檔案知識之歸檔文件的整理原則

檔案知識之歸檔文件的整理原則

　　歸檔文件的整理原則

　　遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。文件的形成有其自身的規(guī)律和特點。不同的機關，盡管其職責和業(yè)務范圍各不相同，但各項職能活動總是存在著各方面的聯(lián)系，所形成的文件之間必然有一定規(guī)律，這種規(guī)律也就是文件之間有機聯(lián)系的具體表現(xiàn)。文件之間的這種聯(lián)系既能反映出機關職能活動的歷史面貌，同時也符合人們查找利用檔案的心理預期，為檢索提供了線索。因此，進行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

　　區(qū)分不同價值。不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，而是要依照國家有關規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍內不同文件的價值，劃定不同保管期限。

　　便于保管和利用。這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。“便于保管和利用”既是歸檔文件整理的出發(fā)點，也是最終目的。

　　歸檔文件的分類方法是如何的?

　　歸檔文件可以采用年度----機構(問題)----保管期限或保管期限----年度----機構(問題)等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。

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　　實驗室人員技術檔案管理

　　人員技術檔案涉及的人員信息比較多，許多實驗室經常遺漏部分信息;或者管理不到位，出現(xiàn)信息更新不及時和管理繁瑣的現(xiàn)象。完整地保存和科學地管理實驗室的人員技術檔案，做好檔案管理，需要做好以下幾點：

　　完善制度

　　實驗室人員技術檔案管理應有歸口部門，配有專(兼)職人員負責，并規(guī)定其職責，建立和健全人員技術檔案管理制度和相關的作業(yè)程序，做到職責明確，實施有章可循：

　　(1)科學管理人員技術檔案，承辦人員技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發(fā)放、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等工作。

　　(2)遵守保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。

　　(3)保持檔案室內整潔、衛(wèi)生，對破損或變質的檔案，要及時修補和提出復制。

　　內容充分

　　CNAL-CL01：2006《檢測和校準實驗室能力認可準則》之5.2.5條款規(guī)定：“實驗室應保留所有技術人員(包括簽約人員)的相關授權、能力、教育和專業(yè)資格、培訓、技能和經驗的記錄，并包含授權和/或能力確認的日期。這些信息應易于獲得。”實驗室人員信息除了上述規(guī)定以外，還應包括人員的學歷、身份基本信息和獎懲、升遷、考核等，人員涉及的資料比較多，除了以文件形式、證書形式存在外，有些并沒有以書面形式存在，還需要收集和完善。因此，設計和編制《人員登記冊》，包含實驗室人員需求的所有信息，以此為綱領性資料，其他證書、文件資料為附件，不僅便于登記管理和核查，而且便于統(tǒng)一管理、不遺漏人員信息資料，還對保持信息的充分性起到重要作用。

　　實施有效

　　實驗室人員技術檔案的管理工作要有效實施，

　　(1)登記應詳實。實驗室應建立所有人員的技術檔案，對檔案進行編號、分類、編目。管理人員根據《人員登記冊》的內容收集相關信息，詳實登記。《人員登記冊》也可以利用計算機進行信息化管理，以電子文本形式存檔，便于查閱。

　　(2)更新應及時。實驗室人員有經常獲得培訓和繼續(xù)教育的機會，因此，專業(yè)技能會逐漸提升，上崗項目也會增加，而《人員技術檔案》是人員整體情況的綜合反映，所以要及時更新。實驗室人員應把參加培訓的信息、培訓結果以及其他個人的相關信息變更及時通知檔案管理人員。

　　(3)保管應到位。實驗室人員技術檔案應履行批準和借閱手續(xù)，由管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認真負責。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時向主管領導匯報。檔案存放場所還要經常保持清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜，防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質的檔案，管理人員要及時修補和提出復制。

　　(4)核查應定時。實驗室應認真執(zhí)行技術檔案的保管檢查制度，檔案管理人員每半年應全面檢查、清理一次，做到賬檔一致。

　　(5)更改應規(guī)范。實驗室人員技術檔案中的內容如有更改，應按程序文件的要求實行更改，注明更改人的簽名，切勿涂改。重要的文件更改還需有文件更改通知單。

　　(6)銷毀應造冊。凡要銷毀的技術檔案，必須清冊，經主管領導審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。

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