- 相關推薦
秘書必備的知識和能力
秘書是傳統的職業之一，就是負責掌管文檔、安排事務并協助機構或部門負責人處理日常工作的人員。下面是小編幫大家整理的秘書必備的知識和能力，僅供參考，大家一起來看看吧。
隨著社會的發展，企業和個人對秘書的需求越來越旺盛，人才市場對秘書素質及技能的要求有別于傳統,適應現代企業需求的高級秘書，已成為搶手的職業新寵。在無紙化辦公和網絡辦公的大趨勢下，更多的高級秘書將逐步成為高層管理人士，在企業中具有舉足輕重的作用。秘書必備的理論知識、基本技能與專業知識及專業技能的結合，已成為人才市場對秘書素質與技能的帶有普遍性的要求，這也標志著目前我國秘書行業已經與國際接軌。有關專家預言，20世紀最大的職業群體為會計，而21世紀最大的職業群體是秘書。
秘書職業的現狀
(一)社會對秘書人員的需求狀況。當今社會對秘書人員的需求情況，據近幾年來人才市場的信息統計分析，社會對秘書的需求大致可以分為以下4類人員：
1. 服務類秘書：如公司辦公室，基層行政事業單位辦公室的服務人員、生活類秘書。指在生活方面為領導提供服務和幫助的秘書人員，通常是專為較高級的領導人配備的。
2. 事務類秘書：如企業、基層行政事業單位的辦公室文員，公關文員，檔案管理人員等，在辦公室主任領導下做好辦公室日常行政事務及文秘工作。及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦;做好文件的回收、清退、銷毀工作;做好文秘檔案收集管理及保密工作。做好各種會議的記錄及會務工作。
3. 文書類秘書：如在企業，基層行政事業單位負責文字起草，文字處理的專業文字秘書。撰擬、處理文稿為主要工作的秘書人員，即人們通常所說的一個機關或單位的“筆桿子”“秀才”。負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作。
4. 管理類秘書：如企事業單位的總經理助理、辦公室主任、部門經理等具有管理能力的秘書人員。辦理本單位人員的招聘錄用、培訓教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保險、統計報表等事項的具體事宜并進行管理。
目前，我國企事業單位尤為需要高層次的滿足國際化要求的高級秘書。打造高素質的秘書已成為市場的迫切要求，也將為秘書專業人才提供較好的就業前景。
(二)秘書人員自身素質狀況分析。
1. 業務水平欠缺，專業技能薄弱。這是目前秘書表現最弱的一點。伴隨信息技術的高速發展和辦公自動化的趨勢，秘書人員的很多工作, 比如傳統的文書寫作、文檔管理、文字處理等，逐漸被自動辦公系統所取代，現代辦公效率同時大為提高。雖然絕大部分秘書的文化層次不低，但是由于沒有經過專門的行業業務知識培訓，在初入職的時候，工作效率低，不能及時保質保量地完成領導交辦的工作任務，也不能適應市場經濟的快節奏。
2. 創新能力及意識低下。創新能力及意識是對秘書素質的考驗，當今很多秘書缺乏創新意識和能力，主要表現在以下兩方面：首先，墨守成規的傳統觀念難以打破。任何事情和工作都按照領導說得做，依葫蘆畫瓢，沒有自己獨立的風格和個性。慣性順向思維及依賴性過強。其次，工作缺乏主動性。日常工作中采取被動的工作方式，滿足于跟著領導的指揮棒行事，沒有主動積極、樂于開拓的創新精神，而目前企事業單位強調的是秘書要具有時代感和創新意識，能有效地提出新見解、新看法，具有預見性、前瞻性，積極主動展開工作，充分發揮出主觀能動性。
3. 知識老化過時，知識儲備不足。
隨著信息時代的到來，傳統的知識儲備已不能滿足時代的發展及需求，知識更新迫在眉睫。部分秘書目前還局限于傳統知識結構，不善于接受和學習新知識，不善于對已學知識進行整合。一些秘書人員天天雜事纏身，疲于奔命，自學也難抽出時間，知識得不到更新，只能啃老本。還有部分秘書依靠老秘書傳幫帶的方式，知識、經驗難免有局限性，缺乏現代管理方面的綜合性知識和能力。
