高等師范院校教學文件材料歸檔的獨特性
論文關鍵詞：高等師范院校 教學檔案 歸檔獨特性
論文摘要：高等師范院校性質的獨特性，決定了高等師范院校教學文件材料的獨特性，決定了高等師范院校教學文件材料歸檔的獨特性。其獨特性主要體現為按教學環節及時歸檔。按教學環節及時歸檔應注意把握兩個方面，其一是要按教學文件材料內在的有機聯系進行歸檔，其二是要按照學年度將教學文件材料進行歸檔。
高等師范院校教學檔案，是指各高等師范院校在教學和教育管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。高等師范院校教學管理活動中產生的教學文件材料，既是教與學的綜合體現，也是學生綜合智能的初次反映，有的還是科研成果的雛形。由于高等師范院校有其獨特性，師范院校教學檔案的歸檔自然也有其獨特性。
一、高等師范院校教學文件歸檔的獨特性
檔案材料的歸檔可以說各有千秋：科技檔案材料的歸檔，是根據科技檔案的專業性、科技性、成套性、現實性、復用性、多樣性特點進行的；文書檔案材料的收集，是以年度為歸檔期限(一般是將當年一至十二月份的文件材料收集，在次年的六月底以前歸檔)；建設工程檔案材料的歸檔與科技檔案材料的歸檔有很多相似的地方，但不同的是，工程檔案的歸檔在該工程竣工后的三個月必須歸檔；會計檔案是隔年歸檔；照片、聲像檔案事后應及時歸檔；計算機盤(含磁帶、磁盤、光盤等)一年后歸檔。而高等師范院校教學檔案的歸檔，是由其本身特點決定的。高等師范院校的主要任務不是行政管理，也不是企業管理，更不是生產建設，而是教學，所以高等師范院校檔案材料歸檔自然不同于其他檔案材料的歸檔，其獨特性主要體現在按教學環節及時歸檔。教學環節可分為常規教學環節和課堂外教學環節。高等師范院校教學檔案材料的歸檔，應根據這兩個教學環節及時進行。
(一)常歸教學環節的歸檔
常規教學也就是我們平常所說的課堂內教學。這一環節的歸檔，是按高等師范院校教育教學正常的工作秩序，將在這個過程中形成的教學方面的材料進行歸檔，以時間順序為主，其內容包括開學前期形成的教學計劃、教學進度安排表、課程設置計劃；學期中期的教學進度情況，學期結束前所形成的教學文件材料，以及考試結束后檔案材料的歸檔等等。
第一階段：開學前期
開學前期形成的文件材料如學期開課計劃書、教學任務書、學期教師授課計劃、學期教學運行安排(排課、調課、任課教師的變更安排)等都是至關重要的，因此開學前期也是教學檔案材料形成與收集的關鍵階段。
第二階段：學期中期
學期中期需歸檔的文件材料主要有教師的聽課記錄、學期中期各教研室的中期小結、教師教學工作小結、教學任務完成情況的匯報、班主任工作情況小結、教學督導組教學檢查統計表等。學期中期檔案材料的歸檔，是教學檔案收集必不可少的一個環節，從中期檔案材料歸檔可以看出教學工作中所存在的問題，以及需要改進的地方，這樣可以促進教學工作。
第三階段：學期結束前
學期結束前所形成的檔案材料主要是考核、考務、考試、考察等方面的材料，像與考試有關的規章制度、考試科目安排表、平時考核成績登記表、學生單課成績考核表、考場記錄表、試卷的制定方案、保密措施、評分標準、以及考察科目、考察計劃書、考察情況總結分析等。
第四階段：期終考試后
這一階段應歸檔的文件材料主要包括兩個方面：一是教師教育教學方面；另一方面是學生考試、評優方面的相關材料。教育教學方面的文件材料，包括教師學期的教學工作總結，教師課程教學總結，教師互評情況表，教學質量情況調查，教研室教學工作總結，教研室教研工作總結，教學系部的教學工作總結，教師聽課、評課記錄，教學督導有關方面的材料以及上級有關教育教學工作的文件材料。學生考試、評優方面的材料，主要包括學生試卷分析表，學生考試成績冊，考試試卷，學生綜合測評、評優、評先及表彰材料，關于學生處分材料以及校級以上各類競賽的通知、計劃、組織實施方案、獲獎的證明材料等。
