對會計電算化系統條件下內部控制的思考

對會計電算化系統條件下內部控制的思考

摘要：隨著電子計算機和網絡技術的發展和應用，會計電算化會更加廣泛應用于內部控制中，本文根據會計工作工具發生改革的實際，闡述了會計電算化系統條件下內部控制的具體操作，探索在會計電算化系統條件下內部控制的內容、方法、規則以及確保電算化系統正常、安全、有效運轉的途徑。
　　關鍵詞：會計電算化；內部控制
　　
　　會計電算化使會計人員從繁重的手工核算中解脫出來，大大提高了會計工作質量和會計工作效率。由于手工會計與電算化會計對會計信息的控制有很大的不同，使會計電算化核算下會計內部控制發生了重大變化。一是內部控制的方式發生了變化，會計電算化后，會計帳務實施集中化處理，除原始數據的收集、審核、編碼、輸入由會計人員操作外，其他經濟業務的記錄和加工、會計報表的生成和查詢等均通過計算機完成。二是內部控制的內容發生變化，電算化會計系統是一個人機交互系統，再加之計算機系統更具隱蔽性，其控制的內容更加復雜。三是內部稽核機制發生了變化，由于會計電算化的工作自動化、控制的程序化，各種手續均由計算機自動處理統一執行，會計工作的分工、崗位職責、權限出現重大變更，會計人員無法直接參與和控制。四是內部控制的重點發生了變化，在電算化環境下，許多內部控制方法主要通過會計軟件來實現，控制的重點已不在僅僅是人，而變成了人機交互處理控制。因此，必須研究探索會計電算化系統下內部控制的機制，構建會計電算化下內部控制模式。依據目前會計電算化內部控制的現狀，構建會計電算化下內部控制模式，應注重把握以下八個環節。
　　
　　一、電算化會計系統的組織與管理控制是基礎環節
　　
　　電算化部門內部必須把職責分工同組織控制相結合，以實現職權分離，有效地限制和及時發現錯誤或違法行為。要制定各崗位的責任制，明確每個電算化崗位的職責，督促工作人員及時保證工作的完成并做好相應的記錄，保證工作質量、杜絕舞弊現象的發生。工作人員的崗位安排應該按照不相容業務相分離的原則，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務，都不能由一人或一個部門經手到底，必須分別由幾人或幾個部門承擔。如審核記賬員崗位不得由出納人員兼任，也不得審核自己輸入的憑證。同時規定系統開發人員和維護人員不能兼任系統操作員和管理人員等。內部控制的關鍵點就在于不相容職務的分離，通過進行內部職責分工，以補救會計電算化不相容職能集中化的不足，以減少利用計算機舞弊的可能性。
　　
　　二、電算化會計系統的維護控制是重要環節
　　
　　系統維護控制包括硬件維護和軟件維護。硬件維護主要包括對硬件設備定期進行檢查并及時做好記錄，在計算機會計系統運行過程中如果發生硬件設備故障要對發生的故障做詳細的分析并及時做好記錄。軟件維護主要包括正確性維護、適應性維護和完善性維護，在軟件修改、升級和硬件更換過程中，要保證企業實際會計數據的連續性和安全性，并且需要有關人員進行全面監督。在維護方式上要采用兩個管理人員來維護的辦法。確定兩個維護人員既可以對他們進行合理的分工，有助于發揮他們自身的特點，而且還可以互相的監督，充分調動起他們的積極性，對系統的保護有一定的作用。
　　
　　三、電算化會計系統的計算機操作控制是關鍵環節
　　
　　計算機操作控制主要是接觸控制，必須制定出一系列具體的措施，操作人員對系統的操作必須設置自己唯一的口令，并定期對操作更換口令。一旦操作人員發現自己的口令被別人修改或刪除，應及時的向上級會計主管報告。同時要明確對于會計電算化崗位的科目使用權限、軟件功能權限、報表使用權限及其他權限。對于由計算機會計系統打印輸出的憑證、賬簿、報表等相關會計資料，必須要經過制單人員、審核人員、記賬人員、會計主管等一系列相關人員簽字或蓋章后才能發揮作用。而審核人員必須在打印的會計數據與計算機內的數據核對無疑后方可進行簽章的操作。
　　
　　四、電算化會計系統的系統軟件控制是要素環節
　　
　　系統軟件控制主要是對維護和修改系統軟件方面的控制，要對不同軟件版本進行獨立性、完整性的維護。系統軟件和記錄的存取必須是經過允許的人員才可以去處理，并且要求系統軟件盡可能的備份，以防止意料之外的事情發生。企業取得了正版軟件后，應當對該軟件功能改動部分進行認真仔細的測試研究，以明了新增功能在本單位的基本用法，從而防止盲目的去工作。同時，注明正版軟件其功能，進行備份存檔。在版本升級后，對在同一個會計期間內的在用軟件，進行一次性的更換。
