有關(guān)政策法規(guī)，明確與寫作內(nèi)容有關(guān)的工作指導方針和政策界限等，作為行文的指導;同時，收集有關(guān)資料，對起草文稿相關(guān)的問題進行必要的了解和調(diào)查，也就是要充分占有材料、分析研究問題，提出可供選擇的措施和意見等，即提煉觀點�？傊�，領(lǐng)會意圖的過程，也是確立寫作思路的過程，它是公文寫作的基礎(chǔ)和首要環(huán)節(jié)。
二、準確立意
公文“立意”，一是要正確。這是由公文具有權(quán)威性和約束作用所要求的。只有立意正確，才能寫出符合黨和國家路線、方針、政策，準確體現(xiàn)行文意圖的公文，寫出的公文才對工作有指導作用，從而發(fā)揮其應有的效用。二是要清晰。公文無論是提出問題、解決問題，還是表明觀點、提出要求，都應表述明確。只有立意清晰，寫作思路才清楚，表述才充分達意，公文才具有適用性。三是要集中。立意集中，要求一篇公文一般只突出表達某一基本思想，溝通某一主要情況，提出和解決某一主要問題，也就是說要緊緊圍繞中心、突出中心，以此統(tǒng)帥全文。四是要有新意。根據(jù)新的形勢、任務和時代特點，提出新觀點、新思路，拿出新的措施和辦法，以增強公文的感召力、針對性和指導性。
三、準確擬題
一個完整的公文標題，一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三部分組成。擬定一個好的標題，一是公文的事由要精確達意，準確體現(xiàn)公文的基本內(nèi)容。二是要根據(jù)公文內(nèi)容準確選用文種，對號入座，達到內(nèi)容、形式和文種的統(tǒng)一。三是文字要力求精練。公文標題要簡短通順，一般的標題應提倡寫一句話，用幾個字、十幾個字高度概括。精練文字，除了在事由部分盡量壓縮外，遇到內(nèi)容較多、情節(jié)繁雜的公文，可用“有關(guān)問題”“若干問題”一類的`詞語來概括。四是要精明文義。公文的標題要開門見山，精明醒目，在標題的含義上要精明扼要，突出重點，高度概括;在邏輯關(guān)系上要做到概念準確，立意新穎，觀點和材料相統(tǒng)一;在用語上要合乎語法要求，用詞準確。
四、精于謀篇
公文謀篇主要應從三個方面下功夫：一是正確反映公務活動的發(fā)展規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系。公務活動與其他社會活動一樣，有其自身的發(fā)展過程和內(nèi)在聯(lián)系。盡管公文的篇章結(jié)構(gòu)可以有不同的變化，但總是以反映公務活動發(fā)展規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系為依據(jù)的。二是公文謀篇要為更好地表達立意服務。謀篇的根本目的在于更好地表達立意。謀篇是形式，立意是內(nèi)容，形式要為內(nèi)容服務。因此，公文謀篇必須適應立意所包含的內(nèi)容的需要，尋求好的表達形式，怎樣有利于表達好立意，就怎樣謀篇。三是謀篇應適合不同種類公文的寫作要求。各種公文的篇章結(jié)構(gòu)盡管有所不同，但同一種公文大體上有比較固定的寫法。這就要求寫作者應較全面地熟悉和掌握各種公文的寫作知識，在謀篇上盡可能符合不同公文的一般邏輯思維要求及其在結(jié)構(gòu)安排上的約定俗成的表現(xiàn)形式。
五、文風鮮明
