淺談電算化會計內部控制
摘 要 機的，給財務核算工作帶來了深刻的變革，同時也給單位的內部控制制度的設置帶來了前所未有的。通過對手工與電算化會計內部控制的比較，就如何建立健全電算化會計內部控制制度，從制度控制和程序控制兩方面進行了探討。關鍵詞 財務指標 會計 電算化 內部控制
1 引言
會計電算化是應用計算機技術來完成原來傳統手工完成的會計工作，與手工作業相比具有運算速度快、存儲容量大、檢索查詢快捷、數據計算正確等特點，可以減少重復性、機械性地勞動，進步工作效率。但是，實現會計電算化也為各單位的內部控制帶來了很多新題目，對原有內部控制制度造成極大沖擊，使其在新的環境下顯得落后于形勢。和建立電算化會計信息系統的內部控制題目就十分重要和緊迫。
2 關于手工會計的內部控制
在手工會計系統中，業務的發生，應取得和填制原始憑證，會計職員對原始憑證審核無誤后，根據原始憑證編制記賬憑證，再根據記賬憑證登記各種賬簿，期末根據賬簿和其他資料編制會計報表，每一步都有文字記錄，都有經手人簽字，都有直接的責任人，因此，手工會計的內部控制一般都從以下三個方面實施：
（1）會計職員的崗位責任制。手工會計的財務部分按經濟業務的性質和各種會計工作的崗位分工，分成若干不同的智能組，如出納組、資金組、本錢組、往來組等，這種分工使得各智能組成員只能負責一個特定業務領域的治理與核算工作，并接受有關職員的稽核，在這種組織形式下，各崗位和不同的會計職員均有特定的工作范圍，職員之間不得越權，在會計主管的監視和指揮下，形成比較嚴密的會計內部控制網，因而不易出現錯誤和發生舞弊行為，即使是發生錯誤，也可以通過核對會計記錄，在明確責任后能夠及時得到糾正。
（2）經濟業務的授權、審批及復核。手工會計的組織機構中，應分別確定治理者的授權范圍及執行人的權限與責任，任何經濟業務的發生，都是經過有關經手人、證實人簽字，經主管職員的審批，并由另外一個到多人進行復核，以預防和及時發現業務發生時所產生的錯誤或舞弊行為。
（3）賬簿體系的相互牽制。在手工會計中，憑證、賬簿、報表按一定的程度分別由不同的職員記錄、登記和編制，且定期對實物資產進行盤點和對銀行存款和往來賬項進行核對，要求做到賬證核對、賬賬核對、賬表核對、賬實核對，并保證其相符。這樣，對各種資產治理與核算的相關職員無形中增加了控制功能，此外，會計主管和各職能組負責人隨時可以通過審查憑證、賬簿和報表，觀察經濟業務的公道正當性。
3 關于電算會計的內部控制
在電算會計下，會計業務同一由計算機完成，一定程度上減少了數據的差錯，但會計工具、會計信息的載體發生了根本變化，通訊代替了憑證和數據的傳遞。因此，有些手工會計的內部控制已難以發揮作用，產生了新的電算會計內部控制，電算會計的內部控制包括兩方面：
（1）程序控制。這是指依靠計算機程序（軟件）對會計核算進行內部控制，以實現系統地自我保護。這種自我保護的內部控制往往比通過各種治理制度實現的控制更為有效，主要包括：輸進控制，保證輸進到計算機中的會計數據都經過了嚴格的審核，并且所有的會計信息都是正確的。它還包括原始憑證錯誤的拒盡輸進、更正和再輸進；輸出控制，輸出控制最重要的目標是保證各種輸出結果的正確性、真實性、完整性，保證輸出的接觸職員僅限于經過授權的職員。
（2）制度控制。制度控制一般是以治理制度的形式實施的，即由主管部分制定一系列的規章制度，監視會計部分實行，以保證會計軟件的正常、安全運行，免遭外界干擾破壞。主要包括：組織和人事治理制度、操縱治理制度、文檔治理制度、機房治理制度、系統開發和維護制度等。但這些制度都不是一成不變的，應根據實際情況及時加以修改、完善。
4 分析比較手工會計與電算會計內部控制，建立健全電算化系統治理的內部制度
電算會計的內部控制與手工會計的內部控制相比，由于電算會計仍用復式記賬法，其內部控制的目的沒有變，過往的一些行之有效、的治理制度和控制方法依然沒有變。但是，在手工會計中，會計職員的分工和崗位責任制，其憑證、賬簿、報表都是由不同的職員審核和登記的，不經授權的人想要瀏覽全部信息是比較困難的；電算化后，由于功能和知識高度集中，導致職能集中，原來手工操縱中不宜合并的崗位，在電算會計中可以合并，某些會計職員既可以從事數據的輸進處理，又可以負責數據的輸出報送，他們可能在數據的來源的相互關系、如何處理、分配及輸出的使用等方面具有具體的知識，也熟悉內部控制的缺陷，這就可能使他們在未批準的情況下直接對使用中的程序和數據庫進行修改和操縱處理，加大了出現錯誤與弊真個風險。
