人事檔案怎么歸檔

人事檔案怎么歸檔

　　人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定(考評)、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發展的歷史，能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容，那么人事檔案怎么歸檔?以下小編為大家整理了人事檔案怎么歸檔的相關內容，希望對大家有所幫助！

　　人事檔案怎么歸檔

　　1、員工基本信息登記

　　通常包括但不限于：姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學歷、專業、學位、家庭住址、聯系電話、緊急聯系人姓名地址單位聯系電話、入職時間、項目經歷、家庭情況，某些情況下可能會包括五險一金購買情況、勞動合同起始時間、勞動合同終止時間、工作年限等等，根據不同企業的崗位特征與行業特征還會不同內容的選擇;

　　這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業的時候進行登記，有一部分為員工個人填寫(例如：入職員工基本信息表、入職登記表等)，還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

　　此類信息電子掃描檔與原件均需要有，以防止原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現;需注意，員工本人簽字確認提供的信息屬實(如不屬實，公司可解除勞動合同)。

　　2、員工入職相關審批文件

　　包括但不限于：入職審批表、薪酬確認函、試用期崗位職責與目標計劃等;入職面試測評量表、面試評價表、新員工提供的以前工作成果文檔(如需要)等;

　　3、員工各類證件

　　包括但不限于：身份證、畢業證、學位證、資格證、駕駛證、各種專業證書、比賽獲獎證書等等;

　　這一類檔案很多傳統企業會用復印件，不建議僅保留復印件，因為防止有修改爭議，當然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

　　4、員工各類在職資料

　　包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用(實習)工作總結、試用期業績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正后薪酬福利確認函(開始入職沒有簽署)、轉正申請、每年度工作總結等;

　　此類檔案建議最好保留原件與掃描件各一份，均在HR部門，電子檔主要是查閱與調取方便;需注意，所有的此類文件均要有員工本人簽字;

　　5、員工參加重要會議、培訓的各類統計與履歷表

　　通常包括但不限于：入職培訓、制度類會議簽到表、新員工培訓計劃書、任何一種形式的在職培訓簽到記錄表、每一次培訓心得、培訓考試成績，無論內外訓都要有員工簽字確認的履歷表，崗位職責及要求(入職、調整)、崗位激勵機制(薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等);通常此類表格建議部門與HR部門各執一份，HR部門為原件與電子檔，用人部門可以用復印件與電子檔;需注意，所有的此類文件均要有員工本人簽字;

　　6、員工在企業里的崗位異動記錄

　　包括但不限于：轉正、調崗、晉升、降級等通知、公告、人事任務命書、解除勞動合同證明文件等;電子檔與紙檔各執一份。

　　7、員工調薪、獎懲記錄

　　所有調薪以及獎懲需要有記錄，均要有員工確認，無論線上OA流程備案抑或紙檔流程，如果是紙檔，須再保存一份電子檔，此類檔案很關鍵。

　　8、勞動合同及保密協議等相關文件

　　【拓展】存檔方式

　　國家對于畢業后尚未就業的大學生的檔案，一般采取三種管理辦法：

　　一、是把檔案轉至生源地，由所在地級市的人社局下屬人才交流中心接收，并由個人去辦理托管手續。這種方式比較適合準備在生源地范圍內就業的畢業生和暫時不想就業的畢業生，優點是在生源地就業后辦理手續簡單方便，而缺點是兩年內如離開生源地就業，需重新辦理改派手續。

　　二、是把檔案留在學校，待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發放就業報到證。

　　這種方式適合有就業愿望但尚未就業的畢業生，優點是學校誠信度較高，代為保管戶口關系和檔案不收取額外費用，其缺點是畢業生檔案留校只是延長了擇業期，與學校沒有人事隸屬關系，涉及人事關系的證明都不能出具。

　　三、是把檔案轉至就業代理或人才交流中心。這種方式比較適合準備考研、創業、靈活就業的畢業生，優點是易于畢業生解決一些實際問題，缺點是如果畢業生與指導中心交流相對少，則容易造成信息不暢。

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