商務秘書禮儀常識：禮賓次序

商務秘書禮儀常識：禮賓次序

　　禮賓次序是指重要的禮儀場合的參加團體或個體的位次按一定的規則和慣例進行排列的先后次序。禮賓次序體現了主人對賓客應予的禮遇及這種禮遇給予賓客以平等的地位。下面為大家整理了一些關于商務秘書的禮賓次序，一起來看看！

　　禮賓次序的基本內容包含兩個方面：

　　第一個方面是就位次客體而言，即位次本身的大小、上下及前后。一般情況下，以右為大、為長、為尊，以左為小、為次、為偏。二人同行前者為大，右者為尊;三人并行中者為尊，三人前、后行，前者為大;二人并坐，右者為尊;三人并坐，中者為大。乘坐小轎車時，尊者由右邊上車，位低者由左邊上車;車內二排席，后排中間為

　　尊位，右邊次之，左邊再次之，前排司機旁位為最次。但當主人親自駕車時，司機旁位為尊位。上樓時，前者為尊，下樓時，特別是樓梯陡時，尊者在后。室內就坐時，以對門的座位為尊。但值得提醒注意的是，我國一般以左為大、為長、為尊，以右為小、為次、為偏。二人同行左者為尊，二人并坐左者為大。而在法國乘坐小轎車，則是后排右位為尊，左位為次，中位最小。如此特殊情況，應予了解，靈活掌握運用。

　　第二個方面是就位次的主體而言，即位次對象的大小先后。位次本身是固定的，但位次的對象卻是隨著活動內容的不同而有所變動。要為固定的位次找到適合這一位次的對象同樣具有客觀的依據標準(當然僅僅是就每一次特定的公關活動而言的)。

　　一般在重要的禮儀場合位次對象的排定有以下三種方法：

　　第一，按身分和職務的高低排列。這是禮賓次序排列的主要依據，就一級組織而言，總經理自然列副總經理之前。但事實情況往往要復雜得多，諸如同一系統中上級組織的部門經理與下級組織總經理是平級關系;不同系統的雖有級別差，但年齡、資歷、知名度有較大差別;雖同級或有級別差，但就一次特定的活動來說各自施其的影響力有明顯差異;雖有級別差，但與主人有明顯親疏傾向，等等。需要公關人員或參照其他禮賓順序的排列方法，或為了公關活動的最終成功做靈活縝密細致的統籌，絕不能教條化。至于參加者的真實身份和職務一般以得到確認的材料或對方提供的正式通知為依據，不能憑主觀印象或簡單憑參加者自己的“申報”，否則可能出現差錯造成不良影響。

　　第二，按字母或筆畫順序排列。多邊活動的各方或參加者不便按身份與職務的高低排列的，可采用按字母順序或筆畫順序排列的方法，這是一種予各方和個人最平等機會的方法，現在公關活動的排次中也被廣泛運用。按字母順序排列，就是將所有參加活動的組織或個人按其名稱或姓名的組合字母順序依次排列，如Beijing列Shanghai之前，Dow Chemical Ltd列shell chemicalCompany之前。如果第一個字母相同，則依第二個字母，第二個字母相同，依第三個字母，以此類推。一般涉外公關活動按英語字母順序排列居多，也可視具體情況按法語、西班牙語等其他語種的字母順序排列。但不能一次按兩種或兩種以上語種的字母順序排列。如果活動參加各方及成員均系華人，一般應按漢字的筆畫順序排列，而不按拼音字母順序排列。漢字筆畫順序的排列相對復雜些。一般以組織名稱或姓名的第一個字的筆畫多寡依次排列，如“丁”字二畫，“王”字四劃“丁”列“王”字前。假如筆畫相同，可按橫、豎、撇、捺等筆順先后排列，如“李”字與“肖”字均為七畫，“李”字的第一筆是“橫”，而“肖”字的第一筆是“豎”，因此“李”字列“肖”字前

