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淺談企業(yè)會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)部控制
[摘 要]企業(yè)為實(shí)現(xiàn)既定的經(jīng)營管理目標(biāo), 必需建立起一整套內(nèi)部控制制度,以確保企業(yè)有序、健康的發(fā)展。企業(yè)在實(shí)施了會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。因此，在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，有必要建立起一整套適合電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度。[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)電算化 內(nèi)部控制
隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化管理的企業(yè)越來越多。企業(yè)在建立了電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)后，會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化：一方面，由于使用了計(jì)算機(jī)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的速度加快了，減少了因疏忽大意及計(jì)算失誤造成的差錯(cuò)；另一方面，給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多新的問題和挑戰(zhàn)。因此,如何充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的便捷高效，使企業(yè)內(nèi)部控制在新的環(huán)境下不落后于形勢，確保企業(yè)資產(chǎn)的安全，為企業(yè)經(jīng)營決策提供正確的信息，創(chuàng)造更高的效益，建立一整套適合電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得很重要。
�。ㄒ唬⿻�(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的變化
1.內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化。內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)一樣，對每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不能由一個(gè)人或一個(gè)部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個(gè)人或幾個(gè)部門承擔(dān)。在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開發(fā)與系統(tǒng)操作職務(wù)；數(shù)據(jù)維護(hù)管理職務(wù)與電算審核職務(wù)；數(shù)據(jù)錄入職務(wù)與審核記帳職務(wù)；系統(tǒng)軟硬件管理職務(wù)與系統(tǒng)檔案管理職務(wù)等。企業(yè)為防止舞弊或欺詐，應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度，同時(shí)還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。因此，內(nèi)部控制的形式已經(jīng)由原來的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)橹贫瓤刂坪统绦蜍浖刂啤?BR> 2.內(nèi)部控制的范圍發(fā)生了變化。傳統(tǒng)的內(nèi)部控制主要針對交易處理。計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，給會(huì)計(jì)工作增加了新的工作內(nèi)容，同時(shí)也增加了新的控制措施。由于電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的建立和運(yùn)行的復(fù)雜性，內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)的擴(kuò)大了，包含了傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制，如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制等以及磁盤內(nèi)會(huì)計(jì)信息安全保護(hù)、計(jì)算機(jī)病毒防護(hù)、計(jì)算機(jī)操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護(hù)人員的崗位責(zé)任制度等。
3.內(nèi)部控制的數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化。在傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)工作環(huán)境下，科目匯總表、會(huì)計(jì)報(bào)表、借貸試算平衡以及相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表分析均需要進(jìn)行人工匯總計(jì)算，使得財(cái)務(wù)人員的工作量很大，同時(shí)也容易造成數(shù)據(jù)上的計(jì)算錯(cuò)誤。在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下，只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會(huì)計(jì)分錄編制，通過憑證的審核、過帳、確認(rèn)并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成打印輸出，科目匯總、借貸平衡等工作均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，同時(shí)可以根據(jù)需要生成會(huì)計(jì)報(bào)表，從而大大降低了財(cái)務(wù)人員的工作量，也避免了計(jì)算加總等工作出現(xiàn)的錯(cuò)誤。
�。ǘ┙⑦m合會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的必要性
手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)用可見的文字、符號記錄在紙上，這種方式有較好的直觀性，各種不同的筆跡和簽名也可作為控制手段。采用計(jì)算機(jī)處理后，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以肉眼無法視別的形式存儲(chǔ)在磁盤上。從而失去了直觀性。另外，在手工會(huì)計(jì)方式下，會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量取決于會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)水平、工作態(tài)度及對會(huì)計(jì)有關(guān)的法規(guī)理解和執(zhí)行效果。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門已經(jīng)積累了大量的經(jīng)驗(yàn)，建立起了一整套管理制度。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，許多傳統(tǒng)的管理控制方式消失了，而代之以新的方式。這就迫使企業(yè)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)必須建立起嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。
（三）會(huì)計(jì)電算化給企業(yè)內(nèi)部控制提出的新要求
1.確保原始數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確性。在電算化會(huì)計(jì)中，電子計(jì)算機(jī)輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下，對輸入的原始數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行加工處理，并儲(chǔ)存于磁性介質(zhì)上。所有記帳、分析及編制會(huì)計(jì)報(bào)表等工作均在計(jì)算機(jī)程序的控制下自動(dòng)進(jìn)行。然而，電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進(jìn)行審核和輸入計(jì)算機(jī)的，一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯(cuò)誤，計(jì)算機(jī)無法識別，只會(huì)將錯(cuò)就錯(cuò)地進(jìn)行各種計(jì)算工作。因而計(jì)算機(jī)自動(dòng)加工處理輸出數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，完全依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，這就要求一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化，并保證準(zhǔn)確性和相對的穩(wěn)定性，這樣才能保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。
2.控制操作人員的權(quán)限。授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，對于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但會(huì)計(jì)電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因?yàn)闃I(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報(bào)送。因此，如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制，就會(huì)使某些計(jì)算機(jī)操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操縱，從而加大了出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。
