醫院人事檔案管理工作問題與解決策略論文
無論在學習或是工作中，大家都不可避免地會接觸到論文吧，借助論文可以達到探討問題進行學術研究的目的。寫起論文來就毫無頭緒？下面是小編幫大家整理的醫院人事檔案管理工作問題與解決策略論文，希望對大家有所幫助。
摘要：在醫院改革不斷向縱深推進的過程中，對人事檔案管理也提出了更高的要求。通過整合人事檔案資源、挖掘檔案利用價值，能夠為醫院領導的人事決策、醫院人力資源優化配置，以及醫院職工技能培訓等提供必要的參考。近年來醫院檔案管理的整體水平有了較大幅度的提升，配套的基礎設施、管理制度等也在逐步完善。但是在個別方面仍然存在一些短板，如服務意識不強、開發利用水平不高、管理方法創新力度不夠等。這些問題的存在嚴重制約了人事檔案價值的發揮。為此，需要把加強人事檔案管理作為醫院改革的一項重要內容，并針對現階段的問題，重點從提升人事檔案的服務意識與利用水平、建立健全人事檔案管理體制、開發人事檔案信息管理系統等方面，構建現代化的人事檔案管理工作體系，推進醫院人事檔案管理工作實現可持續發展。
關鍵詞：人事檔案；服務意識；信息數據庫；資源共享；
人事檔案中記錄了職工個人的基本信息，包括工齡、籍貫、政治面貌等，也包含了許多重要信息，如獎懲情況、工作履歷等。通過人事檔案除了可以掌握一名職工的大體情況外，也可以為職務調動、業務培訓、人事任免等工作開展提供必要的參考。因此，做好人事檔案管理無論是對于職工個人的成長，還是對于醫院各項工作開展以及長遠發展，都是大有裨益的。一方面，醫院領導要加強對檔案工作的重視，為這一工作的創新發展創設良好的環境氛圍；另一方面，也要求每一位檔案工作者，能夠強化職責意識、提升專業技能，才能在本職崗位上實現人事檔案的價值最大化。
一、醫院人事檔案管理的價值分析
首先，檔案管理工作是醫院人事管理工作重要內容。通過進行檔案管理能夠在人事管理工作中及時將人員進行調配，尤其是對調出離職或者是退休等人員的檔案進行更新，保證醫院的人事工作得到有效的開展。其次，能夠為人事管理工作提供強有力的信息依據。在進行檔案管理工作的過程當中，通過將相關數據及時的錄入人事檔案管理數據庫，能夠全面了解醫院職工的理論學習、職稱評定以及所有方面的綜合信息，這有利于對人力資源進行充分的挖掘，保證人盡其才。最后，根據各個部門、科室對于人才的需求信息，對比人事檔案內容，可以為下一步的人才引進提供方向性的參考。盡快補充緊缺的、高素質的人才，支持各部門、各科室相關工作的高質量開展，讓醫院的服務水平、服務能力可以得到持續性的提升。
二、醫院人事檔案管理工作中存在的問題
1、人事檔案的開發利用和信息服務意識不強
醫院人事檔案的接收、保存與管理，必須要為開發、利用而服務，這既是發揮檔案信息服務價值的有效手段，同時也是人事檔案管理的目標所在。近年來，醫院人事檔案的數量不斷增加，檔案工作人員將大量的時間和精力，放于資料歸檔、內容維護等基礎性工作上，而對于檔案資源的整合、內容價值的挖掘，沒有給予過多的重視和大力的支持。在這種情況下，人事檔案的價值只能停留于表層，而沒有為人力資源配置、崗位職務調動提供必要的參考和借鑒，檔案的信息服務作用沒有得到很好的體現。醫院人事檔案工作中，存在的“重管理而輕開發”的現象，從短期來看，制約了人事檔案的價值體現；從長遠來看，對醫院人才隊伍建設也造成了不可忽視的負面影響。
2、人事檔案管理體制的創新力度不足
醫院人事檔案由于包含了職工、干部的基本信息、獎懲情況、政治面貌等重要內容，對檔案管理的規范性、嚴謹性、細致性都提出了極其嚴格的要求。從檔案工作人員角度來說，完善的人事檔案管理制度規范，可以作為一種行為準則，除了顯著提升工作效率外，對減少工作失誤、保證檔案內容真實、完整也有積極作用。近年來，醫院改革的步伐加快且不斷深入，但是人事檔案管理制度的內容卻沒有緊跟醫院整體改革而做出同步的調整。例如，醫院緊跟信息化趨勢，積極推行無紙化辦公，電子檔案的比例不斷上升。電子檔案的管理方式、管理標準與紙質檔案均有很大區別，但是在現有的醫院人事檔案管理制度中，并沒有專門適用于電子檔案的制度規范。由于人事檔案管理制度的創新力度不足，其約束價值和參考價值也會大打折扣。
3、人事檔案管理的方式方法相對落后
