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文書的行政管理與質(zhì)量監(jiān)控論文
文書處理工作直接關(guān)系到公文質(zhì)量的好與壞，一定程度上反映了一個(gè)企業(yè)的工作水準(zhǔn)和嚴(yán)謹(jǐn)程度；公文流轉(zhuǎn)的快與慢，又反映了一個(gè)企業(yè)的管理水平和工作效率。以文辦事時(shí)，拿出去的公文就是一個(gè)單位的名片，是一個(gè)單位對(duì)外給人的第一印象。一個(gè)企業(yè)的公文質(zhì)量一定程度上又取決于本單位的公文處理人員。
1.文書管理的概念
通常文書都是指組織或者個(gè)人在工作或者活動(dòng)中使用的一些格式特定、內(nèi)容系統(tǒng)、體式完整的文字材料。主要包括工作簡(jiǎn)報(bào)、電訊、圖片、圖紙、報(bào)表、紀(jì)要、通訊、會(huì)議記錄、講話稿、文件、書面和口頭記錄等形式的材料。一般可以將文書分為私人文書和公務(wù)文書兩種類型，統(tǒng)稱公務(wù)文書為公文，它是國(guó)家機(jī)關(guān)在處理政務(wù)的時(shí)候用來記載各種活動(dòng)、交流經(jīng)驗(yàn)、報(bào)告相關(guān)情況、指導(dǎo)與商談工作、請(qǐng)示與回復(fù)問題，傳達(dá)與貫徹政令指示、頒布命令決定的文字材料。作為綜合性管理技術(shù)的文書管理，己經(jīng)被廣泛地運(yùn)用于現(xiàn)代各種綜合場(chǎng)合的資料整理當(dāng)中。管理不僅是行政機(jī)關(guān)管理的重要組成部分，同時(shí)還是提高行政工作質(zhì)量及效率的重要內(nèi)容。
2.當(dāng)前文書的行政管理與質(zhì)量監(jiān)控中存在的問題
(1)由于企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，新上項(xiàng)目新增人員年輕化，缺乏實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，職業(yè)培訓(xùn)沒有及時(shí)到位。文書處理工作人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平有待提高。
(2)公文處理過程中，不規(guī)范的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。發(fā)文辦理文種選用不正確，標(biāo)題使用不規(guī)范，公文撰寫質(zhì)量不高，公文審核制度執(zhí)行不嚴(yán)，聯(lián)合發(fā)文主辦部門溝通不到位，排版不規(guī)范，發(fā)送對(duì)象不準(zhǔn)確，公文發(fā)送渠道違返保密規(guī)定；收文辦理不及時(shí)，業(yè)務(wù)部門相互推倭導(dǎo)致文件分發(fā)困難，文件崔辦不到位，0A系統(tǒng)里的崔辦節(jié)點(diǎn)形同虛設(shè)，電子公文管理制度不健全等等。
(3)隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，信息化管理規(guī)范程度不斷提高。網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，在企業(yè)文書處理工作中日趨成熟。0A系統(tǒng)、電子公文，給公文處理工作帶來快捷方便的同時(shí)，隨之而來的是給一部分不懂電腦的同志帶來困惑，從系統(tǒng)操作、到文字錄入步步維艱，從而影響到工作效率。
3.文書的行政管理與質(zhì)量監(jiān)控措施
3.1強(qiáng)化政治學(xué)習(xí)，有效提升政治素質(zhì)
身處文書處理工作崗位，文書人員必須加強(qiáng)科學(xué)理論學(xué)習(xí)，強(qiáng)化思想政治學(xué)習(xí)，堅(jiān)決擁護(hù)黨和國(guó)家的方針政策，遵守企業(yè)規(guī)章制度，以先進(jìn)思想武裝自己的頭腦。同時(shí)，作為企業(yè)員工，需認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)講話，學(xué)習(xí)企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念、發(fā)展戰(zhàn)略和企業(yè)文化理念，為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。
3.2堅(jiān)持敬業(yè)、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度
