秘書必須具備的能力

秘書必須具備的能力

　　一個優秀的秘書，要能根據工作中出現的具體情況，靈活地運用自己所掌握的知識和技能，做出及時有效的判斷，并與各方面進行溝通，圓滿完成上司交代的工作，因此，她還必須具備高度的理解能力、敏銳的洞察能力、廣泛的信息收集能力、優秀的寫作能力和出色的交流溝通能力。

　　一、判斷能力與執行能力

　　秘書于雪已與稅務局王局長約好，今天下午2點陪自已的上司錢總登門拜訪他，商談明年本公司環保節能產品免稅的事。正準備動身，前臺來電話，說東北地區的總代理鄭總來訪，現在正在會客室�，F在已經1點半了。如果按原計劃去拜訪王局長，那就不能接待鄭總;如果在家接待鄭總，那就得推遲或取消對王局長的拜訪;不僅不好選擇是見王局長或是鄭總，而且也不好向任何一方解釋�，F在辦公室主任一時也聯系不上，沒法向他請示。于雪應該怎么辦?

　　1、能分析問題

　　盡管事情很急，但于雪仍然需要冷靜。首先應該分析可以采取哪些補救措施：給王局長或鄭總去電話，推遲或者取消拜訪;盡快與辦公室主任聯系上，聽取他的指示;如果不能按原計劃拜訪王局長，那么，在告訴王局長不能踐約時，一定要誠實，說明真正原因，盡量注意說話時的語氣;在處理好這些問題之后，就要充分估計取消或推遲拜訪造成的各種后果;如果有消極后果，就要采取新的措施以把這種后果減輕到最小程度;另外，由于上司活動日程的變更，要及時與有關方面(比如司機)聯系，以保持各部門工作的協調。

　　當然，秘書應當采取的補救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書一氣呵成，在兩三分鐘內完成，因為總共剩下的時間不到半小時了。比如說這次不能踐約去拜訪王局長，并不意味今后也不去了;把原因說明，王局長不一定就會計較;而對鄭總來說，由于與錢總有很深的私交，這次沒有接待好，在知道了事情原委之后，也許會一笑了之。于雪在分析這些問題時，實際上就已經把公司的利益擺在了首位。

　　當問題出現在你面前之后，你要能分析出問題的本質，它到底是一個什么性質的問題。要能做到這一點，就要求秘書經常保持一種“問題意識”;只有這樣，你就不管遇到什么問題都會不慌不忙，從容面對。

　　2、具備解決問題的常識和經驗

　　把問題分析清楚了，還要有具備解決問題的常識和經驗。在這種情況下，于雪還應想好孰先孰后，是先給王局長打電話還是先去見鄭總?是先聽取辦公室主任的指示還是先接原計劃辦，再向辦公室主任匯報……哪些措施應該優先，判斷的唯一標準是怎么對上司有利就怎么做。反過來說，就是那些沒有什么實際意義的東西暫時就不要想那么多。

　　遇到問題了，就要想出解決問題的辦法，因此，秘書必須具備豐富的常識和經驗。只有這樣，不管遇到什么問題，你都能找到靈活的解決辦法。

　　3、能迅速采取行動

　　想好了辦法就立即付諸實施。在這種時候，秘書一定要鎮靜，如果你心里一著急，話就不一定說得明白;對方在電話里半天還沒聽清你說的是怎么回事，那么，他可能也會跟著你著急。這樣，不僅浪費時間，而且會把關系弄僵，亂上加錯。

　　無論你把問題看得怎樣透徹，也無論你想出了什么高明的解決辦法，如果你不迅速采取行動把問題解決，那問題仍然還是問題。對于上司來說他看重的是結果，所以，秘書的實際行動是最重要的。

　　二、理解能力與洞察能力

　　小鋼是一家生產速凍蔬菜的民營企業的總裁秘書�？斓侥甑琢�，老板一反常態，既不是與財務經理討論今年的決算，也沒與銷售部經理多討論明年的市場銷毀問題，與他們通電話也就三五分鐘的事;相反，他經常帶著研發部的經理與當地旅游局的人喝酒聊天，似乎一天到晚不務正業。這到底是為什么?小鋼通過琢磨，終于理解老總已經看到了生產速凍蔬菜難以形成新的利潤增長點，因為出口歐盟和日本的速凍蔬菜的技術壁壘越來越高，所以，決定利用本公司的傳統優勢，開發以觀光和休閑為特色的生態農業……在了解了老板的意圖之后，于是他抓緊時間，搜集進入生態觀光農業的各種信息，特別是目前一些企業的經驗及存在的問題，趕在年初董事會召開之前，把材料交給了老總。老總一看，大加贊賞，當即指示負責這個項目的籌備工作。

　　作為秘書需要有這樣準確的判斷能力，對自己上司的工作及整個公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問題，那么，你不僅能理解上司對你各項工作的要求，而且能主動提前做好相應的準備工作。當然，作為秘書不能擅作主張甚至超越自己的權限。但是，作為秘書，應該對自己下一步的工作有個基本的把握，對自己應該做的和能夠做的工作有個準確的判斷。為了節省上司的時間，作為秘書應預先知道上司會把什么工作交辦給自己，從而提前做好準備。

　　三、信息收集能力和寫作能力

　　在上面這個例子中，作為秘書應該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力，但是，光有這個還不行，你還要有廣泛的信息收集能力和優秀的寫作能力。

　　對于上司來說，秘書的一項主要工作就是為自己調查和收集有用而又全面的決策信息，并且及時地向自己報告。因此，對于秘書來說，你首先要知道“什么是信息”，只有這樣你才能知道哪些是上司現在需要的信息。由于情況在不斷變化，你收集到的信息也處在變化之中，所以，為了能給上司提供準確無誤的信息，秘書應對自己所收集的信息有相當的了解。

　　你知道了上司準備進入生態觀光農業，他需要大量這方面的信息，你在為他收集信息時，當然能從網上和報紙雜志上找到許多，但有些信息如開發成本，投資回報率這些信息在網上找不著，只有通過朋友或熟人幫忙才能找到，所以，作為秘書必須有廣泛信息收集的能力。

　　秘書收集到信息后要把它們寫成專題報告，另外還經常要起草一些公司內外的商業文書，比要代替上司起草講話稿等，所以，寫作能力對于秘書來說是不可欠缺的。比如上面那個例子，公司準備進入生態觀光農業，投資要幾千萬甚至上億，對于這么一個重大的項目，秘書小鋼不可能只向上司作口頭匯報。他必須用規范的商業文書格式把它寫出來呈交給上司，因為它不僅只讓上司看，還有可能讓公司所有董事看，甚至還要讓當地政府有關部門的領導看，所以，這份報告必須規范。

　　四、交流溝通能力

　　當今社會己進入信息時代，網絡己滲入到秘書工作的各個層面;不僅企業生產的自動化程度越來越高，而且企業管理的自動化程度也越來越高。企業管理的自動化不僅沒有削弱人際關系在企業管理中的作用，相反，它要求人們更加重視人際關系，因此，處于企業管理神經樞紐中的秘書，在協助上司與各方面進行交流溝通的作用更加重要。一般來說，上司在公司內外都有廣泛的人際關系，作為秘書必須了解上司的這些人脈關系，并在這個基礎上協助上司與方方面面進行交流溝通。

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