無論是從提升檔案管理效率角度，還是從深入挖掘檔案利用價值角度，醫院的人事檔案管理方法、模式，都需要堅持與時俱進。橫向對比來看，醫院近幾年對于信息技術的應用重視程度和支持力度不斷提升，各個部門、各個科室，信息基礎設施已經較為完善；縱向對比來看，在人事檔案管理的方式方法上，醫院與社會上一些先進企業還是有一定的差距。例如，許多大型集團公司已經實現了人事檔案從資料歸檔、內容更新，再到整合利用、信息服務的全流程、自動化辦理，不僅極大減輕了一線檔案工作人員的負擔，縮減了人工成本，而且也可以依托大數據等技術手段，讓海量的人事檔案得以開發、利用，為人力資源管理工作開展提供支持。對比來看，醫院在人事檔案管理技術創新上還有較大的提升空間。
4、復合型檔案管理人員匱乏
新時期醫院對于人事檔案工作要求的提升，以及檔案事業自身的不斷發展，讓檔案從業者受到了首當其沖的影響。醫院的每一名檔案工作者，都必須樹立學習意識、秉持進取精神，讓自己的專業技能得到提升，才能讓自己始終具備崗位勝任力，通過高質量、高標準完成人事檔案管理任務，彰顯自我的價值。結合調查情況來看，醫院人事檔案工作者在業務技能和專業水平上較為扎實，但是還存在一些“短板”.例如，在檔案管理信息化背景下，保障網絡環境下數字檔案的安全與隱私是一項重要工作內容，但是許多檔案工作者并沒有熟練掌握這一方面的技能。此外，在職業素養方面，也發現個別檔案工作者存在思想懈怠的情況，不能嚴格遵循本部門規章制度，在工作上疏忽較多，檔案管理質量不高。
5、人事檔案管理的資金投入有限
醫院在大力推進檔案管理改革，特別是檔案管理信息化發展的過程中，許多工作都需要給予必要的、充足的資金支持，如采購信息基礎設施，以及開展信息技能培訓等。雖然從整體上來看，醫院每年的資金投入均有一定幅度的增加，但是仍然存在供不應求的情況。隨著醫院改革逐步深入，產生的人事檔案數量也有明顯的增加趨勢。在具體開展人事檔案管理工作時，也迫切需要更多的資金，支持醫院檔案管理信息系統在硬件采購與維護、軟件更新與升級等方面工作的開展。對比來看，一方面是醫院在檔案管理方面資金投入有限，另一方面則是檔案管理部門對資金需求量增加，兩者之間的矛盾并未得到有效解決。
三、醫院人事檔案管理常見問題的解決措施
1、提升人事檔案的服務意識與利用水平
在醫院內部要營造一種自上而下高度重視人事檔案管理的氛圍，醫院高層領導、人力資源管理部門、檔案管理部門等，要重視并支持人事檔案的開發利用工作。在這一基礎上，作為檔案工作人員應從專業角度、利用專業知識，樹立起強烈的檔案服務意識，以人事檔案為基礎，為醫院人事工作開展和人力資源配置提供必要的參考。每一名檔案工作者，要形成“管理與服務并重，保存與開發同步”的意識，從職工個人成長角度，從醫院長遠發展角度，深刻認識到做好人事檔案信息服務的意義所在。要熟練運用現代化的設備、工具，輔助完成人事檔案的開發與利用工作，逐漸實現檔案管理從“低效”向“高效”,檔案服務從“被動”向“主動”的轉變。
2、建立健全管理體制，推進人事檔案管理規范化
完善的人事檔案管理制度能夠對檔案工作者產生一種約束、提供一種指導，進一步保障了人事檔案管理的規范化、標準化程度。檔案管理人員應當緊跟醫院改革步伐，以及新時期對于人事檔案管理工作提出的具體要求，在現有管理制度的基礎上，主動做出調整和轉變。人事檔案管理部門必須按照國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規則》，結合自身工作的需求和特點制定人事檔案工作發展規劃，建立完善人事檔案管理工作的各項規章制度，使人事檔案管理工作有健全的制度保障，以達到相關工作的科學化和規范化。除了制定完善的人事檔案的部門設置和人員制度外，還要有人事檔案的檢索使用制度、轉遞制度、保存制度、安全保密制度等。此外，還應建立人事檔案信息的交流制度，使各部門分別管理的人事檔案之間的信息互聯互通。這些規章制度的建立和嚴格執行，是促進醫院人事檔案管理模式優化的重要保證。
3、開發人事檔案信息管理系統
�。�1）構建人事基本信息數據庫
