秘書處理人際關系能力和技巧

秘書處理人際關系能力和技巧

　　秘書是一種特殊的社會角色。處理人際關系是一門學問�！笆朗露疵鹘詫W問，人情練達皆文章。”下面整理了一些秘書處理人際關系能力和技巧，趕緊收藏起來吧！

　　秘書處理人際關系應具備哪些能力?

　　理解和領會的能力

　　要聽得快，聽得準，記得牢。只有清楚領會他人的意圖才能理解他人的立場，從而和諧融洽人際關系。

　　會說話

　　會說話是一門學問，也是一項技巧。它關系著人際關系成敗的基礎。會說話要求：在適當的時間地點說適當的話。

　　應變能力

　　秘書接觸的人際關系多樣化，辦公室各色人員之間難免有時會出現不和諧的因子，這就要求秘書人員能堅守原則，靈活處置。

　　控制自我情緒的能力

　　工作時應該保持穩定的情緒狀態，絕不把消極負面的情緒帶進辦公室，帶進工作中。

　　秘書處理人際關系應具備哪些技巧?

　　尋找共同語言。

　　向對方有限度地敞開自己。

　　善解人意，站在對方的立場上考慮問題。

　　學會傾聽。

　　真誠的贊賞。

　　沉著應付。

　　尊重同事，不當個人英雄，用適當的方式解決問題。

　　如果只有領導表揚你，而同事卻經常在背后詆毀你，這表明你可能是個能干的個人英雄主義者，你應認識到缺乏同事的配合，個人英雄主義做不長久，

　　年輕人很容易想到什么就說什么，想做什么就做什么，有人認為這樣很自然真實，沒有絲毫的虛偽，但卻可能事與愿違，被人認為莽撞、無禮、不成熟，結果好心辦壞事，好事多磨。

　　因為年輕人的眼里心里只有自己的世界，很少考慮到別人的想法。這可能也是第一次當秘書的你的特點，缺乏人際交往的經驗，急于求成，想用簡單方式解決問題，如果沒有一個正確的方式，只是一個好的出發點，很難達到預期的效果，甚至會走向反面。

　　勤于溝通，重視同事間的交往

　　當人們在辦公室忙碌，思想禁錮在本職工作范圍。但在飯廳食堂、生日聚會、集體旅游時，你可以接觸到不同部門平時不大容易接觸到的人員，在辦公室之外，人們在相對放松的狀態下講述自己的苦樂，你會聽到真實的抱怨、真誠的贊譽、客觀的評價，你可以更加了解某個人和某個集體，也會發現誰會成為自己的朋友，誰將止于同事關系。

　　作為秘書，與同事交往不僅能提高你的聲譽，擴大影響力，改變別人對你的誤會，還可以收集掌握信息，了解群眾的心聲，某項政策的反饋。當然，同時要提防“包打聽”飛短流長者，推心置腹向你泄密者，兩面三刀巴結奉承領導者，公私不分功勞獨占者。

　　強化為群眾服務的觀念

　　做好份內的群眾服務工作;

　　做好力所能及的群眾服務工作。

　　為群眾服務也應謙和有禮，不要有“ 恩賜” 的心態。

　　化解辦公室的沖突，營造親密、融洽的“家庭式氣氛”。

　　了解同事的潛在語言，技巧性地回答不能回答的問題，及時化解辦公室的沖突。

　　有些同事講話尖酸刻薄，把他當作無知或把他拉到一邊：“你這人這么好，不應該說這種話�！被蛘咧苯恿水數馗嬖V他：“你這樣說冒犯到我了”但表現自己時不要憤怒，否則只能表現自己的軟弱。你的毫不動氣，可以在相形之下顯示出對方的態度很不成熟，而且你的鎮定會避免沖突，使對方鎮定下來。

