會計檔案整理歸檔方法

會計檔案整理歸檔方法

　　1、總的方法：順其自然，單件歸檔。即順應文件形成的本來狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。

　　2、“件”含義

　　(1)單份文件，一份文件為一件;

　　(2)正件與附件合為一件;

　　(3)來文與復文(請示與批復、函與復函)合為一件;

　　(4)會議記錄、會議紀要成套性材料每次(期)為一件;

　　(5)各種報表、名冊、圖冊等，一冊(本)為一件。

　　3、分類

　　按年度——保管期限(永久、長期、短期)進行分類整理歸檔。

　　4、編制頁碼：原則上保留歸檔文件本身的頁碼，如文件本身沒編頁碼的應編制頁碼，或者文件有增加的，應補充頁碼，用打碼機或黑色的墨水筆填寫都可以。歸檔文件整理方法5、蓋章編號

　　(1)歸檔文件應按分類方法逐件在首頁上方的空白處加蓋檔案章，并填寫檔案章有關欄目的內容。

　　檔案章格式：

　　(2)檔案章的項目及填寫內容：

　　件號：文件的順序號。年度、保管期限(永久、長期、短期)編制1 個流水號，每年斷號。

　　年度：填寫文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注。如：“2000”

　　保管期限：歸檔文件保管期限的名稱。如：“永久” 注:在每年歸檔工作結束后，如發現有其它文件沒及時歸檔的，可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。

　　5、裝盒及填寫盒內備考表

　　(1)歸檔文件編號后。按照年度、保管期限、編號順序裝入檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同一個盒中，并按要求在盒的脊背上蓋上各項內容。盒號暫不要編。

　　(2)填寫盒內備考表。

　　盒內情況說明：主要填寫本盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可不用填寫; 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名;

　　檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名; 日期：歸檔文件整理完畢的日期。

　　6、填寫歸檔文件目錄：(見圖a1歸檔文件目錄式樣)

　　圖a1 歸檔文件目錄

　　(1)件號：編制的流水號;

　　(2)責任者：文件的署名者或發文機關;

　　(3)文號：文件的發文字號(沒有文號的不用填寫)

　　(4)題名：即文件的標題，一般應照實抄錄。原文沒有標題的應加擬標題，原文標題不能說明內容的，應重擬標題。凡加擬的標題都外加“[]”號;(舉例: [關于重點建設項目建檔工作的]補充通知

　　(5)日期：指文件形成的日期;例:2005.01.01

　　(6)頁數：指每一份歸檔文件本身的有效頁數;(注意：正反面)

　　(7)備注：用以標注歸檔文件的變化情況或參見標號;

　　(8)歸檔文件目錄一式二份，一份放入目錄夾裝訂，一份放入檔案盒。

　　7、編寫歸檔說明

　　歸檔說明的內容包括：

　　(1)單位的名稱;

　　(2)單位領導名單及任免時間;

　　(3)當年的主要工作情況

　　(4)當年檔案歸檔情況。

　　8、檔案目錄夾的整理(見歸檔文件目錄封面式樣)

　　按年度——保管期限排列的順序將歸檔說明和歸檔目錄用目錄夾(紅色檔案目錄夾)裝訂成檢索目錄冊，逐年增加，將目錄夾裝滿為止。

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