有關計算機在教學檔案管理
一、充分認識利用計算機進行教學檔案管理的重要意義教學檔案主要包括學校師資配備、專業(yè)設置、教學計劃、教學大綱、教材審訂、學科基地建設、學術研討、科研成果評定、教學經驗總結、論文專著出版、教案、教師進修深造和教學觀摩活動，以及各種教學實驗設備、電教視聽節(jié)目、教學課件的開發(fā)制作，以及各專業(yè)生源情況、招生條件和現(xiàn)狀等，內容十分浩繁龐雜。
通過教學檔案能及時準確地掌握學校教育、教學工作的動態(tài)，為領導決策、部署學校工作和制定教學計劃提供可靠依據(jù)，充當“參謀”與“助手”，服務于教學;對外也可通過教學檔案資料的雄厚儲備，展示學校師資實力，廣泛宣傳學校，提高學校的知名度。如果沒有完整齊全的教學檔案，將給學校教學、科研和教學基地、重點實驗室、學科專業(yè)的建設造成難以彌補的缺陷和損失�？茖W地、系統(tǒng)地管理好教師在教學、科研實踐過程中所形成的各種不同載體的教學檔案，對教師探索總結教學規(guī)律和經驗，提高教學水平和教育質量，促進學術研討，起著非常重要的推動作用。
教學檔案管理作為學校教學管理的基本環(huán)節(jié)，在整個學校管理中具有重要意義，其管理是否系統(tǒng)、規(guī)范和科學直接影響學校教學管理的質量。當前，教學檔案的管理，特別是利用計算機進行教學檔案管理，是學校教學管理工作的一大盲區(qū)，亟待重視與加強。
計算機是一種先進的信息管理工具，它準確的記憶、高速的運算和巨大的貯存量以及完備的功能是人無法比擬的。隨著教育手段現(xiàn)代化和檔案管理的科學化，計算機已經廣泛應用，多媒體在教育教學管理中蘊藏的巨大潛能已張顯無遺。通過計算機輔助管理教學檔案，就能夠實現(xiàn)量化、優(yōu)化管理，事半功倍，促進教學管理的科學化和高效化。在檔案管理工作自身現(xiàn)代化的同時，教學檔案難管理這一難題也就迎刃而解，從而實現(xiàn)檔案管理和教學這二者的相長與雙贏。因此，利用計算機來解決教學檔案管理中存在的難題，不失為一種有效的途徑，而且，其開發(fā)利用的前景十分廣闊，極具前瞻性和推廣價值。
二、編制教學檔案檢索是利用計算機進行教學檔案管理的重點教學檔案管理是學校用科學的原則和方法管理教學檔案，為學校教育教學活動服務。利用計算機進行教學檔案管理的重點是編制教學檔案檢索。
編制教學檔案檢索是創(chuàng)建教學檔案的關鍵。
創(chuàng)建教學檔案，要向計算機系統(tǒng)大量的輸入經過規(guī)范化處理的教學檔案數(shù)據(jù)，其關鍵是編制科學合理的檢索。
要摸索出一套辦法和規(guī)律，逐步地建立有本校特色的教學檔案檢索體系，這是教學檔案管理工作一項非常重要、艱巨和長期的任務。編制教學檔案檢索客觀上要求有計劃、有步驟，事先要列出周詳?shù)�、具體的計劃和預案，強調邏輯性、嚴密性、劃一性，明確先編什么，后編什么，并要做到心中有數(shù)。只有這樣，才能為后續(xù)工作打好基礎。如果編制教學檔案檢索工作做不好，就會給以后的查找和使用帶來困難，即便你的教學檔案資料再詳實，檢索查找不出來，就毫無利用價值可言。
編制教學檔案檢索的具體方法。
編制教學檔案檢索，一般以學期為單位。首先要對本學期形成的各種載體的教學資料及時進行收集、整理，并依據(jù)分類大綱進行分類、組卷及擬寫案卷標題;然后在計算機上建立該工程數(shù)據(jù)庫，將案卷的.分類號、案卷標題、卷內目錄等逐一輸入計算機;在全部案卷輸入完畢后，可以根據(jù)自己的需要分別打印輸出案卷目錄、卷內目錄、全引目錄、案卷卡片、文件卡片等。打印出的各種目錄要字跡工整、清晰，還可用計算機對目錄進行修改。如果將案卷目錄、卷內目錄、全引目錄等裝訂成冊，就成了檢索工具。當用戶需要查找時，我們就可直接利用計算機進行檢索。先確定某一任務，然后根據(jù)用戶的要求分別按照主題詞、關鍵字、案卷標題等進行檢索，也可用任意組合查詢的方法查找檔案。
譬如，我們將我校教師情況按所擔任的學科逐一進行分類，同時也將其學歷，年齡、性別、參加工作時間、職稱、教齡、畢業(yè)院校、調入本單位的時間、家庭電話、家庭地址等個人信息輸入電腦，然后再將其在教學實踐過程中產生的有價值的各種教學資料按文字、圖表、實物、聲像等逐項編目，力求做到清晰、完整;并從教學能力、備課授課和作業(yè)批改情況、差生輔導情況、教學態(tài)度以及獲獎情況等方面充實資料。這就從教師這一縱向角度將教學檔案編串起來，只要點擊某位教師姓名，其教學等情況就會立即顯現(xiàn)在電腦屏幕上，一目了然。另外，再從教學檔案內容分類橫向編目，查找起來也是輕而易舉，十分方便實用。而且，這兩種編目在內容上也是相互兼容的。
