論電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制

論電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制

摘　要：目前，由于會計電算化工作組織或業(yè)務(wù)實施等方面的原因，所導(dǎo)致的會計信息失真、不合理、不合法等方面的控制問題，已引起相關(guān)方面的高度重視。電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制突顯出十分重要的意義。由于電算化會計系統(tǒng)的特殊性，建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系已成為當(dāng)前最關(guān)注的話題之一。 　　關(guān)鍵詞：會計電算化；會計系統(tǒng)；內(nèi)部控制　　為了保證會計信息的真實、正確、完整和可靠性，保證會計處理過程和方法符合國家會計制度的有關(guān)規(guī)定，保護(hù)企事業(yè)單位財產(chǎn)，就必須建立、健全并認(rèn)真執(zhí)行一套完整的內(nèi)部控制制度。計算機(jī)的應(yīng)用，對會計數(shù)據(jù)儲存的形式，會計部門的崗位分工，核算過程和方法等各方面都產(chǎn)生了較大影響，它使得會計基本上單純的記賬、算賬和報賬中解脫出來，轉(zhuǎn)向管理，但與此同時它也給電算化會計內(nèi)部控制的設(shè)置帶來了新的問題。　　一、會計電算化對內(nèi)部控制的影響　　在手工操作下，內(nèi)部控制制度主要是通過會計人員的崗位分工和各種內(nèi)部牽制制度，以及賬、證、表的定期核對，來保證會計信息的正確性。實行電算化以后，雖然會計內(nèi)部控制的原則仍然適用，但卻使大部分傳統(tǒng)的控制方法和措施失去了作用，增加了新的控制內(nèi)容，提供了新的控制手段和技術(shù)，改變了會計內(nèi)部控制制度的重點方法和措施�！　。ㄒ唬﹥�(nèi)部控制形式的變化　　由于電子計算機(jī)具有高速、穩(wěn)定的特點，有很強(qiáng)的邏輯判斷能力和邏輯分析能力，使內(nèi)部控制形式主要有兩方面的變化：　　1.原手工下的一些內(nèi)部控制措施在電算化下就沒有存在的必要了　　由于全部會計核算工作由計算機(jī)集中完成，憑證數(shù)據(jù)一次錄入后即在會計軟件的控制下迅速、多次、毫無差錯地分別記入各種賬薄，并據(jù)以編制報表，只要憑證和會計軟件正確，其輸出的會計信息也必然是正確的，這就使賬簿之間的核對沒有必要了。此外，編制科目匯總等試算平衡的檢查也成為多余�！　�2.原手工下的一些內(nèi)部控制措施，在電算化后轉(zhuǎn)移到計算機(jī)內(nèi)了　　如憑證的借貸平衡校驗；余額、發(fā)生額的平衡檢查；各核算與系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)核對；報表數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系檢查等�！　。ǘ�）內(nèi)部控制制度內(nèi)容的變化　　實現(xiàn)會計電算化后，給會計工作增加了新的工作內(nèi)容，同時也增加了內(nèi)部控制的新內(nèi)容。不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件，還要保存、保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)程序。如編程、維護(hù)人員與計算機(jī)操作人員內(nèi)部控制、計算機(jī)機(jī)內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息安全保護(hù)、計算機(jī)病毒防治，以及計算機(jī)操作管理等�！　�1.實行會計電算化后，會計部門內(nèi)部單純的會計核算崗位被撤銷，增加了計算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、憑證復(fù)核、會計軟件維護(hù)、硬件維護(hù)、系統(tǒng)管理、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、程序編制和調(diào)試等新的工作崗位，財務(wù)管理崗位比手工條件下劃分的更細(xì)、投入的人員更多、管理的更加深入。為此在電算化下必須針對新的組織機(jī)構(gòu)和崗位分工重建其內(nèi)部控制制度�！　�2.會計電算化數(shù)據(jù)的主要儲存形式轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)內(nèi)文件，這使得計算機(jī)機(jī)內(nèi)文件的安全保護(hù)、備份和恢復(fù)、禁止非法操作等成為會計內(nèi)部控制的又一項重要內(nèi)容�！　�3.由于計算機(jī)的應(yīng)用，使防止計算機(jī)舞弊和計算機(jī)病毒破壞，成為會計內(nèi)部控制一個新的、至關(guān)重要的事。　�。ㄈ�）內(nèi)部控制的重點發(fā)生了變化　　會計電算化后的內(nèi)部控制的重點將放在原始數(shù)據(jù)輸入、會計信息的輸出控制、人機(jī)交互處理的控制、計算機(jī)系統(tǒng)之間連接控制幾個方面。　�。