淺議酒店業應收賬款管理

淺議酒店業應收賬款管理

　　【摘要】隨著旅游業的發展，酒店如雨后春筍般建立起來，使得酒店業的競爭日趨激烈。競爭迫使酒店采取各種手段擴大銷售，其中賒銷是擴大銷售的手段之一， 賒銷是酒店應收賬款產生的重要原因，隨著賒銷的增加，應收賬款占酒店營業收入的比重越來越大，管理難度不斷增加。一筆應收賬款從掛賬到收回欠款，涉及到各個部門，多個環節，需要多個環節的銜接和各個部門的共同配合。酒店業特別是中小酒店多數沒有專門的信用評價部門或組織，沒有把對客戶的信用等級評估納入到企業應收賬戶管理的體系中來，應收賬款信用政策、日常管理制度不完善，應收賬款管理制度缺乏執行力，產生壞賬、呆賬的風險大大提高。制定合理的信用政策，完善應收賬款管理制度，規范應收賬款管理，不僅能夠提高酒店的競爭能力，增加酒店的收益，而且能夠有效的規避酒店賒銷帶來的商業風險。本文針對應收賬款上述問題，提出了建立應收賬款客戶信用評價系統、制定合理的信用政策、規范應收賬款日常管理、加強應收賬款審計監督，提高制度執行力四個方面的改進措施。

　　【關鍵詞】應收賬款;管理制度;信用政策

　　應收賬款管理是酒店經營管理的重要組成部分，規范應收賬款管理，不僅能夠提高酒店的競爭能力，增加酒店的收益，而且能夠有效的規避酒店賒銷帶來的商業風險。

　　一、酒店業應收賬款管理現狀

　　酒店應收賬款產生的原因之一是由于商業競爭，競爭迫使酒店采取各種手段擴大銷售。應收賬款的增加，雖然使酒店的收入增加，但隨之而來的管理難度也日趨增加。酒店的營業收入組成復雜且每筆金額較其他行業要小，相同的房間、會議場地或餐桌隨時間的推移，掛賬的客戶卻不同，使應收賬款的登記、核對工作量非常大且容易出錯。一筆賬款從掛賬到收回欠款，涉及到各個部門，多個環節，需要多個環節的銜接和各個部門的共同配合，因此，酒店業應收賬款隨著賒銷的增加，管理難度不斷增加。

　　二、酒店業應收賬款管理存在的主要問題

　　1、酒店業應收賬款信用政策不完善

　　酒店的信用政策是關于應收賬款管理和控制方面的原則性規定。它是酒店基于對掛賬客戶資信情況的認定，對客戶給予先交貨或先消費后收款的結算優惠的一種財務經營策略。酒店的信用政策包括信用標準、信用條件和收賬政策三個方面。

　　(1)信用標準

　　信用標準是指客戶獲得酒店商業信用所必須具備的最低條件，是酒店同意向客戶提供賒銷掛賬的基本要求。酒店要確定信用標準，就要對客戶信用進行評估，但是酒店業特別是中小酒店，多數沒有專門的信用評價部門或組織，沒有把對客戶的信用等級評估納入到企業應收賬戶管理的體系中來，對簽單掛賬客戶的審批存在任意性，往往只憑經驗來確定信用客戶，對客戶的信譽程度、支付能力、財務狀況等缺乏系統的信用評價，甚至為了提高營業收入，占有更多的市場份額，沒有明確的信用標準，只要是常來的客戶便可以簽單掛賬，沒有明確哪些客戶能夠簽單，哪些客戶不能簽單，對每個客戶掛賬總額及酒店應收賬款掛賬總額沒有控制標準。

　　(2)信用條件

　　信用條件是指酒店要求客戶支付賒銷款項的條件，信用條件規定了信用期的長短、折扣方針。如果酒店對客戶的信用條件是“2/10，1/20，n/30”，表示客戶如果在10天之內付款，就可以享受2%的折扣，20天內付款就可以享受1%的折扣，在超過20天的30天內付款則不享受任何折扣。目前，多數酒店對客戶簽單掛賬實施被動管理，客戶簽單掛賬后，酒店由于缺乏明確的制度規定，沒有明確規定還款期限，導致掛賬應收賬款額度越來越多，還款期限越來越長。催收時個別客戶由于各種原因以各種理由推遲結賬，酒店由于害怕客戶以前的簽單不結，不敢采取果斷措施終止掛賬簽單，使酒店應收賬款產生壞賬的概率越來越大，潛在損失越來越大。