4. 缺乏“通才”及“全才”。當今對秘書綜合素質要求越來越高，除了專業知識和技能之外，還要有行業知識和社會知識，更需要具備高情商和高智商，通才和全才真的是一將難求。
秘書應具備的能力和知識
(一)秘書應具備的能力。
1. 普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、記憶力、思維力、理解辨別力、交際溝通力。上述能力是其他能力的基礎�，F代秘書工作人員要具有敏銳的洞察力和靈敏的應變能力，要善于觀察事務，發現問題，這樣才能加強輔佐領導的主動性，真正發揮參謀助手作用。思維力是人們智力活動的核心，一個人如果失去了思維能力，其他能力也就失去了意義。
2. 通用能力。現代的秘書人員要掌握表達、調研、管理、辦事4種通用能力。秘書的首要職能就是運用語言載體進行信息溝通，輔助領導的活動，因此，表達能力是最關鍵的。表達能力包括口頭表達能力和文字表達能力兩個方面�，F代秘書要既擅長寫，又長于說，無論寫說，都要做到準確簡潔、適用合理。秘書人員的調研能力包括調查能力及研究能力兩方面，秘書調研能力的強弱直接影響著秘書參謀助手作用的發揮。秘書的管理能力包括3個方面:輔助計劃能力、組織實施能力和溝通協調能力。現代秘書必須具備較強的管理能力以輔助領導的管理活動，為領導活動提供全局性和超前性的智能服務。范圍廣，內容多，頭緒多的事務性工作要求秘書人員要有較強的應變品質和變通能力;要熟悉辦事渠道、掌握辦事程序，及時準確、妥善地處理事務.同時，還要有較強的人際交往能力，能善于通過建立良好的人際關系，創造良好的人際環境，提高辦事的效率。
3. 專業技能。作為現代秘書，必須具備較強的專業技能，如語言溝通表達能力、外語聽說讀寫能力、計算機操作能力、速記能力。秘書人員工作一個重要的任務就是辦文，從事大量文稿的草擬與修改，這都要求現代秘書具備扎實的文字功底, 要精通語法、修辭、格式及邏輯知識，要掌握一定的寫作規律，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實的內容。因此秘書一定要加強寫作訓練，熟練掌握各類應用文的特點、寫作要求和語言表達技巧，平時隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平, 培養精確的文字表達能力。加入WTO 后的中國, 外貿出口已經在許多企業的貿易總額中占據了相當大的比重, 對外貿易中多多少少都會用到外語，因此這也客觀地要求現代秘書必須具備較強的外語能力。計算機操作能力是現代秘書應具備的又一個基本能力要求，秘書要熟悉辦公軟件的使用并熟悉計算機網絡，還要對辦公室常用設備的使用達到熟練程度。速記是近年來被提到日程上來的一種錄入能力，領導在口頭表述的時候，秘書要以最快的速度記錄到工作筆記中，或者錄入電腦中，從而大大減少工作時間，提高工作效率。
4. 創新能力。秘書還應具備一定的創新能力。秘書的創新能力，是指秘書人員能夠領悟領導的意圖, 發揮主觀能動性，創造性地為領導提供最佳服務的能力。在知識經濟時代，各種信息瞬息萬變的情況下, 要求秘書在實際工作中勇于探索、改革創新。所謂創新，就是無論從工作內容還是從工作方式上都有新意、新內容、新辦法。
要做到這些，秘書人員必須注重自身的繼續教育和綜合能力的培養，激勵自己盡快增長理論知識和實踐才干，在思想觀念、行為傾向、知識結構、知識存量、應用能力等方面作較大努力，以適應知識經濟時代對人才的要求。
(二)秘書應具備的知識。
1. 基本知識。基本知識是秘書工作者知識結構的關鍵。一切其它知識離不開基本基礎知識的鋪墊，否則就是“無源之水, 無本之木”。秘書應具有的基本知識可分為兩類：一方面是社會科學知識，相當于高中水平的語文、政治、歷史、地理等知識;另一方面是自然科學知識，即物理、化學、數學、生物知識，除此之外還應懂得一點經濟知識，法律知識和科技常識，并且熟練一門外語。