ㄋ模﹥�(nèi)部控制的手段和技術(shù)發(fā)生了變化　　計算機(jī)的應(yīng)用給我們提供了先進(jìn)的控制手段和技術(shù)，使會計內(nèi)部控制的許多具體的方法和措施，可以編制計算機(jī)程序進(jìn)行嚴(yán)格的、一絲不茍的控制，如數(shù)據(jù)正確性校驗，口令及操作權(quán)限控制、操作過程自動記錄等。其原則是，凡是能采用計算機(jī)控制的就一定編制成計算機(jī)控制程序，因為計算機(jī)控制比人工控制更嚴(yán)格、更可靠，應(yīng)盡量減少人工的控制量�！　�二、會計電算化條件下內(nèi)部控制的現(xiàn)存問題　�。ㄒ唬�“一身多職，越俎代包”現(xiàn)象嚴(yán)重，安全意識淡漠　　傳統(tǒng)手工會計處理系統(tǒng)的內(nèi)部控制是建立在不相容職能分離及相應(yīng)職責(zé)分工的基礎(chǔ)上。采用電算化后，由于功能和知識度集中，導(dǎo)致職責(zé)的集中，原手工操作下不宜合并的崗位，采用電算化后可以合并，會計人員大大減少，致使這些原則的重要程度下降。再加上安全意識淡漠，對實行電算化后新的組織機(jī)構(gòu)和崗位之間的相互制約、相互監(jiān)督和相互控制機(jī)制不夠重視，“一身多職，越俎代包”現(xiàn)象嚴(yán)重，這使得計算機(jī)舞弊現(xiàn)象時有發(fā)生。　�。ǘ�）原始憑證數(shù)字化，易于偽造　　在手工會計環(huán)境下，企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均用紙張記錄，這些數(shù)據(jù)如果被修改，很容易辨別出被修改過的痕跡。但是，在會計電算化系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上，對數(shù)據(jù)修改可做到不留痕跡，這就給業(yè)務(wù)的記錄帶來了風(fēng)險，計算機(jī)的存儲方式是將信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式存儲在磁（光）介質(zhì)上，因此極易被篡改甚至偽造而不留任何痕跡。這給一些不法之徒提供了機(jī)會，比如通過偽造或修改客戶、銀行的憑證，制造虛假交易，進(jìn)而侵吞公款等。篡改輸入是目前最簡單的也是最常用的計算機(jī)舞弊手法，該方法通過在經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)錄入前或錄入期間對數(shù)據(jù)做手腳來達(dá)到個人目的，其主要手段有：虛構(gòu)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、修改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、刪除業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)�！　。ㄈ�）內(nèi)部控制的程序化使得差錯反復(fù)發(fā)生的可能性增大　　電算化系統(tǒng)中內(nèi)部控制具有人工控制與程序控制相結(jié)合的特點。電算化系統(tǒng)許多應(yīng)用程序中包含了內(nèi)部控制功能，這些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序，如程序發(fā)生差錯或不起作用，由于人們依賴性以及程序運行的重復(fù)性，使得失效控制長期不被發(fā)生，使用權(quán)系統(tǒng)“在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性較大”。　�。ㄋ模�數(shù)據(jù)的安全性、保密性差　　很多時候，企事業(yè)單位財務(wù)上的數(shù)據(jù)是保密的，在很大程度上關(guān)系著企事業(yè)單位生存與發(fā)展，但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會計功能和適應(yīng)財務(wù)制度大傷腦筋，卻沒有認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密問題，所謂加密，也無非是對軟件本身的加密，防止盜版。另外在進(jìn)入系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段，不能真正起到數(shù)據(jù)保密的作用。只要稍具備一些數(shù)據(jù)庫知識的人完全可以繞開會計軟件的各種措施，通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，直接讀寫這些數(shù)據(jù)庫文件，甚至對文件中的數(shù)據(jù)直接進(jìn)行增刪修改等操作，這樣會計數(shù)據(jù)的真實性和可靠性也就無法得到保證。此外，由于對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性很強(qiáng)，計算機(jī)硬件和軟件對會計數(shù)據(jù)的安全性起著十分重要的作用，如系統(tǒng)一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，極易造成數(shù)據(jù)丟失。電算化系統(tǒng)的主體是計算機(jī)軟件。因此其內(nèi)部控制也更加依賴于程序的質(zhì)量。