　　(3)收款政策

　　收款政策是指企業為了催收應收賬款而采取的策略與措施。一般而言應收賬款拖欠時間越久，酒店損失越大，拖欠越久，賬款催收的難度越大。酒店由于收賬政策不到位，致使應收賬款回收不力。催收賬款沒有明確的責任人， 回收工作與任何部門和個人均無直接利害關系， 無法追究收款人的責任。 對賒銷客戶賬目管理混亂， 對賬不及時，沒有相應的監管措施，不能進行實時控制，不能根據客戶的不同情況采用相應的催收策略， 無法確保應收賬款的安全回收。

　　2、酒店業應收賬款日常管理制度不完善

　　酒店業的賒銷活動自評估選擇客戶開始，經過登記、核對、催帳、收款等環節，中間涉及銷售部門、接待部門、財務部門等各個部門，如何對各個環節進行銜接，對各個部門進行溝通，是做好應收賬款日常管理的關鍵，因此，對應收賬款進行科學管理，制定嚴密的應收賬款日常管理制度顯得尤為重要。

　　(1)事前管理

　　事前管理主要是對客戶在進行信用調查的基礎上制定信用決策。酒店業因缺乏對掛賬客戶系統的信用評價，因而在簽單客戶的選擇上具有一定的盲目性，在實際工作中，主要表現為確認客戶授信資格文件不全、客戶背景資料不全、簽單掛賬客戶信用額度、信用期限不明確等等。

　　(2)事中管理

　　酒店業應收賬款紛繁復雜，項目眾多，日常登記不僅工作量大，而且客戶入住酒店、離店對辦理時間要求緊，容易出現各收銀臺對客戶的簽單字樣、簽單權限、授信額度核對不嚴，造成冒名簽單、超期限、超額度簽單的問題，有時還會出現掛賬錯誤的現象，主要有數額掛賬錯誤和客戶名稱掛賬錯誤兩種，如果在簽單環節中沒有審核，財務由于不直接接觸客戶，登記的明細賬就會發生錯誤，等到客戶結賬時再發現錯誤，往往會產生推諉扯皮延遲結賬，甚至出現客戶不結賬的現象，會給酒店帶來不必要的壞賬損失。

　　(3)事后管理

　　事后管理主要是在賒銷業務發生后，對應收賬款的回收實施管理。有些酒店銷售部門只負責銷售，銷售完畢將有關賬務交財務進行催帳，銷售部門和財務部門缺乏必要的溝通與協作，銷售部門只注重銷售，銷售后即使簽單賬款未收回也不影響其業績考核;財務人員只注重核算，核算的客戶掛賬情況對銷售部門不做反饋，各自為政，在工作中不能互相監督，無法形成合力。

　　3、酒店業應收賬款管理制度缺乏執行力

　　應收賬款管理制度關鍵在于提高制度的執行力，在實際工作中，制度缺乏執行力，經常出現有令不行，有禁不止的現象。主要是以下原因：一是制度本身制定的不合理，職責權限不明確，使員工產生推諉扯皮現象，使制度形同虛設;二是制度本身沒問題，但是在執行過程中由于員工責任心不強、玩忽職守、各部門溝通不暢，各環節銜接有誤等原因導致應收賬款無法收回;三是對于無法收回的應收賬款，單位沒有相應的責任追究制度，員工執行不執行制度都無人考核，使應收賬款管理制度缺乏剛性，從而缺乏執行力。

　　三、酒店業應收賬款管理的改進措施

　　1、建立應收賬款客戶信用評價系統

　　酒店應收賬款管理，首先要建立專門的信用管理部門，對應收賬款客戶進行系統的信用評價。利用接待人員掌握的客戶資料、管理人員的實地考察、網絡數據和其他公開的信息渠道，對客戶進行信用評估。國際上通用的資信調查的“6C”系統包括客戶的信用品質、償付能力、資本、抵押品、經濟狀況和連續性。通過信用評估，對往來客戶的信譽程度、支付能力、財務狀況等進行科學分析，對信用好的客戶才允許賒銷，并對在酒店賒銷的客戶建立客戶信用檔案，進行持續分析、調查，監督客戶信用等級變化，對客戶進行動態資源管理，以確定在酒店賒銷的客戶能否持續簽單掛賬，對信譽不好的客戶要及時予以終止簽單掛賬，并采取積極措施收回掛賬的應收賬款，最大限度的保護酒店利益，減少壞賬損失。

