淺談企業會計電算化條件下的內部控制

淺談企業會計電算化條件下的內部控制

[摘 要]企業為實現既定的經營管理目標, 必需建立起一整套內部控制制度,以確保企業有序、健康的發展。企業在實施了會計電算化后，會計核算和財務管理的環境發生了很大的變化。因此，在會計電算化環境下，有必要建立起一整套適合電算化會計系統的內部控制制度。
　　[關鍵詞]會計電算化 內部控制
　　
　　隨著電子計算機技術的普及，實行會計電算化管理的企業越來越多。企業在建立了電算化會計系統后，會計核算和財務管理的環境發生了很大的變化：一方面，由于使用了計算機，會計數據處理的速度加快了，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯；另一方面，給企業的內部控制帶來了許多新的問題和挑戰。因此,如何充分發揮會計電算化的便捷高效，使企業內部控制在新的環境下不落后于形勢，確保企業資產的安全，為企業經營決策提供正確的信息，創造更高的效益，建立一整套適合電算化會計系統的內部控制制度就顯得很重要。
　　
　�。ㄒ唬�會計電算化系統內部控制的變化
　　
　　1.內部控制的形式發生了變化。內部控制的關鍵點就在于不相容職務的分離，計算機會計系統與手工會計系統一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務，都不能由一個人或一個部門經手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔。在電算化會計系統中，不相容的職務主要有系統開發與系統操作職務；數據維護管理職務與電算審核職務；數據錄入職務與審核記帳職務；系統軟硬件管理職務與系統檔案管理職務等。企業為防止舞弊或欺詐，應建立一整套符合職責劃分原則的內部控制制度，同時還應建立起職務輪換制度。因此，內部控制的形式已經由原來的制度控制轉變為制度控制和程序軟件控制。
　　2.內部控制的范圍發生了變化。傳統的內部控制主要針對交易處理。計算機技術的引入，給會計工作增加了新的工作內容，同時也增加了新的控制措施。由于電算化會計系統的建立和運行的復雜性，內部控制的范圍相應的擴大了，包含了傳統手工系統所沒有的控制，如網絡系統安全控制、系統權限的控制、修改程序的控制等以及磁盤內會計信息安全保護、計算機病毒防護、計算機操作管理、系統管理員和系統維護人員的崗位責任制度等。
　　3.內部控制的數據處理方式發生了變化。在傳統手工會計工作環境下，科目匯總表、會計報表、借貸試算平衡以及相關的財務報表分析均需要進行人工匯總計算，使得財務人員的工作量很大，同時也容易造成數據上的計算錯誤。在電算化會計環境下，只需錄入原始數據或通過外部系統轉入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行會計分錄編制，通過憑證的審核、過帳、確認并由計算機自動完成打印輸出，科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機自動完成，同時可以根據需要生成會計報表，從而大大降低了財務人員的工作量，也避免了計算加總等工作出現的錯誤。
　　
　�。ǘ�）建立適合會計電算化系統內部控制制度的必要性
　　
　　手工會計系統下，會計數據用可見的文字、符號記錄在紙上，這種方式有較好的直觀性，各種不同的筆跡和簽名也可作為控制手段。采用計算機處理后，會計數據以肉眼無法視別的形式存儲在磁盤上。從而失去了直觀性。另外，在手工會計方式下，會計核算的質量取決于會計人員業務水平、工作態度及對會計有關的法規理解和執行效果。財務會計部門已經積累了大量的經驗，建立起了一整套管理制度。實行會計電算化后，許多傳統的管理控制方式消失了，而代之以新的方式。這就迫使企業電算化會計系統必須建立起嚴格的內部控制制度。
　　
　�。ㄈ�）會計電算化給企業內部控制提出的新要求
　　
　　1.確保原始數據操作的準確性。在電算化會計中，電子計算機輸出的數據是在程序控制之下，對輸入的原始數據自動進行加工處理，并儲存于磁性介質上。所有記帳、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行。然而，電腦中的原始數據必須是由人工事先進行審核和輸入計算機的，一旦原始數據在輸入中發生錯誤，計算機無法識別，只會將錯就錯地進行各種計算工作。因而計算機自動加工處理輸出數據的準確性，完全依賴于原始數據輸入的準確性，這就要求一切數據的處理方法和過程都必須規范化，并保證準確性和相對的穩定性，這樣才能保證會計信息質量的真實性、完整性和準確性。
　　2.控制操作人員的權限。授權、批準控制是一種常見的、基礎的內部控制。在手工會計系統中，對于一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應權限人員的審核和簽章。但會計電算化后，職能劃分發生了巨大的變化。因為業務處理全部都是以電算化系統為主，電算化功能的高度集中導致了職責的集中，某些人員既可從事數據的輸入，又可負責數據的輸出和報送。因此，如果不加強內部控制，就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數據庫進行操縱，從而加大了出現錯誤和舞弊的風險。