　　簽字儀式的程序

　　1.人員就座

　　有關各方人員進入簽字廳，在既定的位次上各就各位。雙方簽字人員要大體相當，最好是出席會談的全體人員，除主簽人員以外，有時還請更高級別的領導人員出席簽字儀式，以示重視。

　　2.正式簽署合同文本

　　通常的做法，首先，簽署己方保存的合同文本，再接著簽署他方保存的合同文本。

　　商務禮儀規定：每個簽字人在由已方保留的合同文本上簽字時，按慣例應當名列首位。每個簽字人均應首先簽署已方保存的合同文本，然后再交由他方簽字人簽字。這一做法，在禮儀上稱為“輪換制”。

　　輪換制的目的是在位次排列上，輪流使有關各方均有機會居于首位一次，以顯示機會均等，各方平等。

　　3.交換文件

　　此時，各方簽字應熱烈握手，互致祝賀，并相互交換各自一方剛才使用過的簽字筆，以作紀念。全場人員應鼓掌，表示祝賀。

　　4.祝賀

　　交換已簽的合同文本后，雙方簽字人當場干上千杯香檳酒，是國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。

　　在一般情況下，商務合同在正式簽署后，應提交有關方進行公證，此后才正式生效。

　　商務秘書接待禮儀

　　一、 接待前的準備工作

　　(一) 接待環境布置

　　1、環境布置 接待環境應該清潔、整齊、明亮、美觀，沒有異味。前臺或會客室可擺放花束、綠色植物，表現出“歡迎您”的氣氛，會使對方產生好感。辦公桌上的文件、文具、電話等物要各歸其位、擺放整齊。不常用的東西和私人物品，應該放在抽屜里固定的地方，以便用時馬上能找到。

　　2、辦公用品準備

　　(1)前廳。 應為客人準備座椅，讓客人站著等候是不恭敬的。座椅樣式應該線條簡潔、色彩明快。還應配有茶幾。

　　(2)會客室。 桌椅應擺放整齊，桌面保持清潔沒有水漬、污漬。墻上可掛與環境協調的畫。掛公司領導或國家領導的合影，或某次成功的大型公關活動的照片，可提高公司的可行度。桌上可放介紹公司情況的資料。另外，茶具、茶葉、飲料要準備齊全。接待一般客人可用一次性紙杯，接待重要客人還是用正規茶具為好。會客室應具良好照明及空調設備。要配備一部電話，復印機、傳真機等即便不放在會客室內，也不要離得太遠。 客人走后，要及時清理會客室，清洗茶具、煙灰缸，換空氣，然后關好門。否則，會使下一批客人感到不受重視。

　　(二) 前臺值班 在前臺值班室，當沒有客人時，秘書應做好：

　　1、布置接待室

　　2、了解上次活動安排

　　3、填寫公司職員出入登記表

　　4、填寫客人預約登記簿

　　二、 接待的基本禮儀

　　(一)接待客人的基本禮儀

　　秘書接待客人時應該注意以下幾點：

　　1、無論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，應按先來后到的原則接待每一個客人。

　　2、無論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。

　　3、接待客人時態度要鄭重，但說話要留有余地。

　　4、對于有預約的客人要迅速轉達他的要求，不讓客人等候。

　　5、為避免出錯，對于客人說的一些重要事項要確認一遍。

　　6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關系。

　　7、要請客人填寫接待登記簿。

　　8、上司沒確認要見的客人，就不要讓他進去。

　　9、在不了解對方身份時，若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應盡可能地從對方那里了解一些有用信息。

　　10、陌生客人來訪時，一定要注意聽清有關他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據情況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清楚，但在打聽時不失禮儀。

