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對會計電算化系統(tǒng)條件下內(nèi)部控制的思考
摘要：隨著電子計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，會計電算化會更加廣泛應(yīng)用于內(nèi)部控制中，本文根據(jù)會計工作工具發(fā)生改革的實際，闡述了會計電算化系統(tǒng)條件下內(nèi)部控制的具體操作，探索在會計電算化系統(tǒng)條件下內(nèi)部控制的內(nèi)容、方法、規(guī)則以及確保電算化系統(tǒng)正常、安全、有效運轉(zhuǎn)的途徑。關(guān)鍵詞：會計電算化；內(nèi)部控制
會計電算化使會計人員從繁重的手工核算中解脫出來，大大提高了會計工作質(zhì)量和會計工作效率。由于手工會計與電算化會計對會計信息的控制有很大的不同，使會計電算化核算下會計內(nèi)部控制發(fā)生了重大變化。一是內(nèi)部控制的方式發(fā)生了變化，會計電算化后，會計帳務(wù)實施集中化處理，除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼、輸入由會計人員操作外，其他經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記錄和加工、會計報表的生成和查詢等均通過計算機完成。二是內(nèi)部控制的內(nèi)容發(fā)生變化，電算化會計系統(tǒng)是一個人機交互系統(tǒng)，再加之計算機系統(tǒng)更具隱蔽性，其控制的內(nèi)容更加復(fù)雜。三是內(nèi)部稽核機制發(fā)生了變化，由于會計電算化的工作自動化、控制的程序化，各種手續(xù)均由計算機自動處理統(tǒng)一執(zhí)行，會計工作的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限出現(xiàn)重大變更，會計人員無法直接參與和控制。四是內(nèi)部控制的重點發(fā)生了變化，在電算化環(huán)境下，許多內(nèi)部控制方法主要通過會計軟件來實現(xiàn)，控制的重點已不在僅僅是人，而變成了人機交互處理控制。因此，必須研究探索會計電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制的機制，構(gòu)建會計電算化下內(nèi)部控制模式。依據(jù)目前會計電算化內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，構(gòu)建會計電算化下內(nèi)部控制模式，應(yīng)注重把握以下八個環(huán)節(jié)。
一、電算化會計系統(tǒng)的組織與管理控制是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)
電算化部門內(nèi)部必須把職責(zé)分工同組織控制相結(jié)合，以實現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。要制定各崗位的責(zé)任制，明確每個電算化崗位的職責(zé)，督促工作人員及時保證工作的完成并做好相應(yīng)的記錄，保證工作質(zhì)量、杜絕舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。工作人員的崗位安排應(yīng)該按照不相容業(yè)務(wù)相分離的原則，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，都不能由一人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾人或幾個部門承擔(dān)。如審核記賬員崗位不得由出納人員兼任，也不得審核自己輸入的憑證。同時規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。內(nèi)部控制的關(guān)鍵點就在于不相容職務(wù)的分離，通過進行內(nèi)部職責(zé)分工，以補救會計電算化不相容職能集中化的不足，以減少利用計算機舞弊的可能性。
二、電算化會計系統(tǒng)的維護控制是重要環(huán)節(jié)
系統(tǒng)維護控制包括硬件維護和軟件維護。硬件維護主要包括對硬件設(shè)備定期進行檢查并及時做好記錄，在計算機會計系統(tǒng)運行過程中如果發(fā)生硬件設(shè)備故障要對發(fā)生的故障做詳細(xì)的分析并及時做好記錄。軟件維護主要包括正確性維護、適應(yīng)性維護和完善性維護，在軟件修改、升級和硬件更換過程中，要保證企業(yè)實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)性和安全性，并且需要有關(guān)人員進行全面監(jiān)督。在維護方式上要采用兩個管理人員來維護的辦法。確定兩個維護人員既可以對他們進行合理的分工，有助于發(fā)揮他們自身的特點，而且還可以互相的監(jiān)督，充分調(diào)動起他們的積極性，對系統(tǒng)的保護有一定的作用。
三、電算化會計系統(tǒng)的計算機操作控制是關(guān)鍵環(huán)節(jié)
計算機操作控制主要是接觸控制，必須制定出一系列具體的措施，操作人員對系統(tǒng)的操作必須設(shè)置自己唯一的口令，并定期對操作更換口令。一旦操作人員發(fā)現(xiàn)自己的口令被別人修改或刪除，應(yīng)及時的向上級會計主管報告。同時要明確對于會計電算化崗位的科目使用權(quán)限、軟件功能權(quán)限、報表使用權(quán)限及其他權(quán)限。對于由計算機會計系統(tǒng)打印輸出的憑證、賬簿、報表等相關(guān)會計資料，必須要經(jīng)過制單人員、審核人員、記賬人員、會計主管等一系列相關(guān)人員簽字或蓋章后才能發(fā)揮作用。而審核人員必須在打印的會計數(shù)據(jù)與計算機內(nèi)的數(shù)據(jù)核對無疑后方可進行簽章的操作。
四、電算化會計系統(tǒng)的系統(tǒng)軟件控制是要素環(huán)節(jié)
系統(tǒng)軟件控制主要是對維護和修改系統(tǒng)軟件方面的控制，要對不同軟件版本進行獨立性、完整性的維護。系統(tǒng)軟件和記錄的存取必須是經(jīng)過允許的人員才可以去處理，并且要求系統(tǒng)軟件盡可能的備份，以防止意料之外的事情發(fā)生。企業(yè)取得了正版軟件后，應(yīng)當(dāng)對該軟件功能改動部分進行認(rèn)真仔細(xì)的測試研究，以明了新增功能在本單位的基本用法，從而防止盲目的去工作。同時，注明正版軟件其功能，進行備份存檔。在版本升級后，對在同一個會計期間內(nèi)的在用軟件，進行一次性的更換。