　　3.避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險。在手工會計系統中，企業的經濟業務發生均記錄于紙張之上，增、刪、修改了的會計憑證或會計帳冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。會計電算化后，會計憑證轉變為以文件、記錄形式儲存在磁性介質上，使會計核算無紙化，修改數據不留痕跡。磁性介質也易受損壞，且有丟失或毀損的危險。所以會計電算化對會計檔案管理提出了更高的要求。不僅要保存紙介質會計核算資料，而且要保存、保管好以磁性介質方式存儲的各種會計數據和計算機程序，以及系統開發運行中編制的各種文檔和其他會計資料。
　　（四）建立和完善會計電算化條件下的內控制度
　　
　　1.操作人員職能控制。由于會計電算化知識與功能的相對集中，企業必須制定相應的組織和管理制度，明確職責分工，加強組織控制。所謂職責分工是將電算化部門與用戶部門的職責相分離。用戶部門指產生原始數據的部門或人員。在這兩者之間進行職責分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業務授權、執行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門內部的職責分離。通過進行內部職責分工，以補救不相容職能集中化的不足。而組織控制，就是將系統中不相容的職責進行分離，即在系統中的各類人員之間進行分工，并以相應的管理規章與之配套。
　　2.系統安全與網絡安全的控制。加強系統安全控制主要應從防止未經授權的人員擅自動用系統各種資源、減少因外界因素導致計算機故障等方面入手。主要的控制措施包括：①訂立內部操作制度，禁止非電算化會計人員操作財務專用電腦；②設置操作權限； ③操作人員身份的密碼控制；④數據存儲和處理相隔離；⑤機房的工作環境保護。網絡安全指標包括數據保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術，主要包括：數據加密技術，訪問控制技術，認證技術等。網絡傳輸介質、接入口的安全性也是應該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應保密。通過上述技術可基本確保財務信息在內部網絡及外部網絡傳輸中的安全性。
　　3.內部審計控制。內部審計既是企業內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部會計監督的制度。企業應設立獨立部門，在審計委員會或高層決策機構領導下工作。在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。筆者認為，內部審計必須包括以下幾個方面：①對會計資料定期進行審計，電算化會計帳務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關法律、法規的規定，審核費用簽字是否符合企業內控制度，憑證附件是否規范完整；②審查機內數據與書面資料的一致性，如查看帳冊內容，做到帳表相符，對不妥或錯誤的帳表處理應及時調整；③監督數據保存方式的安全、合法性，防止發生非法修改歷史數據的現象；④對系統運行各環節進行審查，防止存在漏洞。
　　4.會計電算化系統檔案管理。會計電算化系統檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數據和程序的軟盤及其他存儲介質。電算化會計檔案是電算化會計活動的產物，又是電算化會計活動的客觀表現，在經濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理，是電算化會計工作連續進行的保證；是電算化會計信息系統內數據安全完整的保證；是電算化會計信息系統正常運行的保證。因此，會計電算化系統在處理業務時所產生的各種賬簿、報表、憑證均應由專人管理，并制定相應的管理制度。磁性介質必須及時進行備份，并做好防止計算機病毒侵襲的工作。所有財務檔案均應做好放火、防潮、防塵、防盜等工作，并定期進行整理，磁性介質還要進行防磁工作。
　　5.操作人員的職業道德建設。會計電算化系統的實施主體是“人”，但無論軟件質量如何優良，規章制度如何完善，作為電算化會計系統實施主體的“人”不能發揮作用，有制度而不去執行，甚至惡意的修改軟件程序，修改數據庫中的數據，非法取得口令，最終還是達不到內部控制的目的。因此，道德規范、行為準則、能力素質的建設應直接納入內部控制制度的內容。企業管理者應當重視對財務人員的選用與培養，努力增強財務人員的職業道德水準和業務水平，達到會計電算化系統的主體誠信。
　　會計電算化系統替代傳統的手工會計系統是社會發展的必然趨勢。隨著電子計算機技術的不斷應用和發展，將使會計電算化系統不斷更新和完善。企業對由計算機產生的各種數據、報表等會計信息的依賴度也會越來越大，這些會計信息的產生只有在嚴格的控制下，才能保證其可靠性和準確性。同時也只有在嚴格的控制下，才能預防和減少計算機犯罪的可能性。 因此加強和完善會計電算化系統的內部控制，將成為各個企業在財務工作中以及在整個企業經營管理工作中必須考慮的一個問題，并且內部控制的好壞將直接影響到企業的管理水平和經濟效益。
　　
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