　　(二)介紹的禮儀

　　在作介紹的過程中，介紹者與被介紹者的態度要熱情得體、舉止大方，在整個介紹過程應面帶微笑。一般情況下，介紹時，雙方應當保持站立姿勢，相互熱情應答。

　　1、自我介紹 在某種場合自我介紹對秘書來說非常必要。介紹的內容以具體場合而定，公務場合除介紹自己以外還要介紹自己的職務。

　　2、為他人作介紹 當你要將某人介紹給別人時確認被介紹的雙方哪一方更應該被尊重。按禮賓順序應該是：向年長者引見年輕者，不論男女都是按這樣的順序作介紹;向女士引見男士，向職位高的引見職位低的人，同時連同雙方的單位、職稱一起簡單作介紹。在人數眾多的場合，如果其中沒有職位、身份特殊的人在場，又是年齡相仿的人聚會，則可按照一定的次序一一介紹。為他人作介紹時，應簡潔清楚，不能含糊其辭。介紹時，還可簡要地提供一些情況，如雙方的職業、籍貫等等，便于不相識的兩人相互交談。如果你是單獨介紹兩人相識，應該事先了解一下他們彼此是否都有想認識對方的愿望，免得造成不必要的尷尬。在向他人介紹某人時，不可用手指指指點點，而應有禮貌地以手掌示意。 在社交場合，國際通行的是“女士優先”原則，即需要把男士介紹給女士。 被介紹者正確的做法應是：如果原本是坐著，此時應站起來，走上前去，在距離對方一臂左右的距離站好，注視對方，面帶微笑，待介紹以后，握手或點頭致意。

　　3、被他人介紹

　　(三)握手的禮儀

　　1、握手的姿式。 一般地，握手的兩個人手掌相握呈垂直狀態，表示平等而自然的關系，這是最穩妥的握手方式。如要表示謙虛或恭敬，則可掌心向上同他人握手。而如果是伸出雙手去捧接，就更是謙恭備至了。但切不可掌心向下握住對方的手，這通常是傲慢無禮的表示。握手時應伸出右手，決不能伸左手與人相握。

　　2、握手的順序。 在上下級之間，應先上級伸出手后，下級才能接握;在長幼之間，應長輩先伸手后，晚輩才能接握;在男女之間，應女方先伸手后，男方才能接握。

　　3、握手的力度也應注意。 一般情況，相互間握下即可。如果是熱烈握手，可以使勁搖晃幾下，這是十分友好的表示

　　4、握手的時間通常以三至五秒為宜，除非關系親近的人可以長時間握手外，一般都是握一下即可。握手時應兩眼注視對方的眼睛，表示誠意。

　　(四)交換名片

　　1、名片的內容 名片分公務名片和社交名片

　　(1) 公務名片 公務名片的主要內容主要包括所在單位和部門、姓名、職務或職稱、地址、電話等聯絡方式。名片上數字不宜太多，名字在名片中應該是最大的幾個字，頭銜不應太多。名片顏色最好為白色，顯樸素、大方。 公務名片上一般不印私人電話號碼。若不介意私人時間被打擾則可以印。若他人名片上沒有私人電話號碼，則不必問對方。

　　(2) 社交名片 社交名片用于社交場合。隨身攜帶的名片應放在名片盒或名片夾，不要直接放在衣袋或錢包里，這樣既不利于保存，也是對自己的不尊重。女性可把名片放在手提包里，男性可放在西服上衣內側口袋里或公文包內。

　　2、交換名片禮儀

　　(1)遞名片時機 初次見面的人在做完自我介紹或被他人介紹后，便可遞交名片。告辭是遞交名片也是常見。在談話時如果提及公司地址、聯系方式等內容也可遞交名片。

　　(2) 遞名片禮儀 一般來說，應是來訪者、男性、身份低者先向被來訪者、女性、身份高者遞名片，后者應在接到名片是回贈對方自己定的名片。遞交名片時應站起來(在餐桌上就免了)，以齊胸的高度遞上。雙手拿著名片上方，讓名片上的字體正面朝向對方，以便對方接過后就能馬上看清楚。如果對方也同時拿出名片，來訪者、男性、身份低者應使自己的名片低于對方的名片，以示尊敬。如果對方不止一人，應按職位從高到低或按位置從近到遠遞上