應用人事檔案管理信息系統，要先建立起人事基本信息數據庫，這些數據可以作為構建人事檔案管理信息系統的基礎。信息數據庫的建立過程中，檔案管理人員首先要確保人事檔案信息的真實性，包括出生年月、參加工作時間、加入黨團的時間以及學歷學位等項目。通過數據庫建立人事檔案部門便于查找、比較、分析、統計的檢索工具，該系統既要有良好的人機交互界面，又能方便用戶將信息導入、導出。具有修改、檢索、統計等功能，并隨著當事人職稱、職務等的變化做出相應的調整，不僅能為醫院的調資、任免職等提供幫助，也能對所有管理人員的情況進行研究總結，為領導決策提供信息統計分析和情況預測。
�。�2）實現人事檔案資源共享共用
把醫院所有人事檔案整合并建立起人事信息數據庫后，還需要運用特定的應用軟件、大數據技術等，對數據庫中的信息數據進行整合利用，進而為醫院人事工作開展提供強力的支持。在互聯網時代，數據資源的共享共用讓信息數據的價值得到了進一步的提升，人事檔案管理也應當基于“互聯網+”帶來的技術優勢，為醫院人力資源管理，以及高層領導的決策提供幫助。例如，醫院的人力資源部門，每隔一段時間會組織開展職工培訓。如果能夠與人事檔案管理部門實現資源共享，就可以掌握每一名員工的工作能力與崗位要求之間存在的差距。然后就可以根據這些“差距”,制定個性化的培訓方案，幫助醫院職工補齊短板，提高了培訓的針對性。還有，在人才選拔、任免等方面，也可以參考人事檔案，從而讓人事工作具有更強的科學性，爭取讓每一名職工都能夠在合適的崗位上發光發熱。
�。�3）做好人事檔案內容的安全與保密工作
近幾年醫院數字檔案的比例不斷升高，雖然為檔案管理工作開展提供了諸多便利，但是也面臨著安全問題，特別是一些涉及個人隱私的信息，是人事檔案管理的重中之重。為此，醫院人事檔案管理在全面推行數字化、信息化的過程中，也要形成強烈的安全意識、保密意識。每一名檔案工作者，要養成良好的職業習慣，如禁止將個人移動設備與辦公計算機連接，禁止將辦公計算機的登錄密碼透露給他人等。除了要嚴格遵循本部門的規章制度，杜絕因為個人不規范操作行為而增加安全風險外，也要采取必要的技術手段。常規的安全技術手段有啟用防火墻、安裝殺毒軟件，高級的安全技術手段有數字簽名認證、動態登錄口令以及加密解密技術等。只有構建完善的安全防護體系，才能切實保障人事檔案內容的完整與安全。
4、注重提升檔案管理人員的綜合素質
新時期的人事檔案管理工作，不僅在工作方法、模式上發生了較為明顯的改變，而且對檔案工作者的綜合素質也提出了更高的要求。醫院方面需要針對其開展在職培訓、鼓勵他們進行繼續教育，讓自己具備更強的勝任力。重點包括兩個層面：第一，專業技能的培訓。以集中講座、外出學習等方式，讓檔案工作者學習新技能、新知識，不斷提升自我。既可以滿足職工自我發展的訴求，又可以在崗位上以更高效率完成人事檔案工作；第二，職業素養的提升。結合人事檔案管理的特點，要求每一名檔案工作者要具備一絲不茍、精益求精的職業精神，以及遵守制度規范、嚴格按章辦事的敬業意識等。只有檔案工作隊伍的綜合素質得以提升，才能為醫院人事檔案管理的不斷創新發展提供必要的支持。
5、建立長效投入機制，不斷優化軟硬件設施
人事檔案管理的創新，離不開軟件和硬件設施的支持。當前醫院雖然在檔案管理配套設施的建設上提供了一定的支持，但是從檔案事業的長遠發展來看，還是存在一定的差距。為此，醫院應當建立長效投入機制，為人事檔案管理的高效開展、創新發展，提供扎實的物質保障。每年財務人員在編制預算時，應結合檔案部門的工作計劃，提供專項預算，為當年檔案部門采購新的硬件設備（如掃描儀等），以及更新和升級軟件系統，提供資金支持。除此之外，也要加強對資金使用的監管，確保每一筆資金都能夠真正應用于人事檔案管理相關工作。在資金支出項目上，除了軟、硬件設施外，也可以設立獎金，對那些在人事檔案工作中表現優異的給予獎勵，這也是推動該工作不斷創新發展的重要措施。
四、結語
人事檔案管理既是醫院管理工作體系中的重要組成，同時也直接關系到醫院人事工作開展和人力資源利用。做好人事檔案管理工作，實現檔案資源整合利用與信息服務，對員工個人的自我發展，以及醫院各項工作的開展均有重要作用。醫院方面需要把人事檔案工作擺在戰略位置，并從資金方面、技術方面、人員方面、制度方面，提供全方位、立體化的支持，推動這一工作實現創新發展。
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