　　加強領導與群眾之間的信息溝通。

　　要站在領導和群眾的不同角度看待問題和解決問題。既把領導的意圖及有關政策原原本本傳達給群眾，也要把群眾的意見和要求不折不扣轉達給領導。

　　(2) 秘書在同事交往中的忌諱

　　切忌拉小圈子

　　忌情緒不佳，牢騷滿腹

　　切忌趨炎附勢，攀龍附鳳

　　切忌逢人訴苦

　　切忌故作姿態，舉止特異

　　(3)秘書與同事交往溝通的具體做法

　　絕不居功

　　以誠待人，信守承諾

　　贊美別人，不吝贊美與鼓勵

　　關注他人，勤于聯絡感情

　　專注工作，積極參與公共事務

　　尊重對方，記得感謝

　　融入集體，保持個性

　　不忘幽默與寬容

　　(六)秘書的業緣關系

　　(1)秘書與其他業緣關系的范圍

　　政府機關，部門牽涉的工作關系

　　工商企業與顧客、客戶的關系

　　組織與新聞媒介的關系

　　組織與社區工作的關系

　　企業與政府部門的關系

　　企業與股東的關系

　　(2)秘書與其他業緣關系的特征

　　廣泛性

　　復雜性

　　靈活性

　　變動性

　　(3)秘書處理其他業緣關系的原則

　　廣結良緣：這些關系涉及的人員都是秘書的服務對象，必需以“為人民服務”為根本宗旨。

　　區分主次：面對廣泛、復雜的人際關系，秘書必須平均使用精力，區分主次輕重。

　　一視同仁：無論對方的地位、身份等如何，秘書都應一視同仁，以禮相待。

　　微笑的魅力：秘書真誠的微笑能給對方美好印象，繼而輔之以文雅得體的舉止言談。

　　記住姓名：姓名，對于每個人都是最重視最美好的字眼，初次見面能適當稱呼對方，會給對方得到尊重的滿足。

　　秘書的為人處世之道

　　一、把握領導性格辦事

　　領導是你的領路人，他決定著你的前途命運。為什么很多人兢兢業業地工作、奉獻，成績不是不顯著，可是一輩子仍然是原地踏步。而有些人毫無建樹，卻憑著一張利嘴，和一手溜須拍馬的好功夫，成為領導的親信，步步高升，官運亨通。

　　可以說領導的感情，永遠傾向于對他示好的下級，領導也是人,他有這種情感需求，是人之常情，如果領導對你沒有好感,你再怎么能干又有什么用呢。為了改變現狀，我想從兩個方面入手。

　　1、首先要博得領導的好感

　　自古以來，為什么善于贊美和恭維的人總能受到別人的青睞，總能得到領導的重用呢？而那些遠離領導、不親近領導的人，雖"勞苦功高"卻常常"藏在深閨GUI無人知"呢？其實人性中有一種最深切的秉性，這不僅僅是愿望，也不僅僅是欲望，而是一種被恭維的渴望。在與領導交往中，要永遠記住，領導都希望下屬恭維他、贊揚他。

　　那怎樣贊美領導，才能使領導受用舒坦呢，想做到這一點也不難。

　　你要找出領導的優點和長處，在閑聊時，你可以請領導暢談他值得驕傲的東西，默默地記在心中。等到適當的時候，你好似不經意地提起這些業績，給領導誠實而真摯的恭維。領導一定會飄然在曾經的成就之中，并因此對你這個"念他好"的人，多一份關注，甚至是喜愛。

　　贊美領導要有充分的理由，這樣領導才會樂于接受，覺得你的贊美是發自內心的，很真誠，沒有什么虛假成分。否則，領導會覺得你另有企圖。你可以象對待長者一樣，請他指出你應該努力的方向。讓領導指點規范自己的言行，進行推心置腹的交流。這樣做領導會以長者自居，對你產生好感，他會覺得你是一個對他真心欽佩、虛心學習的人，是一個有培養前途的人。

　　一個真正懂得贊美的人，會把贊美的火候控制得很好，張馳有度，收放自如。恰當的恭維，會讓領導很受用，而跟在別人后面，鸚鵡學舌，刻意地去恭維領導，很容易招致周圍同事的蔑視。因此贊美別人，需要我們用心去體會，當然如果你一味地去贊美一個人，他聽的次數越多，就越容易產生反感厭惡，讓人感到你的虛偽。

　　其次要適應領導的工作習慣、工作方法和風格

　　不同性格的上級，為人處世的方式往往不一樣。有些人眼中的可愛，可能會成為另外一些人心中的忌諱，性格的差異，形成了不同的相處結果。

　　漢景帝時，有個叫周文的朗中令。他原是文帝的御醫，后來被任命為太子的醫生。太子即位，成了景帝，他被升為朗中令。周文言談十分謹慎，景帝很放心，連寢室都讓他隨便出入，做房事時也讓他在旁邊侍候。像周文這樣的人，能被三個皇帝器重的不倒翁，靠的是什么？就是沒有原則當老好人，順應討好別人，無所作為。他官居郎中令，卻一點也不過問朝政，“無為”的性格可以使一部分人得到長久的保全。

