工程檔案歸檔

工程檔案歸檔

　　工程檔案歸檔要求

　　一、組織案卷

　　1、組卷原則

　　組卷要遵循工程文件材料的形成規律，保持案卷內工程文件材料的有機聯系，便于檔案的保管和利用。

　　2、組卷要求

　　案卷內工程文件材料內容必須準確反映工程建設及其管理活動的真實情況。案卷內工程文件材料要齊全、完整。存檔工程文件材料要求為原件，特殊情況下可用復印件代替。案卷內工程文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求，如用傳真熱敏紙等非耐久性材料記錄的工程文件資料和用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的文件材料需復印后用復印件存檔。

　　3、組卷方法

　　直接針對具體項目的管理性工程文件材料放入所針對的項目里組卷。要求按照招投標文件、監理文件、來往函件、進度控制、安全質量控制、造價控制、分包資質、信息管理、施工管理、工程評優、啟動驗收、竣工驗收、聲像資料共13 個類目組卷;每個類目下可有多個案卷，每個卷由若干文件組成，具體詳細組卷參照公司下發的工程檔案歸檔范圍執行。

　　4、案卷的編目(編號原則按照南充公司文件要求)

　　(1)卷內工程文件材料頁號的編寫案卷內工程文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。單面書寫的工程文件材料在其右下角編寫頁號;雙面書寫的工程文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。印刷成冊的工程文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號。卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。工程檔案歸檔(2)案卷封面的編制

　　案卷封面可在卷盒的正表面，也可采用內封面形式。(案卷封面式樣見圖A1)案卷題名應簡明、準確地揭示卷內工程文件材料的內容，案卷題名由立卷人擬寫。立卷單位應填寫負責本工程文件材料組卷的項目監理部。起止日期應填寫案卷內工程文件材料形成的起止日期。保管期限應依據有關規定填寫組卷時劃定的保管期限，一般情況為長期。密級應依據保密規定填寫，一般為普通。檔號應填寫項目代號、分類號、案卷號。項目代號由業主檔案室設定，組卷時責任立卷人向業主檔案室詢問本工程項目序號;

　　(3)案卷背脊的編制案卷背脊項目有保管期限、檔號、案卷題名。(背脊式樣見圖A2)保管期限填寫方法應依據有關規定填寫組卷時劃定的保管期限，一般情況下為長期;案卷題名可根據各單位具體情況自行填寫，要求填寫完整、準確。

　　(4)卷內目錄的編制卷內目錄式樣(見圖A3)。序號用阿拉伯數字從1 起依次標注卷內工程文件材料數的順序。文件編

　　號應填寫工程文件材料的文號等。責任者應填寫工程文件材料的形成部門或主要責任者。文件材料題名應填寫工程文件材料的全稱。日期應填寫工程文件材料的形成日期。頁號應填寫每件工程文件材料首尾頁上標注的頁號。卷內目錄排列在卷內工程文件材料首頁之前。

　　(5)卷內備考表的編制卷內備考表(式樣見圖A4)。

　　說明包括：案卷內工程文件材料的件數、頁數以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。立卷人應由責任立卷人(信息管理人員)簽名。立卷日期應填寫完成立卷的日期。 檢查人應由案卷質量審核者(項目總結)簽名。檢查日期應填寫審核的日期。卷內備考表排列在卷內文件材料之后。

　　5、案卷的裝訂案卷裝訂幅面采用國際標準A4 型(297mm×210mm);裝訂時，正文在前，附件在后。案卷內不允許有金屬物。如普通訂書釘等，需用不銹鋼訂書釘。不裝訂的案卷，應在每份工程文件材料的右下角加蓋檔號章(式樣見圖A5)

　　6、卷皮、卷內表格的規格及其制成材料

　　(1)工程檔案案卷卷皮采用卷盒形式。

　　(2)卷皮規格和制成材料

　　卷盒的外表面規格為：305mm×220mm，厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm 六種。卷皮宜采用牛皮紙檔案盒，外裱牛皮紙。