加強手工中職員的職責分工，不同的賬簿由不同的職員登記，互相牽制，幾個人同時出現同樣錯誤的可能性是很小的，在對賬過程中會發現記錄數據的錯誤；而電算會計的所有數據都來源于記賬憑證，只要一次輸進或轉進，系統就會一氣呵成，自動進行多項工作，固然不存在賬證、賬賬、賬表不相符的情況，可一旦出錯，將引發會計憑證、賬簿甚至報表的一系列錯誤。另外，手工會計存儲數據主要是用紙質材料，電算會計中數據文件的存儲介質大多是磁性材料，存儲在上面的數據文件只有經過相應的設備方可閱讀，其直觀性較差，并且修改、擦除和復制均不會留下痕跡。
此外，磁性介質在受熱、受潮或強電磁場等的下，都會造成會計信息的丟失。手工會計在紙質材料上記錄數據，每一步都有文字記錄，包括經手人、審核人、負責人都要簽字，出現差錯輕易追查，電算化后集中于電腦系統，追查責任困難。這些導致系統不安全的因素必須在系統設計和治理制度上加以控制，隨著電算會計的越來越普及，為保證會計信息的質量，應從以下幾方面加強控制：
（1）嚴格機構和職員的治理與控制。會計核算軟件投進正式使用后,對原有會計機構必須做相應調整,對各類職員制定崗位責任制度，會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位，基本會計崗位可包括會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案治理等工作崗位；電算化會計崗位包括直接治理、操縱、維修機及會計軟件系統等工作崗位，機構調整必須同組織控制相結合，以實現職權分離，有效地限制和及時發現錯誤或違法行為。
（2）嚴格系統操縱環境治理和控制系統。操縱環境包括系統操縱過程以及系統的維護，操縱過程控制主要通過制訂一套完整而嚴格的操縱規定來實現，操縱規程應明確職責，操縱程序和留意事項，并形成一套電算化系統文件。如規定交***手續和登記運行日志，規定數據備份及機器的使用規范，規定軟盤專用以防病毒感染。系統維護包括硬件維護和軟件維護，硬件維護主要包括:定期進行檢查并做好記錄；在系統運行過程中出現硬件故障要及時進行故障并做好記錄。而軟件維護包括正確性維護、適應性維護、完善性維護3種。
（3）建立計算機房治理制度。具體措施包括:對進進機房內的職員進行嚴格審查；保證機房設備安全的措施，如機房防火規定等；保證計算機正常運行措施，如機房防潮、防磁及恒溫等方面的規定等；會計數據和會計軟件安全保密的措施，如數據備份規定及不準在計算機上玩電腦游戲等規定；修改會計核算軟件的審批和監視制度，如規定會計核算軟件的修改需報經單位總會計師批準等。
（4）建立健全的檔案治理制度。這里的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數據和程序的軟盤及其他存儲介質。系統開發運行中的各種文檔及其他會計資料的功能是負責系統內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作，而檔案治理一般通過制定與實施檔案治理制度來實現，一般包括:存檔的手續必須有會計主管和系統治理員的簽章才能存檔保管；各種安全保證措施，如備份軟盤應貼上保護標簽應存放在安全、潔凈、防潮的地方；采用磁性介質保存會計檔案要定期進行檢查和定期復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。
隨著技術的逐漸成熟與完善，會計信息系統的內部控制體系將發生深刻的變化。只有清楚地意識到這些變化，建立完善的內部控制制度，才能適應制度建設和全球化對會計核算的新要求，建立完備的、嶄新的會計體系。
1 楊先順.會計電算化[M].北京：出版社，2002
2 鐘愛軍.會計電算化教程[M].北京：出版社，2004
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