　　還有一例：張作霖當了大帥后，要論功行賞，大封部下，但手下一個秘書長，卻被撒了職。幾個朋友替秘書長說情。張作霖卻說：“我對他并沒有什么恩怨，不過他作了8年的秘書長，沒有同我抬過一回扛，難道我8年之中，就沒做錯過一件事嗎？這樣的秘書長，又有何用？”

　　周文與這個秘書長，采用了相同的方法，結果卻大相徑廷，一者可以長久相處，一者被撤職辭退，這其中原因，就是領導的喜好不同，性格的差異，如果我們不能及時調整思路，吃虧的總是我們自己。因此，我們要多花些心思，準確地把握領導的性格，才能確保我們的生存順風順水，工作順利。

　　領導首先是一個人，作為一個人，他有他的性格、愛好，也有他的作風和習慣。對領導有個清楚的了解，不要認為這是為了庸俗地“迎合”領導，而是為了運用心理學規律，與領導進行有效愉快地溝通，處理好你們之間關系。

　　因此與領導相處，首先要做的事就是了解你的領導�？此�是個注重制度的人，還是個注重人情的人？他是個愿意把握大局的人，還是個事必躬親的人？他是個只看重結果的人，還是更關注過程的人？他是個嚴肅的人，還是個活潑的人？他是個把工作當全部生活的人，還是個興趣廣泛的人？他是個有著良好記憶力的人，還是個容易健忘的人？他喜歡上午辦公，還是下午辦公？他喜歡綠色還是其他什么顏色？他喜歡茶，還是喝咖啡？喜歡喝茶的話，是喜歡紅茶還是綠茶？喜歡喝咖啡的話，是喜歡加奶還是加糖？這些問題搞得越清楚越細致，對你越有好處。

　　千萬不要小看了領導的辦事風格，伴君如伴虎就從這里說起。

　　二、多動腦筋，管住嘴巴

　　1是多動腦筋，就是對周圍發生的事，你要見微知著，一葉知秋，必須下功夫做個有心人。要多接觸各方面的情況，掌握基層員工在想什么，部門領導在想什么，主要領導在想什么，做到胸中有數，凡事想到前邊，有備無患。

　　要學會換位,超前思考，“早半拍、快半步”，安排好自己的工作，增強工作的主動性。當然領會領導意圖，決不是見風使舵，投領導之所好。而是在具體的工作中，即要看眼色行事，又要忠誠老實，不摻假，不能為討好領導，而隨便夸大或縮小事實。

　　2是管住自己的嘴，就是說話要有分寸。由于秘書往往跟領導走得很近，不僅在許多方面知曉領導決策，而且還掌握著領導個人隱私在內的一些鮮為人知的秘密。領導把你叫到辦公室談點事，兩小時后這事全體員工都知道了，那你說你是什么人?

　　所以，秘書要注意內外有別、把握分寸，不該聽的東西不聽，不該傳的事不傳，不該問的事不問，什么該說什么不該說，必須做到心中有數，病從口入，禍從口出。"言多必失"，話太多確實很容易招惹上麻煩。

　　有些時候，你還不知怎么么回事呢，卻因一句話擊中別人的軟肋，揭了別人的"瘡疤"，亂指了別人的缺點，只會讓對方在面子上很過不去，從而誘發了你與對方的矛盾。如果對方是你的普通同事，后果還不怎么嚴重，如果對方是你的領導，你的麻煩可就大了。

　　因此，作為秘書，不能為了嘩眾取寵，一時興起，而口無遮攔。平時要多做事，少說話。努力做到說話坦蕩而不輕狂，自尊而不張揚，活潑而不輕佻。這三句話直白明了，我不再做過多的解釋。

　　但你一定要記住，同樣的話，別人可以說，你不能說，同樣的事別人可以議論，你卻不行。因此要注意做到“三不”。一是不議論領導的事。二是不傳播人際關系的事。三是不吹噓個人的事。