　　(3) 接名片禮儀 當別人站起來遞名片時，你應該馬上站起來雙手接過。接收對方名片后，不可立馬放進口袋，而應看清楚對方姓名、身份。如果對方的名字中某個字認不準的話，應恭維地向對方請教。拜讀完后要鄭重的把它放在桌上，注意不要把文件壓在上面。如果在會談，可把名片按對方座次擺在自己面前，便于名片與人對號，加深印象。如遇到自己名片正好用完，無法回贈對方時，可說明原因，表歉意，并手寫姓名、地址、聯絡方式送給對方

　　3、名片保存與整理 事后把名片名片盒或名片夾，按一定次序把名片歸檔。

　　秘書著裝的基本要求：

　　第一，色彩要素。俗話說：“沒有不美的色彩，只有不美的搭配�！鄙�彩如果搭配合理，就會恰到好處，取得事半功倍的效果。反之，如果搭配不合理，就會失去整體美，破壞視覺的和諧美感。女秘書的職業裝色調應該單一一點，不可以“色彩斑斕”。女秘書應該多多注意“三色原則”。三色原則是在國外經典商務禮儀規范中被強調的，國內著名禮儀專家也多次強調過這一原則。所謂“三色原則”，是指全身上下的衣著，應當保持在三種色彩之內，即女秘書的套裝、襯衫、鞋襪，一般不應超過三種顏色。這是因為從視覺上講，服裝的色彩在三種以內較好搭配。一旦超過三種顏色就會顯得雜亂無章。

　　第二，體形要素。人有高矮、胖瘦之分。絕大多數人體形上或多或少受到一些先天局限，有這樣或那樣的缺陷，這就需要通過服裝搭配加以彌補和修飾，使自己更具美感。首先要了解自己的體形特點，再選擇適合的職業女裝，自然會達到理想效果。比如H形體形，屬于偏胖，沒什么腰身，這類女秘書適宜選擇腰身合體、線條簡潔的職業裝。I形體形，屬于偏瘦，適宜選擇衣領處有褶皺，配有飾邊的衣服。Y形體形，就是腿部可能長得比較修長，線條比較好看，上半身不適宜穿緊身衣，所以要求上面相對寬松，就轉移了別人的視線。

　　第三，膚色要素。選擇與搭配職業女裝時也要考慮自己的膚色，服裝的色彩要與自己的膚色相協調。

　　第四，年齡要素。女秘書的年齡不同，應選擇不同的服裝。年輕的女秘書可以選擇紅、粉紅、黃、綠等色彩比較鮮艷的顏色，款式上選擇比較時尚、前衛，如西裝上衣是單個扣的，因為她們有活力與朝氣。而年齡較大的女秘書一般選擇黑、灰、海軍藍等顏色，款式的選擇上比較保守，這樣可以凸顯她們的成熟與穩重。

　　稱謂的選擇和使用

　　一般情況下，在商務活動中，有兩套稱謂方法，第一種就是稱對方為某某先生、某某女士，這也是最為穩妥和最為普遍的一種稱謂方式;

　　第二種我們可以稱呼對方為某某經理、某某主管、某某總監，以及某某領導，就是說直接稱謂他的職務。

　　握手

　　握手的次序，一般都是女士先伸手，男士再握手。領導和上級以及長輩先伸手，下級和晚輩再握手。

　　握手時，對方伸出手后，我們應該迅速地迎上去，握手的時候最應該避免的是很多人互相地交叉握手。

　　握手時還要避免上下過分地搖動。

　　相互介紹

　　在相互介紹的時候，應該注意順序的選擇，一般先由職位高的人開始介紹，如果是分為主方和客方的話，應該是先把主方介紹給客方，然后再把客方介紹給主方。

　　互換名片

　　要雙手拿出自己的名片，這時候有一個停頓，要注意將名片的方向調整到最適合對方觀看的位置，再雙手遞過去。雙手接過對方的名片，要簡單地看一下上面的內容，既不要把它直接放在兜里或放在其他位置根本不看，也不要長時間地拿在手里不停地擺弄，而應該把名片放在專用的名片夾中，盡量避免把名片放在口袋中，或者放在其他的位置。

　　其他注意事項

　　社交場所是禁止吸煙，禁止大聲喧嘩的，要注意音量的控制。

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