一旦程序中存在嚴(yán)重的BUG或惡意的“后門”，便會嚴(yán)重危害系統(tǒng)安全。而會計人員對計算機(jī)專業(yè)知識所知甚少，很難及時發(fā)現(xiàn)這些漏洞，致使系統(tǒng)會多次重復(fù)同一錯誤，擴(kuò)大損失。這也是手工會計系統(tǒng)不會遇到的問題。 　　三、電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制　　（一）制度控制　　制度控制一般是以管理制度的形式實行的，即由主管部門制訂一系列規(guī)章制度強(qiáng)制或監(jiān)督會計部門執(zhí)行，從而保證會計核算軟件正常和安全運行，免遭外界干擾、破壞，向企事業(yè)單位提供準(zhǔn)確無誤的會計信息，制度控制包括以下幾點：　　1.組織控制　　如前所述，實行會計電算化后，會計工作組織及崗位分工發(fā)生了很大變化，其特點是將會計信息處理功能都集中在計算機(jī)操作使用部門，這樣就削弱了原手工核算時詳細(xì)劃分不相容職責(zé)的組織控制措施的作用。補(bǔ)救不相容職責(zé)集中化的主要控制措施就是：要重新設(shè)計會計系統(tǒng)各部門之間和部門內(nèi)部各崗位之間的內(nèi)部牽制制度�！　�2.系統(tǒng)操作環(huán)境管理和控制　　系統(tǒng)操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程以及系統(tǒng)的維護(hù)，操作規(guī)程過程控制主要是通過建立一整套完整而嚴(yán)密的操作規(guī)程來明確操作方法和操作規(guī)程次序，防止重復(fù)、遺漏和誤操作。系統(tǒng)維護(hù)包括對硬件、軟件和數(shù)據(jù)的維護(hù)。對硬件的維護(hù)制度包括：設(shè)備的使用、檢查和維護(hù)，規(guī)定機(jī)房的溫度、電壓等環(huán)境條件，以及規(guī)定防火、防盜等措施，為以防止萬一，關(guān)鍵性的硬件設(shè)備可采用雙系統(tǒng)備份�！　。ǘ�）程序控制程序　　控制是指靠計算機(jī)程序?qū)�會計核算進(jìn)行內(nèi)部控制，以實現(xiàn)系統(tǒng)的自我保護(hù)，這種自我保護(hù)的內(nèi)部控制往往比通過各種管理制度實現(xiàn)的控制更為有效。　　1.會計數(shù)據(jù)的輸入控制　　電算化會計系統(tǒng)輸出質(zhì)量，主要決定于輸入數(shù)據(jù)的真實、準(zhǔn)確和完整程序，因此必須嚴(yán)格控制輸入數(shù)據(jù)的正確性。在輸入控制中應(yīng)堅持以計算機(jī)程序控制為主，原則上盡量用計算機(jī)程序控制�！　�2.數(shù)據(jù)處理過程的控制　　是指對計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行的內(nèi)部數(shù)據(jù)處理活動（數(shù)據(jù)驗證、計算、比較、合并、排序、文件更新和維護(hù)、訪問、糾錯等等）進(jìn)行控制。處理控制是通過計算機(jī)程序自動進(jìn)行的。主要有處理的流程控制、數(shù)據(jù)修改控制、數(shù)據(jù)有效性檢驗和程序化處理有效性檢驗�！�　四、加強(qiáng)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度建設(shè)的其他建議　�。ㄒ唬┘訌�(qiáng)內(nèi)部審計　　內(nèi)部審計既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。對會計資料定期進(jìn)行審計，審查電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合有關(guān)內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整等；審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整；監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞�！　。ǘ�）建立健全人才培訓(xùn)制度，提高會計人員素質(zhì)　　企業(yè)應(yīng)高度重視電算化人才的開發(fā)與培養(yǎng)，要提高會計人員計算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。企業(yè)應(yīng)高度重視電算化人才的開發(fā)與培養(yǎng)，積極組織會計人員學(xué)習(xí)會計電算化知識，掌握計算機(jī)先進(jìn)技術(shù)，培養(yǎng)或聘用一批精通技術(shù)、熟練應(yīng)用電算化程序的高級技術(shù)人才，推動企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變�！　。ㄈ�）嚴(yán)格對機(jī)構(gòu)和人員的管理與控制　　必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制。職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。會計核算軟件投入正式使用后，原有會計機(jī)構(gòu)必須做相應(yīng)調(diào)整，對各類人員制定崗位責(zé)任制度。