淺析建設物資二級庫房 加強醫(yī)院成本控制
摘要：加強物資管理是控制醫(yī)院成本的一大抓手，文章分析了醫(yī)院建設二級庫房的必要性，對在哪些科室建設二級庫房及需要注意的問題提出了建議。
關(guān)鍵詞：二級庫房 成本控制 醫(yī)院管理
新醫(yī)改方案明確提出：“定期開展醫(yī)療服務成本測算，科學考評醫(yī)療服務效率”、“加強成本核算和控制”。新的《醫(yī)院財務制度》規(guī)定，醫(yī)院財務管理的主要任務之一，就是“加強經(jīng)濟管理，實行成本核算，強化成本控制，實施績效考評，提高資金使用效益”。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進一步發(fā)展，成本管理已經(jīng)成為醫(yī)院財務管理重要工作之一，而物資管理更是具有重要地位，不僅因為藥品、材料等物資占醫(yī)療收支的比重很大，而且物資保障的便捷性、及時性直接影響到診療流程和服務效率①。
一、二級庫房的概念
1.醫(yī)院一般都設有物資倉庫，購買的物資必須辦理驗收、入庫手續(xù)，統(tǒng)一存放于此，各科室再從此領取物資。這樣的物資倉庫我們稱之為一級庫房，一級庫房應該是每家醫(yī)院都有的。而在日常工作中，除醫(yī)院物資一級庫房以外，一些科室需要集中請領，并提供給多個科室或病人使用，如供應室，還有一些科室只供本科室使用，但使用量相當大，在需要使用物資前，一般會憑經(jīng)驗將一定時間內(nèi)可能需要使用的物資一次申請購買，在辦理入庫手續(xù)后又一次性領取。實際上這部分物資全部存放于相應科室，因此又產(chǎn)生了一個科室的小庫房，如檢驗科。因這些原因形成的庫房我們稱之為二級庫房。
2.多數(shù)醫(yī)院除了直接用于病人的藥品可以以病人藥費的記賬直接減少藥品庫房外，衛(wèi)生材料、其他材料以及非直接作用于病人的藥品試劑，均是由使用科室根據(jù)需要向一級庫房申請領取，領到科室的物資就由科室人員誰用誰取、隨用隨取，科室負責人在估計用得差不得多的時候，向一級庫房申請領取。如此反復，既沒有比較明確的管理規(guī)范，也沒有定期盤點制度，甚至在醫(yī)院進行清產(chǎn)核資時，也因為其無賬可查而較少為管理層所關(guān)注，這些物資的管理與控制更多的是憑所在科室人員的自覺性。建設二級庫房就是要對這部分物資的入庫、存儲、出庫、盤點等環(huán)節(jié)進行規(guī)范管理。
二、建設物資二級庫房的必要性
1.新的《醫(yī)院財務制度》指出，“成本管理是指醫(yī)院通過成本核算和分析，提出成本控制措施，降低醫(yī)療成本的活動”，加強對醫(yī)院物資的管理是勢在必行。庫房管理作為整個醫(yī)院管理的重要組成部分，一直是醫(yī)院管理中比較薄弱的環(huán)節(jié)之一，新醫(yī)改對醫(yī)院管理提出了更高要求，如何加強醫(yī)院庫房管理與建設，如何以最小的成本獲得盡可能大的經(jīng)濟效益，如何以比較低廉的價格為病人提供更好的服務，是每一個醫(yī)院必須追求的目標。加強物資管理無疑是醫(yī)院成本控制的重點、關(guān)鍵點，實用性也很強，二級庫房的建設，可以為建立科學的物資管理流程提供良好的基礎。
2.降低庫存，提高資金使用效率。實行一級庫房管理往往只能根據(jù)經(jīng)驗分析判斷各個科室大約需要儲備多少物資,往往因為對具體情況的不了解與科室實際使用情況存在一定的差距。建立二級庫房管理則更加貼近科室的實際使用情況，使用科室能更好地掌握什么時間需要補充什么物資、補充多少，從而大大減少物資的庫存，降低物資占用的儲備資金，提高資金的使用效率。建立二級庫房后，科室負責人可以隨時了解物資的庫存量、入庫量、使用量，為其加強科室成本管理提供了基礎數(shù)據(jù)，能較好地調(diào)動其參與成本控制的積極性。
3.增加期間成本的可比性。一級庫房管理時，在科室辦理領用手續(xù)后，就直接全額計入科室當期支出，事實上每個科室每個期末仍然存在庫存物資，有的科室?guī)齑媪窟�很大，個別科室甚至為了調(diào)節(jié)各個期間的獎金，故意多領或少領物資，每個月的物資消耗波動幅度很大，與醫(yī)療收入根本就不配比。實行二級庫房管理，科室領用的物資在消耗前仍作為庫存物資管理，真實地反映了物資的實際消耗情況，能與醫(yī)療收入很好地配比反映，成本核算與分析的數(shù)據(jù)更加真實可靠，有利于加強成本控制。
4.加強盤點，堵塞物資管理中的漏洞。醫(yī)院是一個開放場所，雖然科室的物資不是人人可以接觸，但可以接觸的人群還是很多的，除了醫(yī)生、護士外，護工、保潔人員、支持轉(zhuǎn)運人員、保安等都可以接觸到，如果科室對物資疏于管理，就存在相當大的漏洞。建立二級庫房后，對于二級庫房物資的管理是參照一級庫房進行管理的，加強定期和不定期盤點，在人員調(diào)動、價格調(diào)整等時都必須盤點，都會增強管理人員的工作責任心，盤點的差異會督促科室查明損失的原因，從而改進管理方法以堵塞物資管理上的漏洞。
