加強電算化會計內部控制的探討

加強電算化會計內部控制的探討

加強電算化會計內部控制的探討

　　摘要：會計電算化的應用，對內部控制產生了深遠的影響，提出了新的要求，文章就加強電算化會計信息系統內部控制問題進行初步探討。

　　關鍵詞：加強　電算化　內部控制

　　隨著經濟的發展，企業的內部控制日益重要，特別是內部會計控制。財政部近年來陸續出臺了一系列有關會計控制規范，這說明內部會計控制在企業管理中的地位，已得到了重視，隨著會計電算化的普及應用，對內部控制制度提出了新的要求，同時也帶來了新的問題和挑戰。如何加強電算化會計的內部控制已成為亟待解決的問題。

　　一、會計電算化給內部控制提出了新的要求

　　1.控制操作人員的職能，是會計電算化對內部控制提出的新要求之一。授權，批準控制是一種常見的基礎的內部控制。在手工會計系統中，對于一項經濟業務的每一環節，都要經過某些相應權限人員的審核和簽章。但會計電算化后，職能劃分發生了巨大變化。因為業務處理全部都是以電算化系統為主，因而電算化功能的高度集中導致了職責的集中；特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉移。某些人既可從事數據的輸入，又可負責數據的輸出和報送。因此，如果不加強內部控制，就會使某些計算機操作員直接對使用中的程序和數據進行修改，操縱處理結果，從而加大了出現錯誤和舞弊的風險。

　　2.確保原始數據操作的準確度，是會計電算化對內部控制提出的新要求之二。在電算化會計中，電子計算機輸出的數據是在程序控制之下，對輸入的數據自動進行加工處理，并儲存于磁性介質上。所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制之下自動進行。然而，電腦中的原始數據必須是由人工事先進行審核和輸入計算機的，一旦原始數據在輸入中發生錯誤，計算機無法識別，只會將錯就錯地進行各種計算工作。因而自動處理數據的準確性，完全依賴原始數據輸入的準確性，正因為會計電算化的這一固有弱點，所以對內部控制提出一些新的具體要求：一切數據的處理方法和過程都必須規范化，并保持準確性和相對穩定性，這樣才能保證會計信息質量的真實性、完整性和準確性。

　　3.避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險，是會計電算化對內部控制提出的新要求之三。在手工方式下，信息以賬、證、表等形式存儲在不同的紙質上，增、刪、改了的憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。但實行了電算化后，有形記錄較傳統手工會計系統大為減少，憑證、經濟業務事項的說明和賬簿等大多要依賴計算機方可錄入、閱讀或查詢，在電算化會計下，數據的載體不同了。信息來源于數據和程序，并且從一開始就存儲在各種磁性介質上。有些業務或處理結果可能不被打印出來，只有依靠電子計算機才能閱讀這些數據。如果缺乏適當的內部控制，那么未經批準擅自改動數據的可能性就明顯增大，而且數據改動后可不留下任何痕跡。

　　二、會計電算化的應用對內部會計控制的影響

　　會計電算化使傳統的會計系統、組織機構、會計核算形式及內部控制制度發生很大變化，其中對內部控制制度的影響最為明顯。

　　首先在傳統的手工會計工作環境下，內部控制的原則是職務相分離，職權不相容，不同的工作人員在各自確定的工作區域內工作。各司其職依照相應的制度進行嚴格監督，也就是說手工會計系統中，內部控制的方式，主要是人員的內部牽制制度，但在電算化會計信息系統下，這一制度的重要性下降，甚至得不到遵循。內部控制的形式已由原來的制度控制變為制度和程序軟件控制。

　　其次，隨著電子商務、網上交易等的推行。每一項交易發生時，有關該項交易的信息由相關人員直接輸入計算機并由計算機自動記錄，原來在核算過程中進行的各種有必要核對審核的工作，有相當的部分變為計算機自動完成了，這些程序化的內部控制的有效性取決于應用程序，如果程序發生差錯或不起作用，就會使失效控制長期不被發現，從而使系統在特定方面發生錯誤或違規行為的可能性增大。

　　由于上述影響，原有的內部控制制度已不能適應電算化系統的要求。因此，進一步完善企業內部控制制度已刻不容緩。計算機會計系統的內部控制是一個范圍大，控制程序復雜的綜合性控制，要盡量使會計電算化運行的每一個過程都處于嚴密控制之中。

　　三、如何加強會計電算化條件下的內部控制制度

　　建立健全一整套電算化模式下的規章制度，形成良好的內控環境必須從以下幾個方面進行。

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　　管理控制是指企業建立起一整套內部控制制度，以加強和完善對計算機會計系統的各部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機構的設置、責任劃分、監督管理、檔案管理等。

　　1.組織結構控制。在手工會計系統中，企業的財務部門一般主要從組織形式和組織程序上實行崗位控制，其中，組織形式控制是通過財務部門按經濟業務性質分為幾個不同的職能組來實現相互牽制和相互監督的控制作用；而組織程序，則是通過賬賬核對、賬證核對、賬實核對以及會計主管對憑證、賬簿和報表的審核制度來實現處理的合理性與合法性。在電算化會計信息系統下，盡管會計系統運作的主要原則沒有改，但在實現了會計電算化后，應對原有的組織機構進行適當的調整，以適應計算機系統的要求。

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