　　
　　五、電算化會計系統的系統安全控制是突出環節
　　
　　系統的安全控制是為了避免由于外部環境因素導致的系統運行錯誤而建立的一套保證計算機系統運行安全的控制系統。它主要包括：環境保護和接觸控制、安全控制。會計電算化中威脅數據安全的因素主要有：不可控制的自然災害；存儲數據的輔助介質（如磁盤）部分或全部遭到破壞；由于不正常的程序結束操作所造成的故障；用戶非法讀取、執行、修改、刪除、擴充和遷移各種數據、索引、模式、子模式和程序等，從而使數據遭到破壞、篡改或泄露；使用、維護人員在操作過程中的錯誤或疏忽；利用計算機進行舞弊和犯罪；計算機被病毒侵入等。會計信息系統的安全控制，就是避免或消除上述數據不安全因素，進而保護數據和計算機程序的準確性和完整性，以防止數據被泄密、更改或破壞。 　　六、電算化會計系統的數據登記和程序控制是必要環節
　　
　　數據登記和程序控制主要是對經濟業務輸入系統建立一個核準的機構，同時還要求數據的另地備份。財務數據的備份或保存介質可采用磁帶、光盤、微縮膠片等。數據備份的目的是防止任何時間發生的硬、軟件故障以及人為失誤所造成的數據損毀。因此，原則上要求在發生業務的當天進行備份。備份模式可以采用距離業務操作時間最近的3個月月末的備份、與每星期的七天相對應的7個備份循環覆蓋、每年年末的備份。對備份的數據應當加強管理，防止被非法拷貝或毀壞，網絡版的備份應當和主控數據庫連在一起一同備份。要對會計數據的備份、恢復等權限進行嚴加控制。
　　
　　七、電算化會計系統的應用控制是重要操作環節
　　
　　應用控制是指在計算機會計數據處理過程中所實施的各種控制。一是電算化會計系統的數據輸入控制。數據的正確輸入是保證電算化會計系統正確輸出的關鍵，這項控制主要包括數據接交、數據校驗和數據的核對三方面的控制。二是電算化會計系統的數據處理控制。主要是對會計電算化系統進行的內部數據處理活動的控制措施，包括錯誤糾正、審核處理輸出、處理有效性檢測、數據有效性檢驗、保留審計線索等方面的控制。三是電算化會計系統的數據輸出控制。一般包括輸出時間的控制和數據處理正確性檢查以及總數輸出的控制等內容。具體表現為數據稽核控制、授權輸出控制、時序控制三方面的內容。四是電算化會計系統的數據通訊控制。為了確保數據在傳輸過程中安全、可靠、準確的存在，要采用各種技術手段以維護數據通訊的完整性、可靠性，防止在傳輸過程中數據發生錯誤、丟失、泄密等事故。五是電算化會計系統的數據存儲和檢索控制。計算機輸出的數據容易被更新、調用，必須對于輸出的會計資料給予及時的保護。例如在輸出的會計資料上貼上標簽，然后在標簽上寫明文件的名稱、輸出的時間等一系列為了保護會計資料而必須寫明的內容。對資料分發與保管設置登記簿，要詳細的注明輸出資料各個項目，并需要經過當時辦理人的簽字，以防止會計資料的丟失、錯發、漏發。
　　
　　八、電算化會計系統的內部審計控制是機制環節
　　
　　電算化系統條件下的內部審計是會計內部控制的一種特殊形式。會計電算化被運用后，出現了 “人機”對話的特殊形態，因而對內部審計的要求就更高、更嚴格了，要想使企業內部會計業務處理的正確化，那么內部審計就應做好以下幾個方面的工作：一是對數據保存的方式進行監督，使之達到安全化和合理化；二是對會計資料定期進行審計，審核電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關法律、法規的規定來進行業務處理的；三是審查計算機內的數據與書面的資料是否一致，如查看賬冊內容，看是否做到賬表相符，如果查看的賬冊內容與書面的資料有不妥的地方，應對其進行全面的調整；四是對會計電算化內部控制制度定期進行檢查、測試，如發現問題應及時指出，并提出進一步的改進意見；五是電算化會計系統在運行時應對運行的各個環節進行嚴密的審查，以防止系統發生漏洞。
　　
　　參考文獻：
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　　[2]田亞琴：談談如何加強會計電算化的內部控制制度［J］．協會會刊，2004，(3)．
　　[3]杜美杰：信息系統與會計內部控制［M］．北京：清華大學出版社，2004：22-41．

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