企業文書管理論文

企業文書管理論文

　　一、企業文書檔案實行現代化信息管理的現狀特點

　　1.對檔案管理的安全性保障要求較高

　　在網絡技術不斷發展的同時，其應用范圍也呈現出了不斷量化發展的特點，相對的不法分子技術也應運而生，這種技術能夠非法入侵目標電腦，盜取重要文件信息，竊取商業機密，尤其是在信息技術高速發展的當今時代，運用信息化管理方式開展檔案管理工作難度也是相當大的，并且風險系數不容忽視。目前市場競爭環境更加趨于復雜化，在競爭形勢如此緊張的前提下，不良競爭問題頻繁發生，這將對企業文書檔案的現代化管理進程的推進帶來一定不利影響。除此之外，由于電子文件是通過數據形式完成存儲及內容展現的，這就使得文書修改工作更加便利、快捷，雖然這與以往的紙質文書相比優勢特點更加顯著，但是其承擔的風險也相對增加。

　　2.對檔案管理人員的要求高

　　在企業文書檔案實行現代化信息管理的推進環節，以往的紙質檔案管理理念及方式方法也就呈現出了相對滯后的特點，并且在應用階段也難以與目前的電子文件管理流程相符合。現代化的信息管理與以往的管理方式存在較大差異，雖然現代信息管理工作形式能夠適用于紙質文件的管理中，但是以往紙質文件的管理方式卻不能達到目前的管理需求標準，而檔案管理人員在現代化的信息管理中并不是僅僅會簡單的電腦操作就可以高效率的完成該項工作，這就對檔案管理人員提出了更高的要求，因此為了進一步推進文書檔案的現代化信息管理轉型，首先就需要提高聘用門檻，而管理人員必須是與時俱進的現代化應用人才，不僅要擁有較為完善的專業結構框架，更要具有較強的實用技術能力；其次，目前大部分檔案管理人員的信息技術水平都難以與實際需求相協調，并且實用能力明顯不足，雖然部分企業有一定的經濟實力去更換新設備，但是技術操作人員卻明顯匱乏，這就使得現代設備的應用優勢難以發揮，實現檔案的信息化管理難度較大。

　　二、企業文書檔案實行現代化信息管理的對策

　　1.將信息化系統進行內外網隔離

　　由于企業文書檔案在現代化信息管理中缺少安全性保障，并且保密性不強，一旦企業信息外泄，必然造成企業資源及經濟利益的大量損失，因此針對這一問題，可以采取內外網隔離的方式避免安全問題的發生。首先，可以在信息網絡的內部及外部之間增設雙重隔離渠道，從而確保檔案信息管理的安全性及可靠性。第一層設置為路由器，這樣就可以自動屏蔽及過濾掉含有病毒的IP地址及服務終端，而相對安全的地址就可以訪問信息化網絡。第二層是防火墻，這是因為它具有較為規范、強大的認證機制，并且其功能優勢較為顯著，它不僅能夠對及時檢測到網絡不法分子的入侵，并提出警告，更能對出入信息化網絡的數據進行合理化過濾等等。

　　2.提高檔案管理人員的專業水平及綜合實力

　　由于當前企業文書檔案的信息化管理現狀，對管理人員的要求更加規范及嚴格，這就需要從根本上提高檔案管理人員的專業水平及綜合素質。首先，應當以基礎設施的更新投入及信息管理流程化建設方面為切入點，在優化管理結構的基礎上，改善信息化管理的硬件條件，為文書檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎，提升業務本身持有實力。只有在企業中不斷結合新形勢，更新豐富新設備，才能為檔案管理人員技能的提升創造基礎平臺及實踐機會，加深他們對設備的了解，從而在不斷探索的過程中掌握新技術及新技能，這樣他們就能在日后的實踐工作中熟練的運用新設備提高工作效率，確保管理工作的高效開展及順利推進。其次，企業應當充分激發檔案管理工作人員的自主學習意識，只有他們自己愿意去接受新知識，才能進一步推動培訓目標的深化，因此在企業員工的技能及素質培養方面，員工本身能動性的發揮是尤為重要的，培訓工作只能作為綜合素質提升的輔助形式，而員工所在崗位的工作時間及精力畢竟是有限的，如果工作工作人員將技能提升看做是完成工作指標中的一項內容，那么培訓效果也不會達到理想狀態。因此這就需要企業從員工的實際情況出發，為檔案管理人員建立健全教育機制及終身性質的學習機制，鼓勵員工不斷充實自己，提升專業技能，同時企業還應當將員工的檔案信息化管理的學習效果納入考核項目中，通過肯定他們的能力及給予適當的物質獎勵，激發他們的學習熱情，從而從根本上提高檔案管理人員的綜合素質。最后，要在企業檔案管理的原有基礎上，增強區域及檔案部門之間的交流往來，促進二者的協調發展，開拓互惠互利的雙贏局面。這就需要企業能夠認識到自身檔案管理中所存在的不足，通過向其他企業學習及探討經驗，利用一切可利用的資源，實現文書檔案向新型知識方向轉型。因此這就從影響企業檔案管理效率的各個方面入手，在強化企業現代化信息管理基礎設備的基礎上，壯大管理人員隊伍，拓寬企業檔案部門的信息獲取渠道，豐富信息產量，從而為檔案管理人員綜合素質的提升夯實基礎，使其更好的服務于文書檔案的現代化信息管理工作。

　　綜上所述，在當今社會，傳統的文書檔案管理形式已經呈現出與檔案查詢需求難以相符的趨勢，如果不加以改正，此問題將會愈演愈烈，因此這就需要采取積極有效的措施不斷提高文書檔案的現代化信息管理效率，在強化人員素質的同時，提高信息網絡的安全性及穩定性。

　　作者:廖綺玲 單位:廣西壯族自治區建筑科學研究設計院

　　參考文獻：

　　[1]邱迎瑩.供電企業文書檔案現代化管理探究[J].管理觀察,2015(12).

　　[2]顧翔.強化文書檔案現代化管理的有效方法分析[J].理論探討,2012(21).

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