　　2、制定合理的信用政策

　　酒店對應收賬款應制定合理地信用政策，一是有明確的信用標準，明確規定只有客戶信譽程度、支付能力、財務狀況好的單位才能簽單掛賬，個人簽單掛賬必須有資金擔保，二是規定信用條件，主要包括信用期間和折扣，信用期間是企業為客戶規定的最長付款時間， 現金折扣則是客戶提前付款給予的優惠。信用期間的長短和現金折扣的大小要與酒店的自身承受能力相適應。三是確定合理的收賬政策，酒店應根據不同的信用等級采取不同的催賬策略，根據客戶不同信譽、不同欠賬期間分別采用電話催收、信函催收、上門催收等不同方式，對信用評定好的客戶可以給予較大的信用額度，在酒店給予更多的關注，在交易中提供對方較多的優惠，對個別信用惡劣的客戶酒店應謹慎與其合作，果斷終止其后續掛賬簽單，必要時可采取法律手段進行催收。合理的信用政策應把信用標準、信用條件、收賬政策充分結合起來，統籌考慮三者的綜合變化對酒店效益的影響。另外在應收賬款管理中應對酒店信用總額制定控制標準，確定酒店應收賬款占酒店流動資產的比重，財務部門根據本酒店的風險承受能力以及流動資金狀況，經過綜合的分析得出，一旦接近臨界點， 立即停止賒賬，總而言之，應收賬款不能影響正常的資金周轉。

　　3、規范應收賬款日常管理

　　酒店應收賬款日常管理貫穿于酒店經營的全過程，酒店的全體員工應自覺遵守酒店制定的信用政策，首先銷售部門應根據信用部門客戶動態管理系統提供的客戶信息來確定客戶能否簽單消費，對于資信狀況良好的客戶簽訂賒賬消費協議，明確簽字有效人員，預留簽字樣、簽單額度、優惠條件及結賬期限以及協議有效期等，并加蓋公章通知接待部門予以簽單掛賬;其次接待部門在賒銷過程中，接待人員應仔細核對簽單客戶的簽單資格及簽單字樣予以審核，對無簽單資格的人員堅決予以制止，防止冒名簽字，認真核對簽單額度以防止超權限簽單等，認真核對簽單期限防止超期限簽單，完善簽單手續，另外在賬款輸入時要仔細核對費用明細，防止輸入錯誤引發不必要的糾紛，防止客戶結賬時以各種理由少付或不結賬的現象，給酒店帶來經濟損失;第三財務人員應該對登記入賬的應收賬款及時進行核對，對應收賬款進行賬齡分析，及時與銷售部門進行溝通，將應收賬款簽單余額及時反饋到銷售部門予以催帳。對簽單信用不好的客戶應該果斷的停止掛賬，并采取相應的措施對欠款進行催繳，必要時應采取法律手段保護酒店的合法權益，及時收回欠款。

　　4、加強應收賬款審計監督，提高制度的執行力

　　內部審計在應收賬款管理中的監督作用主要體現在兩個方面，一是不斷完善應收賬款管理制度，加強制度本身各個環節的銜接，減少制度本身存在的漏洞，改善內控制度，二是檢查應收賬款管理制度的執行情況，提高制度的執行力，制度的執行離不開對人員的管理，要不斷強化應收賬款各個環節員工的責任意識，加強員工職業道德建設，各司其職，各負其責，并重點檢查各個環節的銜接是否順暢合理，檢查有無異常應收賬款現象，有無重大差錯、玩忽職守、內部舞弊、故意不收回賬款等情況，在審計過程中如果發現上述問題，應有相應的責任追究制度，確保應收賬款的回收。酒店的應收賬款管理涉及到各個部門多個環節，只有加強應收賬款審計監督，執行強有力的管理制度，規范操作流程，才能對各部門、各環節進行銜接，合理地規避應收賬款給酒店帶來的財務風險。

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