編制教學檔案檢索，其周期性較長，因此，建立教學檔案，編制出適合本校需要的檢索工具并非一朝一夕所能完成的，它是一項費時費力的工程。其前期需要做大量的案頭準備工作，任務繁重，工作艱巨，要求責任心強，還要有奉獻與敬業(yè)精神。
檢索工具的使用頻率高、范圍廣、標準高、要求高，在編制時應力求科學性。編制教學檔案檢索必須納入學校檔案工作規(guī)范化、標準化的軌道。隨著檔案利用工作的深入開展，校際之間、同行之間的交流，甚至跨省區(qū)、跨行業(yè)之間的協(xié)作也會日益頻繁，這就要求本單位的教學檔案要與兄弟學校的教學檔案具有兼容性，以便實現(xiàn)聯(lián)網與資源交換、資源共享，從而適應當今信息化社會對檔案利用的需求。
三、利用計算機加強教學檔案管理的措施.建立健全教學檔案的管理制度。加強教學檔案的管理必須依賴一系列管理制度的健全和完善。學校要根據(jù)檔案專業(yè)主管機關的規(guī)定，結合學校特點和教育科研管理發(fā)展狀況，制定切實可行的辦法。
為了維護教學檔案的完整性，做好檔案的收集工作，要制定《教學文件材料形成和歸檔的試行規(guī)定》，明確教學管理文件材料的歸檔范圍、歸檔要求，加強對教學文件材料形成、積累、整理、歸檔工作的檢查、協(xié)助和指導。為了維護教學檔案的系統(tǒng)性，做好檔案的整理工作，要制定《教學檔案分類編號試行方案》，對教學檔案進行科學的分類和系統(tǒng)排列，保持教學檔案的有機聯(lián)系。為了實現(xiàn)教學檔案的有效利用，要逐步制定有關制度，采取有效方式，提供各種服務。
教學檔案管理要滲透教學管理的全過程。加強教學檔案管理，應把此項工作納入教學管理的軌道，與教學的計劃管理、過程管理和成果管理緊密結合起來，使教學管理工作和教學檔案管理工作形成相互促進、相得益彰的良性循環(huán)，從而提高教學的效率。
加強教學檔案管理隊伍建設�，F(xiàn)代管理理論認為，在組織資源中，人是最關鍵、最重要、最活躍的因素。同理，要搞好教學檔案管理工作也必須有一支結構合理、素質精良的管理隊伍，特別是利用計算機進行教學檔案管理的人員。學校首先要從事業(yè)發(fā)展的需要出發(fā)，注重選拔那些富有使命感、奉獻精神和敬業(yè)精神，熱心教學，具有管理能力和一定計算機基礎的人從事教學檔案管理工作。其次，要有計劃、有步驟地組織有關教學檔案管理與計算機的知識講座和輔導培訓，召開專題研討會，以提高有關人員的專業(yè)理論和技術水平，正確指導實踐工作。再次，由于檔案管理是一項默默無聞、服務性很強的工作，一方面學校領導要關心、理解教學檔案管理人員的工作，在評優(yōu)、職務晉升等方面給予傾斜，以保證人員的穩(wěn)定;另一方面，教學檔案管理人員也應樹立明確的服務思想，滿足教學工作的需要。
注重提高教學檔案的利用價值，為教學及教學管理提供方便、快捷的服務。
教學檔案要為教學提供智力支持。運用計算機對教學檔案進行科學管理，要注意定期征集歸檔、建檔，并要不斷完善、健全和刷新教學檔案，科學地更新檢索工具，合理開發(fā)利用現(xiàn)有教學檔案，不斷挖掘檔案信息資源，擴大利用服務范圍，提高教學檔案的利用效益，為教學活動提供智力支持。這就要求教學檔案人員熟悉學校各專業(yè)設置和學科特點，掌握相當?shù)奈淖謾n案管理經驗，并儲備豐富的專業(yè)知識，尤其是電腦技能。
教學檔案的優(yōu)化管理，主要是以滿足學校教學工作對教學檔案的利用為目的。在研究教學檔案內容的基礎上，對教學檔案信息進行系統(tǒng)化整理或加工，使之更好地服務于教學，服務于教師的教書育人。毋庸多言，盡管創(chuàng)建教學檔案需要平時潛心鉆研和日積月累，但它絕非簡單的資料匯編或教學個案的堆砌。其內容應是一個有機的整體，應是對所有教師教學資料的科學整合，其本身的集納性和邏輯性不言而喻。它應該成為教師教學的好幫手，并盡可能地為教學提供服務。
建立基于計算機網絡織的教學檔案服務網，利用計算機創(chuàng)建教學檔案，可快速傳遞信息資源，并能實現(xiàn)管理者與使用者、使用者與使用者之間的信息互動。教師可以利用教學檔案服務網來交流教學信息，了解各專業(yè)學科的最新動態(tài)，對比新舊教材的優(yōu)劣，通曉教學大綱、教學計劃的變動，獲知最新教學成果;同時也可交流教學經驗，反饋教學意見及建議，探討教學改革，整合教學方案，還可征集大家對教學檔案管理工作的意見，以期日后改進�？傊浞掷糜嬎銠C創(chuàng)建教學檔案，一定要為學校教學活動提供第一手的、豐富的、新的資料，讓教學檔案服務網實現(xiàn)有機傳動，讓教學檔案活起來。
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