　　秘書沒人監督，是領導對秘書的一種信任，這種信任是秘書成長道路上，一種最寶貴的資源，一旦領導不再信賴你了，你的秘書工作也就做到頭了。自我約束，既是自我管理和自我發展的需要，也是對自己價值觀的一種尊重。

　　三、謙虛內斂，不能越位

　　作為秘書，你要守紀律、懂規矩、想干事、會干事、干成事，注意工作的方法和分寸，所謂“鞍前不越位，馬后不掉隊”；尤其是不能越俎代庖，擅自代替領導說話辦事。

　　有許多人工作干了不少，就是效果不佳，究其原因，恐怕與沒干到點子上有關，表現過分了，工作越位了，結果引起了他人的反感。

　　作為秘書，你要處理好與領導、同事之間的關系，凡事要守本分，收斂和約束自己，不要產生越位現象，有時甚至比其他一般人更要夾著尾巴做人，辦事講究分寸，謙和而不自卑，機智而不奸詐，嚴肅而不冷漠。

　　謙和而不自卑，謙虛有三個好處，一不會樹大招風，能使你在別人心里感覺良好。二能幫助你提高自己在領導心中的價值，因為大部分領導都喜歡謙虛和內斂的秘書。三低姿態不表示你就低人一等，只能說明你更成熟、更智慧。

　　自卑是低估自己的能力，覺得自己各方面都不如人。因此你要把握好心態、抱定“天生我材必有用”的信念，我工作，我快樂。只要腳踏實地把自己的工作做得恰到好處，持之以恒，永不松懈，是金子總會發光的。

　　嚴肅而不冷漠，即要體現嚴肅認真，又要讓人感到合情合理，容易接受，而不會產生抵觸情緒。認真而不較真，正直而不刻板，要真誠待人，將心比心。

　　機智而不奸詐。機智聰明靈活，腦瓜夠用好使反應快，但不能奸詐。虛偽詭計多端，狡猾做事刁鉆，陰險，誰也不想和這樣的人共事，佻覺得你做的機智巧妙，其實誰都不儍，有過那么一兩次，都會躲你遠遠的。

　　四、踏實做事，做細做實

　　當我們面對大量繁雜的事務，抓大事，是明智的，但是對于一些瑣碎小事也不能不顧及，小事辦好了是小事，小事辦不好，就是大事。辦公室工作無小事，這是因辦公室性質特殊、職能重要決定的，要記住，不管做什么事，一定要取得主管領導的支持。底線是至少主管領導不搖頭，他不表態，你可以試著做。如果他對這事搖頭，那就不能做，如果他點頭，那就堅決做，并要做得園滿利落。

　　認真對待領導交辦的各項任務。凡領導說的都是對的！都要不折不扣地執行！在領導d面前就要學會裝孫子！有時九件事干好了，一件沒干好，你覺得無所謂，那就大錯特錯了，有時十減一并不等于九，而是等于零。你要充分認識到，領導交辦的事無小事，每件事都要精心、仔細，千萬不可馬虎大意，不能把60分當及格。只有把事情做得十全十美，做到百分之百才算合格。因此我們要從細小的事抓起，來不得半點敷衍和虛假，在每個時期，面對每一件大小事情，都要認真地對待，“想得到”“做得細”“抓得實”。

　　不要心存僥幸心理。大多數人都吃過“沒想到”的苦頭，因此，我們就像優秀的棋手，在走第一步的時候，要能看到第二步，想到第三步。

　　如果你清楚地知道自己的領導，近期需要完成什么任務，就要竭盡全力幫忙。這能讓領導感受到你對他的忠心。

　　與領導密切相關，而領導又顧及不到的事情，要義不容辭地承攬過來，領導喜歡的下屬，不一定是能力最強的，但一定要是忠心耿耿的，特別是在領導派你為他辦私事時，你要比干其它任何工作更加用心.，這正是考驗你忠心的時候。

　　要善于揣摩領導意圖.有的事情,領導不好明講的,你能幫他說出來,不好明著做的,你能幫著做.那你就成為領導的心腹了。對于一些非常剌手的問題，非要領導出面不可，也要通過你的努力得到緩沖。做好領導的“馬前卒”，為領導解圍。