5.所有物資入庫，管理更全面。醫(yī)院由于其業(yè)務的特殊性，有一些物資如骨科用鋼板，不需要采購所有的規(guī)格型號，而是由供應商在醫(yī)院里備貨，醫(yī)生根據(jù)病人的具體情況進行選擇，選擇使用后再憑發(fā)票到一級庫房辦理入庫、出庫手續(xù)。事實上倉庫保管員可能都沒有見到實物，對于未用的物資，如果供應商不及時辦理退貨手續(xù)，科室物資管理再稍有松懈，勢必造成領用物資與供應商的備貨物資混存，時間長了往往多由醫(yī)院買單，這樣的過程往往缺乏監(jiān)督，必須由有很強自律性的人經(jīng)辦才不會出問題。而二級庫房建立后，在供應商提供所有產(chǎn)品前，就要議定價格，根據(jù)其提供的產(chǎn)品規(guī)格、型號、數(shù)量辦理入庫手續(xù)，使用掉的物資及時辦理出庫，對不需再用的備用物資及時辦理退庫手續(xù)，庫存物資就能比較全面地反映在醫(yī)院所有的物資存庫情況，有利于科室負責人對未用物資引起足夠的重視。
6.方便病人，改善服務流程。由于一些醫(yī)用物資的特殊性，有的必須憑處方由病人付費領取后再使用，這樣就給病人帶來了很大的不便，為解決這個問題，有些醫(yī)院建立了“虛擬庫房”，改善了服務流程。但實際上為不影響病人使用，往往隨便輸入虛擬庫房的物資入庫數(shù)量，對虛擬庫房沒有參照庫房管理，作為一種過渡性措施，隨意性很大。二級庫房的建設，既可以像虛擬庫房一樣方便病人，又可以從真正意義上將物資管理起來。
三、建議采取二級庫房管理的科室
1.集中領取，供多個科室使用的科室。供應室作為一個保障部門，需要集中申請領取無菌物品，并提供給多科室使用，同時還要對回收的物品進行清點、打包、補充損耗，消毒后再次提供給多科室使用。手術(shù)室是醫(yī)院外科的重要樞紐，需要大量的器材及一次性消耗物品，其中高值耗材又占相當比例。導管室與手術(shù)室相似，也是提供多科室共同作業(yè)的場所，其所領取的物資，包括大量的高值耗材也是提供給多個科室使用。因此，在供應室、手術(shù)室、導管室必須建立二級庫房。
2.在檢查檢驗中自身消耗大量物資的科室。影像科在檢查中大量使用X光膠片、造影劑，檢驗科在檢查中大量消耗化學試劑，由于不能直接收費的原因，特別是化學試劑的消耗無法與收入直接掛鉤，是管理上的難點。正因為如此，在影像科、檢驗科及其他類似的科室更應建立二級庫房，以監(jiān)督其消耗與收入是否配比。
3.直接使用于病人的科室。各臨床科室和病區(qū)是使用大量醫(yī)用耗材的部門，直接面對病人，物資消耗多，進出人員多，是容易產(chǎn)生管理漏洞的地方，建立二級庫房，可以提高醫(yī)護人員的責任意識、成本意識、參與管理意識，從而減少物資流失。
四、二級庫房管理需要注意的問題
1.建立、健全規(guī)章制度，明確業(yè)務流程。建設物資二級庫房的管理模式，必須建立、健全相應的規(guī)章制度，包括驗收、入庫、領用、出庫、盤點、責任追究等制度，確定并優(yōu)化業(yè)務流程，明確各級人員的職責及二級庫房的核算方式，保證二級庫房的物資賬物相符、賬賬相符、賬表相符，防止二級庫房管理流于形式，成為原來科室直接收收付付的替代品。二級庫房的管理要規(guī)范化、科學化、流程化，只有這樣才能規(guī)范物資采購流轉(zhuǎn)行為，減少使用中的各種損失，堵塞物資管理中的各種漏洞，降低物資消耗成本。
2.共享信息數(shù)據(jù)，提高管理效率。要真正發(fā)揮二級庫房的作用，在建立并正常運行一級庫房管理系統(tǒng)的基礎上，必須實行二級庫房與一級庫房的聯(lián)動機制，使一級庫房的出庫自動轉(zhuǎn)化為二級庫房的入庫，同時與醫(yī)院的HIS系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)相協(xié)調(diào)，HIS系統(tǒng)的材料收費能同步轉(zhuǎn)化為物資管理系統(tǒng)的物資消耗。另外，要及時將消耗數(shù)據(jù)反映到會計核算系統(tǒng)與成本管理系統(tǒng)中，保證各種數(shù)據(jù)的有效性和實時性，既方便科室使用又提高了數(shù)據(jù)準確性。只有各信息系統(tǒng)實行無縫鏈接、數(shù)據(jù)共享，提高管理效率，二級庫房的建設才能方便實用、深得人心，從而大大降低醫(yī)院成本。
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