　　(3)卷內表格的規格和制成材料質量卷內目錄、卷內備考

　　表規格為：國際標準A4 型(297mm×210mm)。卷內目錄、卷內備考宜采用70ɡ以上白紙打印。

　　(4)案卷背脊標簽的規格和質量案卷背脊標簽與卷盒的長度和厚度相同，即305mm×10(20，30，40，50，60)mm。 案卷背脊標簽宜采用70ɡ牛皮紙制作。卷皮上和卷內表格中內容采用打印方式填寫。

　　二、電子檔案

　　移交工程檔案時需提交全套分類清晰、過程完整的監理文件檔案電子版�，F場發出的監理文件資料必須有完整的電子文檔，如監理大綱、監理規劃、監理實施細則、會議紀要、監理月報、監理工程通知單、監理工作聯系單、工程開工令、工程暫停令、協調會紀要、旁站監理記錄、工程整改通知單、費用索賠審批表、工程臨時延期審批表、工程最終延期審批表、工程項目驗收匯總表，監理業務手冊、監理總結等。監理文件電子版要求分類清晰完整，保存格式為word 格式。 電子檔案中的工程照片按各階段形象進度、重要會議、現場監理工作照、檢查驗收、領導視察以及竣工后的工程全貌共6 類分夾存放，并且每張照片需在文件名進行標識說明。存儲電子檔案的光盤應使用不可擦除型光盤，文檔資料用word 格式，圖片用JPG 格式，視頻資料用MPEG 格式保存。

　　三、歸檔審查

　　歸檔文件審查分二級進行，即項目責任立卷人自查，監理復

　　查。復查通過后，到業主檔案室填寫移交目錄，簽字移交。(式樣見圖A6)

　　四、歸檔時間

　　要求工程竣工投運后二個月內，及時移交工程檔案。

　　五、檔案歸檔范圍(暫定)

　　1招投標文件、中標通知書、合同等

　　2監理文件：監理大綱、監理規劃、監理實施細則、達標投產及創優規劃、監理日志、監理月報、監理工程師通知單、工程整改通知單、監理工作聯系單、監理業務手冊

　　3來往函件：工程建設管理單位與參建單位有關工程項目的重要來往文件及電傳、函件

　　4進度控制：、工程進度計劃、工程開工/復工報審表、工程暫停/返工令、工程延期報告及審批

　　5安全質量控制：原材料、設備等進場報審表、安全、文明施工大檢查紀要、旁站監理記錄、質量檢驗記錄：⑴檢驗批質量驗收記錄⑵分部\分項工程質量驗收記錄⑶單位工程質量驗收記錄⑷隱蔽工程驗收資料 (以上均為匯總表)、關鍵工序監督、檢測、抽樣檢驗、檢查評定報告、工程項目驗收匯總表、質量事故報告、處理意見及會議紀要

　　6造價控制：變更價格審查、索賠處理文件、工程計量單和工程款支付簽證

　　7分包資質：、分包單位資格報審表、試驗單位資格報審表、

　　供貨單位資格報審表

　　8監理總結：專題總結、監理工作總結、工程總體質量評價報告

　　9施工管理：施工組織設計、施工方案及技術措施報審表、設計交底與圖紙會審會議紀要、設計變更、設備、材料、零部件代用審批、調試方案審查、施工過程資料

　　10啟動驗收：調試記錄、啟動驗收、啟動驗收交接書 11竣工資料：、驗收通知、方案、驗收報告(附整改記錄)、調試方案審查、竣工藍圖、設備圖紙、竣工資料移交清冊 12聲像資料：照片、錄像、錄音等

　　六、歸檔數量

　　1圖紙類(含變更)：4套(南充公司1套、市檔案館1套、總包1套)

　　2記錄、通知、審批類文件：2套

　　3驗收性文件：4套

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