　　另外，讓你辦的事，不管成與不成、辦到什么程度，一定要有個反饋，朋友之間打交道不也這樣嗎?我求你辦點事，你辦了辦不了、能辦不能辦、辦到什么程度，關鍵是要告訴我一聲，給我一個回饋。謀事在人，成事在天，凡事不一定都能如愿完成，辦不成也無可厚非，只要體現出你盡力了就行，我讓你辦一件事，然后就石沉大海了，那你怎能讓人信任呢?所以做個讓人信服的人，這一條很重要。

　　五、以誠相待、有效溝通

　　跟領導走得近，就很容易成為領導的人，也很容易獲得晉升的機會。于是大家都處心積慮地想接近領導，渴望得到領導的賞識。因為人性的核心是感情，激活人性的也是一個情字，一旦情相同，性相近，就是志同道和，那么你很快就會成為領導的心腹。從另外一個角度講，領導提拔你，也就等于發展壯大了自己，這是人之常情，何樂而不為呢。因此，我們要做好2 點。

　　一是象對待家人那樣對待關心領導，這種關心不是常人眼中的阿諛奉承，而是貼心地愛護。比如在開會的時候，你要明白什么時候，應該給領導送杯水，或者提醒他注意休息。許多人瞧不起這些小動作，覺得沒有什么了不起。其實 ，經歷了幾個小時甚至更長時間的會議之后，這個時候領導已經很疲倦、很渴了，一個關愛的小舉動，會拉近你和領導的距離。

　　另外你別忘了選擇適當時機獻點小殷勤，以表衷心.領導之所以能當領導,也是一步步"血拼"出來的.你要相信,你今天出的血,會得到加倍的補償,所以,你就別吝嗇銀兩了.當然,你要"送得其所",找準時機，大事小情不能拉過，過生日送送禮品，生病了不要忘了探望，當官不打送禮的，你的實際行動，得到的就將會是"糖"而不是"苦"。

　　領導是人，不是神，他也有七情六欲。他們也有著不為人知的辛酸經歷，有著來自高層和下屬的雙重壓力，有遇見麻煩的尷尬。許多領導在別人面前掩飾得很好，其實，他更需要的是真情的關懷，更需要下屬的理解，安慰，幫助和支持。

　　如果他信任你，會跟你講許多他的煩惱和困惑，因為他知道，你不會到處亂講，并能和他一起發牢騷，釋放心中的壓力。當然，關懷需要講究藝術。你要選擇合適的時間和地點，來表達自己的關切之情，與領導共渡難關。對領導的成功關懷，能夠讓領導在心底把你當成朋友。

　　二是讓領導信任你，你就要主動去了解領導，同時想辦法讓領導了解你。與領導進行深入有效的溝通，才能與領導保持親密的關系。這將有助于你擺脫平庸，很快成為出類拔萃的人。

　　要做一個坦誠的人。與領導朝夕相處，最重要的是坦誠相待，要做一個坦然的人，心底無私，無私則無畏，在領導面前努力展現自我，敢于表達自己的想法和看法，工作中的事情不要對領導保密或隱瞞，敢于實事求是，說真話，報實情，學會從領導的眼神和動作中領悟旨意。

　　當你認為自己的某一個想法比較成熟時，可采取一種自己認為的最委婉的方式，向領導提出，如果你自己的見解被領導采納，千萬不能說這些是自己的想法，因為所有的想法最終都會成為領導的決定。與領導交談時，要避免采用過分膽小、拘謹、謙恭、服從，誠惶誠恐的態度講話，而要活潑、大膽和自信，否則會有損你的人格，引起領導的反感和輕視。

　　只要能讓領導感受到你的坦誠，就能贏得領導的信任。否則即使你用心去做好每一件事講，他也不會領情，他會覺得這是你應該做的，不挑毛病就不錯了。因為人是有感情的動物，生活中情大于理的事比比皆是，在感情與道理之間，人往往側重于感情，當然你的領導也不例外。

　　另外做人要透明，景要朦朧，如果你的行為讓人摸索不定，你說話太模糊，辦事不透太明，怎能讓人放心呢，什么人最可怕?就是一個沒有缺點的人最可怕，沒有缺點的人既可愛又可怕，可愛是他沒有缺點，可怕是你都認識他十幾年了，他的想法深藏不露，你一點都弄不明白，所以你要離這樣的人要遠一點，你不知道他什么時候會不會害你，他的行為是你不可預料的，這就讓人很不放心，也就很難跟這樣的人打交道。

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