2. 專業知識。秘書人員的專業知識可分為兩大部分，第一部分是秘書專業的基礎知識，第二部分是秘書所在行業的行業知識。行業知識是指秘書專業知識的另一部分，是秘書所在行業的行業知識。這是秘書知識結構中的核心部分�？傮w來說，行業知識是指秘書在單位所從事的行業要求秘書必須具備的行業知識，這對于秘書來說是“第二專業知識”。在秘書學研究中，人們愈來愈重視到第二專業知識的重要性。在國外，對秘書職業早按第二專業進行分類，如法律秘書、商務秘書、外事秘書、技術秘書、醫務秘書等。
3. 拓展知識。秘書人員不僅要了解并熟知專業知識和生活當中的一些基礎知識，還應該掌握一些相關的邊緣知識來拓展自己更好的工作。比如心理學、禮儀學、公關關系學、企業管理學等。拓展自己的知識面，才能使自己在工作中更加揮灑自如、得心應手。現代秘書人員不僅應該是一個專才，還應該是通才、全才。
拓展：商務秘書基本禮儀知識
(1)秘書著裝的基本要求：
第一，色彩要素。俗話說：“沒有不美的色彩，只有不美的搭配�！鄙嗜绻钆浜侠恚蜁〉胶锰�，取得事半功倍的效果。反之，如果搭配不合理，就會失去整體美，破壞視覺的和諧美感。女秘書的職業裝色調應該單一一點，不可以“色彩斑斕”。女秘書應該多多注意“三色原則”。三色原則是在國外經典商務禮儀規范中被強調的，國內著名禮儀專家也多次強調過這一原則。所謂“三色原則”，是指全身上下的衣著，應當保持在三種色彩之內，即女秘書的套裝、襯衫、鞋襪，一般不應超過三種顏色。這是因為從視覺上講，服裝的色彩在三種以內較好搭配。一旦超過三種顏色就會顯得雜亂無章。
第二，體形要素。人有高矮、胖瘦之分。絕大多數人體形上或多或少受到一些先天局限，有這樣或那樣的缺陷，這就需要通過服裝搭配加以彌補和修飾，使自己更具美感。首先要了解自己的體形特點，再選擇適合的職業女裝，自然會達到理想效果。比如H形體形，屬于偏胖，沒什么腰身，這類女秘書適宜選擇腰身合體、線條簡潔的職業裝。I形體形，屬于偏瘦，適宜選擇衣領處有褶皺，配有飾邊的衣服。Y形體形，就是腿部可能長得比較修長，線條比較好看，上半身不適宜穿緊身衣，所以要求上面相對寬松，就轉移了別人的視線。
第三，膚色要素。選擇與搭配職業女裝時也要考慮自己的膚色，服裝的色彩要與自己的膚色相協調。
第四，年齡要素。女秘書的年齡不同，應選擇不同的服裝。年輕的女秘書可以選擇紅、粉紅、黃、綠等色彩比較鮮艷的顏色，款式上選擇比較時尚、前衛，如西裝上衣是單個扣的，因為她們有活力與朝氣。而年齡較大的女秘書一般選擇黑、灰、海軍藍等顏色，款式的選擇上比較保守，這樣可以凸顯她們的成熟與穩重。
(2) 稱謂的選擇和使用
一般情況下，在商務活動中，有兩套稱謂方法，第一種就是稱對方為某某先生、某某女士，這也是最為穩妥和最為普遍的一種稱謂方式;
第二種我們可以稱呼對方為某某經理、某某主管、某某總監，以及某某領導，就是說直接稱謂他的職務。
(3) 握手
握手的次序，一般都是女士先伸手，男士再握手。領導和上級以及長輩先伸手，下級和晚輩再握手。
握手時，對方伸出手后，我們應該迅速地迎上去，握手的時候最應該避免的是很多人互相地交叉握手。
握手時還要避免上下過分地搖動。
(4) 相互介紹
在相互介紹的時候，應該注意順序的選擇，一般先由職位高的人開始介紹，如果是分為主方和客方的話，應該是先把主方介紹給客方，然后再把客方介紹給主方。
(5) 互換名片
要雙手拿出自己的名片，這時候有一個停頓，要注意將名片的方向調整到最適合對方觀看的位置，再雙手遞過去。雙手接過對方的名片，要簡單地看一下上面的內容，既不要把它直接放在兜里或放在其他位置根本不看，也不要長時間地拿在手里不停地擺弄，而應該把名片放在專用的名片夾中，盡量避免把名片放在口袋中，或者放在其他的位置。
(6) 其他注意事項
社交場所是禁止吸煙，禁止大聲喧嘩的，要注意音量的控制
【秘書的知識和能力】相關文章：
秘書處理人際關系能力和技巧12-19
秘書職業能力的培養11-13
秘書必須具備的能力03-08
關于秘書能力與心理的探究03-07
商務秘書禮儀知識06-08
社會工作者的知識和能力要求03-07
秘書必備的四種能力03-12
商務秘書電話禮儀知識（精選）03-09
商務秘書基本禮儀知識03-09