淺析企業物資采購成本的控制
摘要：闡述物資采購工作在企業經濟活動中的重要作用，并提出降低成本、提高經濟效益、改善企業管理的途徑。論述如何有效地控制采購成本是當今企業必須關心的一個緊迫話題。
關鍵詞：物資;成本;控制
企業的物資采購工作，就性質而言，不僅是一項生產前的準備工作，而且是開源節流的重要工作。企業要使生產均衡，需要持續供應各種生產資料。那么，物耗需占企業產品成本的一半以上，因此，控制物資采購成本，對促進企業生產發展，提高產品質量，降低產品成本，加速資金周轉，增加效益，都具有極其重要的意義。
1、采購成本概述
采購管理是企業管理的重要組成部分，采購成本控制是采購管理的重要組成部分，也是耗用資金最多，最容易出現失控的環節。采購價格、數量、運輸方式等的選擇，將直接影響采購成本。所以，控制采購成本對企業經營績效至關重要。據悉1%的采購成本降低可以使企業利潤提高5%~10%。尤其在采購資金占平均銷售金額比重逐漸增加的趨勢下，降低采購成本既是企業“第二利潤源泉”，也是實現贏利的基礎。如何降低成本是企業首要解決的問題。當今企業采購管理，是直面市場按質、按量、按時、以本企業所需符合質量要求的各種物資。
2、影響物資采購成本的因素
企業以利潤最大化為目的，從企業持續經營的全過程看，收入減去成本就是利潤，成本是決定企業利潤的重要因素。采購成本構成具有多樣性和動態性的特征，影響采購成本的主要因素有：第一，采購價格：是企業成本和費用的主要組成部分，是采購成本高低的決定因素。第二，采購數量：建立在批量生產和科學合理的物品核算定額和儲備定額基礎之上，經濟批量的采購方式和數量等。第三，物流信息：要及時、全面、準確地掌握分析物流信息，如物資性能、質量、價格等。第四，采用運送方式：以最短的里程、最低的費用和最短的時間及時、準確、安全、經濟的完成物品在空間的轉移。第五，物品儲備方式：控制人力和運費以及少占用資金等。第六，采購策略：具有預見性和靈活機動的采購策略。第七，員工的素質：良好的采購工作，是決定企業產品開發，產品質量，采購成本的關鍵，也是決定流通企業銷售狀況的關鍵。
3、如何進行物資采購成本的控制
(1)制訂采購預算與采購計劃。制定采購預算的行為，就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置。預算是計劃的一個方面，也是組織政策的延伸，還是一種控制機制，起著一種比較標準的作用。制定采購預算，是在具體實施物資采購行為之前對物資采購成本的一種估計和預測，是對整個采購資金的一種理性的規劃。它不但對物資采購資金進行了合理的配置和分發，同時建立了一個資金的使用標準，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保采購資金的使用在一定的合理范圍內浮動。有了采購預算的約束，能提高采購資金的使用效率，優化采購管理中資源的調配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效控制采購資金的流向和流量，從而達到控制物資采購成本的目的。
(2)確定采購價格。采購價格的確定，直接影響到企業的成本，是物資采購控制的重中之重。在確定采購價格時，弱化采購人員與領導的個人行為，注重產品市場價格調查。一方面，利用網絡平臺，對采購物資的價格進行市場信息收集，著重了解和掌握商品的成本價及利潤構成。另一方面，采取與各投標單位開展競爭性談判方式。
(3)利用采購環境。物資市場供求關系的外部環境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產生重要的影響，需要熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關所需物資多方面的市場信息，建立良好的市場信息機制，是有效降低采購成本的途徑之一。要用統一的信息化管理采購工作，即賣家(制造廠)和買家(企業用戶)共用一個信息平臺，要通過充分利用數據、信息、知識、計算機網絡等資源，實現采購信息共享，發揮采購信息的計劃、協調、控制的功能，有效地組織和控制采購工作的全過程，使各個采購管理環節有機地聯系起來，提高采購工作效率，減少采購管理和決策的盲目性，降低決策風險，達到降低采購成本、提高企業核心競爭力的目的。
(4)擇優商管理。供應商是物資采購管理中的一個重要組成部分。物資采購時，應該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的物資供應商提供均等的機會，一方面體現市場經濟運行的規則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高物資采購實施的質量。因此，在供應商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關注。
第一，選擇供應商的數量。供應商數量的選擇問題，實際上也就是供應商份額的分擔問題。從采購方來說，單一渠道增加了采購資源供應的風險，也不利于對供應商進行壓價，缺乏采購成本控制的力度。而從供應商來說，批量供貨由于數量上的優勢，可以給采購方以商業折扣，減少貨款的支付和采購附加費用，有利于減少現金流出，降低采購成本。因而，在進行供應商數量的選擇時既要避免單一渠道，尋求多家供應，又要保證所選供應商承擔的供應份額充足，以獲取供應商的優惠政策，降低物資的價格和采購成本。這樣，既能保證采購物資供應的質量，又能有力地控制采購支出。一般來說，供應商的數量以不超過3~4家為宜。
第二，選擇供應商的方式。選擇供應商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點來說分為招標采購和非招標采購。在物資采購中，采取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格，幫助采購方以最低價格取得符合要求的物資，并且多種招標方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質量，從而有利于控制采購成本。
(5)管理供應商。強化供應商的管理基于長期的降低采購成本的理念，在物資采購管理中應該貫穿供應商管理的思想，也即把對供應商的管理納入到物資采購管理的一個部分。這樣，既可通過長期的合作獲得可靠的物資供應和質量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優勢，對降低物資采購的成本有很大的好處。
(6)儲備管理。所謂儲備，是企業為避免或減少出現停工待料等事故的發生而儲存的各種物料，包括原材料、半成品、成品等不同形態。為了保證生產的順利進行，企業儲備一定的物資是有必要的，但不可因為其必要而無節制地儲備。眾所周知，如果儲備過多，會增加倉儲費用、保險費、裝卸搬運費及不合理損耗。因此，在控制成本的前提下，儲備管理的目的就是要使庫存物資的數量在能滿足生產需要的情況下盡可能最小化，即數量上合理的最小化。要做到數量上合理的最小化，筆者認為現在許多企業推行的零庫存管理方法值得借鑒。
(7)強化采購人員素質。提高采購人員的素質也是控制采購的重要環節。一般的采購人員大多從事管理出身，對技術不是很了解，這樣在和供應商的談判中就會很吃虧，經常處于被動地位，只有在采購人員了解了采購物品的特性之后，才能在眾多的供應商及談判中做出最優的選擇。所以每個公司都應該加強對采購人員的技術知識的培訓，如定期對采購員進行相關的技術知識培訓，閑時可以讓采購人員上生產線上去工作幾天，加強采購部門與技術、生產部門的聯系。
物資管理工作是一件復雜煩瑣的工作，尤其在現在生產材料大幅度漲價的情況下，一方面要降低材料成本，另一方面要保證生產物資的正常供應，難度是可想而知的。但只要我們抓住供應工作的重點環節并把握該環節的要點，就能夠在保證生產供給的同時降低材料成本，實現企業控制材料成本的管理目標。
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