五、電算化會計系統(tǒng)的系統(tǒng)安全控制是突出環(huán)節(jié)
系統(tǒng)的安全控制是為了避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致的系統(tǒng)運行錯誤而建立的一套保證計算機系統(tǒng)運行安全的控制系統(tǒng)。它主要包括：環(huán)境保護和接觸控制、安全控制。會計電算化中威脅數(shù)據(jù)安全的因素主要有：不可控制的自然災(zāi)害；存儲數(shù)據(jù)的輔助介質(zhì)（如磁盤）部分或全部遭到破壞；由于不正常的程序結(jié)束操作所造成的故障；用戶非法讀取、執(zhí)行、修改、刪除、擴充和遷移各種數(shù)據(jù)、索引、模式、子模式和程序等，從而使數(shù)據(jù)遭到破壞、篡改或泄露；使用、維護人員在操作過程中的錯誤或疏忽；利用計算機進行舞弊和犯罪；計算機被病毒侵入等。會計信息系統(tǒng)的安全控制，就是避免或消除上述數(shù)據(jù)不安全因素，進而保護數(shù)據(jù)和計算機程序的準(zhǔn)確性和完整性，以防止數(shù)據(jù)被泄密、更改或破壞。 六、電算化會計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)登記和程序控制是必要環(huán)節(jié)
數(shù)據(jù)登記和程序控制主要是對經(jīng)濟業(yè)務(wù)輸入系統(tǒng)建立一個核準(zhǔn)的機構(gòu)，同時還要求數(shù)據(jù)的另地備份。財務(wù)數(shù)據(jù)的備份或保存介質(zhì)可采用磁帶、光盤、微縮膠片等。數(shù)據(jù)備份的目的是防止任何時間發(fā)生的硬、軟件故障以及人為失誤所造成的數(shù)據(jù)損毀。因此，原則上要求在發(fā)生業(yè)務(wù)的當(dāng)天進行備份。備份模式可以采用距離業(yè)務(wù)操作時間最近的3個月月末的備份、與每星期的七天相對應(yīng)的7個備份循環(huán)覆蓋、每年年末的備份。對備份的數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)加強管理，防止被非法拷貝或毀壞，網(wǎng)絡(luò)版的備份應(yīng)當(dāng)和主控數(shù)據(jù)庫連在一起一同備份。要對會計數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)等權(quán)限進行嚴(yán)加控制。
七、電算化會計系統(tǒng)的應(yīng)用控制是重要操作環(huán)節(jié)
應(yīng)用控制是指在計算機會計數(shù)據(jù)處理過程中所實施的各種控制。一是電算化會計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入控制。數(shù)據(jù)的正確輸入是保證電算化會計系統(tǒng)正確輸出的關(guān)鍵，這項控制主要包括數(shù)據(jù)接交、數(shù)據(jù)校驗和數(shù)據(jù)的核對三方面的控制。二是電算化會計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理控制。主要是對會計電算化系統(tǒng)進行的內(nèi)部數(shù)據(jù)處理活動的控制措施，包括錯誤糾正、審核處理輸出、處理有效性檢測、數(shù)據(jù)有效性檢驗、保留審計線索等方面的控制。三是電算化會計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸出控制。一般包括輸出時間的控制和數(shù)據(jù)處理正確性檢查以及總數(shù)輸出的控制等內(nèi)容。具體表現(xiàn)為數(shù)據(jù)稽核控制、授權(quán)輸出控制、時序控制三方面的內(nèi)容。四是電算化會計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)通訊控制。為了確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中安全、可靠、準(zhǔn)確的存在，要采用各種技術(shù)手段以維護數(shù)據(jù)通訊的完整性、可靠性，防止在傳輸過程中數(shù)據(jù)發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故。五是電算化會計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲和檢索控制。計算機輸出的數(shù)據(jù)容易被更新、調(diào)用，必須對于輸出的會計資料給予及時的保護。例如在輸出的會計資料上貼上標(biāo)簽，然后在標(biāo)簽上寫明文件的名稱、輸出的時間等一系列為了保護會計資料而必須寫明的內(nèi)容。對資料分發(fā)與保管設(shè)置登記簿，要詳細(xì)的注明輸出資料各個項目，并需要經(jīng)過當(dāng)時辦理人的簽字，以防止會計資料的丟失、錯發(fā)、漏發(fā)。
八、電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部審計控制是機制環(huán)節(jié)
電算化系統(tǒng)條件下的內(nèi)部審計是會計內(nèi)部控制的一種特殊形式。會計電算化被運用后，出現(xiàn)了 “人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計的要求就更高、更嚴(yán)格了，要想使企業(yè)內(nèi)部會計業(yè)務(wù)處理的正確化，那么內(nèi)部審計就應(yīng)做好以下幾個方面的工作：一是對數(shù)據(jù)保存的方式進行監(jiān)督，使之達(dá)到安全化和合理化；二是對會計資料定期進行審計，審核電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定來進行業(yè)務(wù)處理的；三是審查計算機內(nèi)的數(shù)據(jù)與書面的資料是否一致，如查看賬冊內(nèi)容，看是否做到賬表相符，如果查看的賬冊內(nèi)容與書面的資料有不妥的地方，應(yīng)對其進行全面的調(diào)整；四是對會計電算化內(nèi)部控制制度定期進行檢查、測試，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時指出，并提出進一步的改進意見；五是電算化會計系統(tǒng)在運行時應(yīng)對運行的各個環(huán)節(jié)進行嚴(yán)密的審查，以防止系統(tǒng)發(fā)生漏洞。
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