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括：會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位；電算化會計崗位包括：直接管理、操作、維修計算機(jī)及會計軟件系統(tǒng)等工作崗位。機(jī)構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合，以實現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員（如出納），在這兩者之間進(jìn)行職責(zé)分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門內(nèi)部的職責(zé)分離。通過進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工，以補(bǔ)救不相容職能集中化的不足�！　。ㄋ模┙�立全面、規(guī)范的會計基礎(chǔ)管理制度　　管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)。會計基礎(chǔ)工作主要指會計制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。沒有很好的基礎(chǔ)工作，電算化會計信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計數(shù)據(jù)，電算化工作的開展將遇到重重困難�！　‰S著電子信息產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，會計電算化在社會經(jīng)濟(jì)中的運用越來越廣泛，隨之而來的如何發(fā)展我國的會計電算化的問題也越來越引起人們的關(guān)注，我國進(jìn)入90年代以來，隨著計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，會計電算化已有十余年的歷史，會計電算化由簡單的數(shù)值計算發(fā)展到全面數(shù)值核算，進(jìn)而到具有人工智能的會計管理信息系統(tǒng)階段，會計電算化進(jìn)一步向深層次發(fā)展。從一定意義上講，電算化會計產(chǎn)生和發(fā)展的過程，也是突破傳統(tǒng)會計觀念，對現(xiàn)行會計理論和方法提出新問題、新課題，以及研究和確立新的理論和方法的過程。如電算化會計在系統(tǒng)設(shè)計、工作組織、信息處理及帳務(wù)處理程序等方式和方法上的改變，本身就是對現(xiàn)行會計理論和方法的突破和完善。雖然從短期看，這些影響只是漸進(jìn)性的，但從長期看，隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及應(yīng)用，新的問題和新的課題將不斷出現(xiàn)，如：信息處理網(wǎng)絡(luò)建立后，企業(yè)將如何做到既及時合法提供會計信息，又能有效保護(hù)商業(yè)秘密；兩個會計子系統(tǒng)實現(xiàn)結(jié)合后，如何改進(jìn)現(xiàn)有財務(wù)報告；信息經(jīng)濟(jì)將對現(xiàn)行會計理論和方法產(chǎn)生什么影響等，對新課題進(jìn)行深入研究，必將形成新的會計理論和方法，而新的會計理論和方法的確立，又將使電算化會計在新的基礎(chǔ)上獲得進(jìn)一步完善和發(fā)展。電算化在會計工作中起著越來越重要的作用，這是一種必然的趨勢，我們應(yīng)該以信心迎接它的發(fā)展�！　�參考文獻(xiàn)：　　[1]王玲。公司治理與內(nèi)部控制[J].特區(qū)財會，2005，（1）：13-15　　[2]鄧庫平。會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制問題研究[J].財會研究，2005，（1）：34-36　　[3]王文京。企業(yè)信息化是全球競爭的通行證[J].中國青年，2006，（2）　　[4]張輝。會計電算化[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2004　　[5]陳玉菁。新《會計法》對會計監(jiān)督理論的影響[J].上海會計，2001，（8）：10-11　　[6]唐勇軍，時薛原。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計信息內(nèi)部控制研究[J].財會通訊，2003，（10）：58-59

【論電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制】相關(guān)文章：

論企業(yè)集團(tuán)財務(wù)控制04-29

內(nèi)部控制審計評價初探06-03

建立內(nèi)部控制審計與組織效率06-03

論企業(yè)預(yù)算控制模式的比較與選擇05-06

論民用建筑施工成本控制06-13

證券公司內(nèi)部控制指引06-03

淺談內(nèi)部審計風(fēng)險控制（精選7篇）04-26

企業(yè)內(nèi)部控制失控的表現(xiàn)03-29

企業(yè)內(nèi)部會計控制的某些弊端及對策06-04

消防聯(lián)動控制系統(tǒng)(一)05-11