公文寫作文風的基本特征，主要體現(xiàn)在準確性、鮮明性、生動性三個方面。準確性是對公文寫作文風的首要的、基本的要求。公文寫作力求準確，要求寫出的公文情況真實、觀點正確、合乎邏輯、表述精確以及標點符號使用、引文表述等準確規(guī)范。鮮明性是體現(xiàn)公文質(zhì)量與水平的重要標志。一是觀點要鮮明。主張什么、贊成什么、提倡什么、反對什么、要求什么、注意什么等，都要旗幟鮮明、毫不含糊。二是寫法要鮮明。做到行文立意鮮明，高度體現(xiàn)行文意圖;觀點鮮明，合乎邏輯，論證充分，論點、論據(jù)、論證融為一體;謀篇布局重點突出，層次安排清楚，首尾照應，過渡段、過渡語使用得當，背景交代清楚等。生動性在于增強公文的可讀性，提高宣傳效果。通常請示、批復、告知類公文要注意明確、簡潔;法規(guī)、辦法、章程類公文力求嚴謹、周密;而報告、講話稿等則可輔以使用號召性、鼓動性等語言。
六、表述規(guī)范
公文除在語言表述上要求體現(xiàn)準確性、生動性、鮮明性外，在公文中的名稱、數(shù)字、時間表述以及公文中的省略、標點符號的使用上，也應遵循其特定的規(guī)范要求。
——公文中的名稱表述。其一般要求是：文稿中第一次出現(xiàn)的人名(含職務)、地名、組織機構(gòu)名稱等應寫全稱，除符合規(guī)定者外，慎用簡稱;同一名稱在文稿中多次出現(xiàn)時，前后要統(tǒng)一。文中涉及若干人的職務時，要按有關(guān)規(guī)定正確排列次序，重量、長度計量單位名稱按國家規(guī)定書寫，對有些明文規(guī)定不用的名詞，要使用新的提法。正確使用專用術(shù)語，引用譯名以統(tǒng)一、通用的譯名為準。
——公文中的數(shù)字表述。其一般要求是：表示數(shù)量、長度、高度、面積、體積、重量和百分比等，一般使用阿拉伯數(shù)字;表示若干萬、若干億等的整數(shù)時，可以“萬”“億”為單位與阿拉伯數(shù)字并用。名詞、成語、分數(shù)中的數(shù)詞，表示序數(shù)的序詞，以及“三四個”“七八十人”等數(shù)字，用漢字;“一年四季”“理由有二”等表述，其中的數(shù)字也用漢字。引用法規(guī)中的章、節(jié)、條、款時，原來用漢字的套用漢字，原來用阿拉伯數(shù)字的，用阿拉伯數(shù)字。公文中的標題順序號可依次選用漢字、小寫數(shù)字和阿拉伯數(shù)字。通常情況下，一、二、三、四級標題，依次選用漢字小寫數(shù)字、漢字小寫數(shù)字加括號、阿拉伯數(shù)字、阿拉伯數(shù)字加括號表述�？萍肌⒇敃⒔y(tǒng)計類公文及報表等所用數(shù)字，應根據(jù)國家規(guī)定和國際通用的方式表述。
——公文中的時間表述。表述時間應準確、具體。其一般要求是：避免使用一些不清楚的時間概念，如“前年”、“昨天”等等，而應寫明具體年、月、日，緊急文電還應加注時、分。公文中的年份一般用全數(shù)，不得省略。公文中出現(xiàn)歷史朝代年號時應加注公歷年份。
——公文中的省略。公文中的省略應以準確、明白、不發(fā)生誤解為原則。其一般要求是：公文中的姓名、地名、單位名、時間一般用全稱書寫，其中地名、單位名稱也可使用規(guī)范化簡稱。公文中第一次出現(xiàn)的地名、單位名稱等已使用全稱，加說明“以下簡稱為××××”，再次出現(xiàn)時可用簡稱，有些確已為普遍公認、熟悉的事物和提法，可用簡稱。時間名稱一般不用時間代名詞，外國人的姓、名一般應寫全。
——公文中標點符號的使用。公文中標點符號的使用與一般文章大致相同。需引起注意的是，公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號;公文中表示次序單獨用漢字小寫數(shù)字時，數(shù)字后使用頓號，數(shù)字加括號時不用標點符號，次序數(shù)“第×”后用逗號，整數(shù)和小數(shù)間的隔點，一般用圓黑點。
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