這樣環環相扣，將開學前、學期中期、學期結束前以及期終考試后這四個階段所形成教學方面文件材料歸檔，才能保障高等師范院校常規教學檔案的齊全完整。
(二)按課堂外教學環節對教學文件材料進行歸檔
課堂外教學，也就是人們常說的“實踐教學”，通常把它叫做教育實習。教學離不開課堂外教學這一環節，課堂外教學主要體現的是教與學。這一環節是檢驗高等師范院校學生的教學能力，對學生來說是一種綜合素質的測試。這一階段的教學檔案材料主要是學生在實習過程所形成的，諸如實習計劃、實習課程設置材料、教案、實習鑒定表、實習總結、論文以及社會調查等方面的材料進行歸檔，主要體現在三個時間段：
1 實習前準備階段
實習前準備階段的教學檔案材料包括實習指導書、實習計劃等，具體說來包括實習課程設置安排表；實習基地相關文件材料，諸如實習基地協議書、實習生與實習單位的協議書；優秀實習基地的申報、審批、檢查、驗證、評估材料；課程設置(學年論文)，如論文指導書、任務書；畢業論文方面的畢業設計(論文)課題及選題、畢業設計論文指導書、指導教師名單、學生分組名單、畢業論文檢查安排表；班主任實習工作計劃表。這些文件材料，都是教育實習前期階段所形成的有關教育實習方面的材料。對實習前期準備階段方面的文件材料進行歸檔，對整個實習工作的圓滿完成具有重要意義。
2 實習開展階段
做好實習過程中文件材料的歸檔，關鍵是要有針對性，對要歸檔的文件材料進行及時收集，在這個階段中形成的文件材料主要有：實習教案、實習日記、聽課本、實習簡報、社會調查表、實習生課堂評估記分表、優秀畢業設計(論文)申請表等。實習過程中所形成的文件材料，體現的是學生在實習過程中智慧與才能的結合，是實習生綜合素質的體現。對實習過程中形成的文件材料，如不及時進行歸檔，勢必造成文件材料的丟失，以致影響到課堂外教學文件歸檔的完整性。
3 實習總結階段
及時地將實習總結階段的文件進行收集歸檔，有著重要的意義。實習總結階段要歸檔的文件材料有：實習隊實習總結，實習學生的教育實習表，優秀實習生名冊，優秀畢業生論文答辯原始記錄、畢業設計(論文)工作總結等。實習總結階段的文件材料，是對整個實習過程實習工作和實習生各個方面的全面總結，同時也是對實習生在實習期間的思想行為和教育能力的綜合評定。既充分反映所取得的成績，又反映實習過程中的不足；既包括學生的自我鑒定，也有實習學校對實習生在校實習階段中的評價；既有班主任老師綜合評定，又有實習小組的綜合評價；既講全優點，又講透不足，并分析存在問題的原因和提高改進的辦法。這也正是課堂外教學文件材料歸檔的意義所在。
二、高等師范院校教學文件材料
歸檔應注意的兩個問題
高等師范院校教學文件的歸檔，除了把握按教學環節歸檔的獨特性外，還應注意兩個問題：
(一)要按照教學文件材料內在的有機聯系進行歸檔
教學檔案材料的形成有它的內在緊密聯系。學期的教學計劃與教學總結、培訓計劃與培訓總結、培訓安排與培訓考試成績冊、實習指導安排表與實習總結等等，都必須是一組具有一定聯系的整體。針對這一類材料，在歸檔時我們不能人為地把材料分散，當然也不能按年屆機械組成案卷。因此，在材料歸檔時一定遵守文件材料內在的有機聯系將其歸檔，切忌主觀性、隨意性，破壞文件材料的內在聯系。
(二)要按照學年度將教學檔案文件材料進行歸檔
按學年度歸檔文件材料有別于機關、企業、事業單位的按年度歸檔。機關、企業、事業單位的文件一般是以當年的一月至十二月為一個時間段進行歸檔。歸檔其單位在行政管理或生產建設活動中或日常管理中形成的文件材料。而高等師范院校文件檔案，必須按照教育教學管理的規律性來進行歸檔，一般是從當年度的九月至次年的七月份為歸檔時間段，也就是按學年度教學文件材料進行歸檔。
參考文獻：
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