文書處理工作較為繁瑣，需要文書工作人員保持仔細(xì)、負(fù)責(zé)、敬業(yè)的工作態(tài)度，由于文書工作關(guān)乎企業(yè)發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)決策及企業(yè)中心工作，具備極強(qiáng)敏感性、政治性。因此，對(duì)于文書處理工作，出現(xiàn)任何疏忽，均會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展造成嚴(yán)重影響，具有重大責(zé)任。
3.3堅(jiān)持細(xì)心與耐心
3.1.1文書工作細(xì)心。就是要做到文書處理一絲不茍，確保小事不漏與大事不誤，善于細(xì)心觀察，事先發(fā)現(xiàn)隱患，及早排除險(xiǎn)情。由于文書處理環(huán)節(jié)復(fù)雜，若工作不細(xì)致或不專心，極易發(fā)生問題，對(duì)企業(yè)造成不可估量的損失。而且文書處理工作屬于事務(wù)性工作，勞動(dòng)量較大，重復(fù)性較高，缺乏新鮮感，文書人員極易產(chǎn)生疲倦感，進(jìn)而發(fā)生差錯(cuò)。所以，文書工作人員，必須時(shí)刻牢記職責(zé)，具體工作中，做到戒驕戒躁，做到周密思考，努力提升工作水平。
3.1.2文書工作耐心。就是要對(duì)瑣事耐心，靜心處理工作，由于文書處理工作需協(xié)調(diào)較多關(guān)系，無法避免棘手問題，需要文書人員反復(fù)協(xié)調(diào)、溝通，保持足夠耐心，不然無法做好文書處理工作。因此，文書工作越是忙碌、繁多，文書工作人員就要條理分明、不急不躁，要堅(jiān)持不厭其煩的精神，耐心戰(zhàn)勝困難。
4.遵守準(zhǔn)確、安全的基本原則
(1)文書處理工作準(zhǔn)確。就是要求文書質(zhì)量，準(zhǔn)確作為文書處理的基礎(chǔ)、生命線，文書質(zhì)量對(duì)文書效用具有直接影響。在擬制文書時(shí)，按照國(guó)家法律法規(guī)，確保格式規(guī)范、觀點(diǎn)正確。文書處理時(shí)，確保作風(fēng)嚴(yán)肅、手續(xù)齊全與程序完整。為保證文書處理準(zhǔn)確，需制定公文處理辦法或規(guī)定，規(guī)范文書處理程序。
(2)文書處理工作安全。就是要求文書的安全管理，體現(xiàn)文書政治性，尤其對(duì)于涉密文件，必須完善處理與擬制機(jī)制，建立秘密文件專用通道，及時(shí)消除不安全隱患。目前，網(wǎng)絡(luò)泄密現(xiàn)象較為嚴(yán)重，因此要確保網(wǎng)絡(luò)文書內(nèi)容不被篡改、竊取。同時(shí)，確保文書實(shí)體安全性，文書字跡必須工整，材料應(yīng)耐久，降低文書自然損壞、人為損壞的幾率，盡可能延長(zhǎng)文書壽命。
5.有效利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，提升自身綜合素質(zhì)
隨著網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的到來，必須建立健全電子公文管理制度，使0A系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展中平穩(wěn)運(yùn)行。文檔一體化協(xié)同工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了文書、檔案數(shù)據(jù)共享，避免了數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，節(jié)省了人力，大大提升了工作效率。因此，文書工作人員必須按照崗位工作要求，克服一切困難，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力適應(yīng)公文處理工作網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化工作環(huán)境，同時(shí)，業(yè)務(wù)部門要加強(qiáng)職業(yè)技能的培訓(xùn)教育工作，從而使每一個(gè)工作人員工作效率最大化。
6.結(jié)論
文書管理是一項(xiàng)綜合技術(shù)的學(xué)習(xí)、實(shí)踐的過程，在實(shí)際管理的過程中，每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開安全、及時(shí)、準(zhǔn)確的管理要求，因此，要圍繞整體管理的實(shí)際需要，突出對(duì)文書管理的細(xì)節(jié)管理、制度管理、人員管理等多個(gè)方面的綜合應(yīng)用，尤其是要突出對(duì)文書管理的現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用，通過培訓(xùn)等方式，提升管理員的綜合素質(zhì)，更好的服務(wù)于現(xiàn)代管理的實(shí)際需要，提升文書管理的整體效能，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的客觀要求。
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