3.避免會(huì)計(jì)檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風(fēng)險(xiǎn)。在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，增、刪、修改了的會(huì)計(jì)憑證或會(huì)計(jì)帳冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責(zé)任。會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募�、記錄形式�?chǔ)存在磁性介質(zhì)上，使會(huì)計(jì)核算無紙化，修改數(shù)據(jù)不留痕跡。磁性介質(zhì)也易受損壞，且有丟失或毀損的危險(xiǎn)。所以會(huì)計(jì)電算化對會(huì)計(jì)檔案管理提出了更高的要求。不僅要保存紙介質(zhì)會(huì)計(jì)核算資料，而且要保存、保管好以磁性介質(zhì)方式存儲(chǔ)的各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序，以及系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔和其他會(huì)計(jì)資料。
（四）建立和完善會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)控制度
1.操作人員職能控制。由于會(huì)計(jì)電算化知識與功能的相對集中，企業(yè)必須制定相應(yīng)的組織和管理制度，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制。所謂職責(zé)分工是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。在這兩者之間進(jìn)行職責(zé)分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門內(nèi)部的職責(zé)分離。通過進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工，以補(bǔ)救不相容職能集中化的不足。而組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進(jìn)行分工，并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。
2.系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡(luò)安全的控制。加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制主要應(yīng)從防止未經(jīng)授權(quán)的人員擅自動(dòng)用系統(tǒng)各種資源、減少因外界因素導(dǎo)致計(jì)算機(jī)故障等方面入手。主要的控制措施包括：①訂立內(nèi)部操作制度，禁止非電算化會(huì)計(jì)人員操作財(cái)務(wù)專用電腦；②設(shè)置操作權(quán)限； ③操作人員身份的密碼控制；④數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理相隔離；⑤機(jī)房的工作環(huán)境保護(hù)。網(wǎng)絡(luò)安全指標(biāo)包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括：數(shù)據(jù)加密技術(shù)，訪問控制技術(shù)，認(rèn)證技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應(yīng)該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應(yīng)保密。通過上述技術(shù)可基本確保財(cái)務(wù)信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全性。
3.內(nèi)部審計(jì)控制。內(nèi)部審計(jì)既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的制度。企業(yè)應(yīng)設(shè)立獨(dú)立部門，在審計(jì)委員會(huì)或高層決策機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)下工作。在會(huì)計(jì)電算化中，由于是“人機(jī)”對話的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。筆者認(rèn)為，內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾個(gè)方面：①對會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)，電算化會(huì)計(jì)帳務(wù)處理是否正確，是否遵照《會(huì)計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費(fèi)用簽字是否符合企業(yè)內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整；②審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看帳冊內(nèi)容，做到帳表相符，對不妥或錯(cuò)誤的帳表處理應(yīng)及時(shí)調(diào)整；③監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；④對系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。
4.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案管理。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報(bào)表、憑證、存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲(chǔ)介質(zhì)。電算化會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物，又是電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理，是電算化會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保證；是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證；是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。因此，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的各種賬簿、報(bào)表、憑證均應(yīng)由專人管理，并制定相應(yīng)的管理制度。磁性介質(zhì)必須及時(shí)進(jìn)行備份，并做好防止計(jì)算機(jī)病毒侵襲的工作。所有財(cái)務(wù)檔案均應(yīng)做好放火、防潮、防塵、防盜等工作，并定期進(jìn)行整理，磁性介質(zhì)還要進(jìn)行防磁工作。
5.操作人員的職業(yè)道德建設(shè)。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施主體是“人”，但無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良，規(guī)章制度如何完善，作為電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)實(shí)施主體的“人”不能發(fā)揮作用，有制度而不去執(zhí)行，甚至惡意的修改軟件程序，修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，非法取得口令，最終還是達(dá)不到內(nèi)部控制的目的。因此，道德規(guī)范、行為準(zhǔn)則、能力素質(zhì)的建設(shè)應(yīng)直接納入內(nèi)部控制制度的內(nèi)容。企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對財(cái)務(wù)人員的選用與培養(yǎng)，努力增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的主體誠信。
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)替代傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷應(yīng)用和發(fā)展，將使會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)不斷更新和完善。企業(yè)對由計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表等會(huì)計(jì)信息的依賴度也會(huì)越來越大，這些會(huì)計(jì)信息的產(chǎn)生只有在嚴(yán)格的控制下，才能保證其可靠性和準(zhǔn)確性。同時(shí)也只有在嚴(yán)格的控制下，才能預(yù)防和減少計(jì)算機(jī)犯罪的可能性。 因此加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制，將成為各個(gè)企業(yè)在財(cái)務(wù)工作中以及在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須考慮的一個(gè)問題，并且內(nèi)部控制的好壞將直接影響到企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。
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