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淺談完善會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制
論文關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì) 電算化系統(tǒng) 內(nèi)部控制 論文摘要：文章闡述了電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制的影響，分析了會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制中存在的問題，同時(shí)提出了完善會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的相關(guān)建議。
會(huì)計(jì)電算化是以計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子和信息技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作的簡(jiǎn)稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工實(shí)現(xiàn)記賬、算賬、查賬以及對(duì)會(huì)計(jì)信息的統(tǒng)計(jì)、分析、判斷乃至提供預(yù)測(cè)、決策等過程。發(fā)展會(huì)計(jì)電算化有利于促進(jìn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化，提高工作質(zhì)量與工作效率，更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)職能作用。但是企業(yè)在建立了電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)后，企業(yè)會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理環(huán)境發(fā)生了很大變化，一些非法操作可能不留痕跡，難以發(fā)現(xiàn)，稍不注意就會(huì)給單位和國(guó)家造成重大損失，如果會(huì)計(jì)電算化管理系統(tǒng)遭到破壞，將會(huì)嚴(yán)重影響單位的正常業(yè)務(wù)活動(dòng)。因此，對(duì)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部防范和控制制度的建設(shè)顯得尤為重要。
一、電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制的影響
會(huì)計(jì)電算化使傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)、組織機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)核算及內(nèi)部控制制度發(fā)生了很大的變化，其中對(duì)內(nèi)部控制制度的影響尤為明顯。
1.電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的控制內(nèi)容及形式與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)存在差異。在傳統(tǒng)的手工系統(tǒng)下，控制的內(nèi)容主要針對(duì)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)本身的交易，對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章，控制的方式主要是通過人員的職務(wù)相分離，職權(quán)不相容的內(nèi)部牽制制度來實(shí)現(xiàn)的。而在電算化系統(tǒng)下，業(yè)務(wù)處理全部以電算化系統(tǒng)為主，出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的安全及維護(hù)、系統(tǒng)管理及操作員的制度職責(zé)、計(jì)算機(jī)病毒防治等新內(nèi)容。另外，電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，業(yè)務(wù)人員可利用特殊的授權(quán)文件或口令，獲得某種權(quán)利或運(yùn)行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，由此引起失控而造成損失。
2.內(nèi)部控制的對(duì)象發(fā)生了變化。在電算化系統(tǒng)下，由于會(huì)計(jì)信息的核算及處理的主體發(fā)生了變化，控制的對(duì)象也發(fā)生了變化�？刂茖�(duì)象原來為會(huì)計(jì)處理程序及會(huì)計(jì)工作的相容性等，會(huì)計(jì)資料由不同的責(zé)任人分別記錄在憑證賬簿上以備查驗(yàn)，是以對(duì)人的控制為主；而在電算化系統(tǒng)下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)一般集中由計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門進(jìn)行處理，而財(cái)務(wù)人員往往只負(fù)責(zé)原始數(shù)據(jù)的收集、審核和編碼，并對(duì)計(jì)算機(jī)輸出的各種會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行分析。這樣，內(nèi)控對(duì)象轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人與計(jì)算機(jī)二者為主。
3.控制的實(shí)現(xiàn)方式發(fā)生了變化。手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制以人工控制實(shí)現(xiàn)。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制則具有人工控制與程序控制相結(jié)合的特點(diǎn)。電算化系統(tǒng)許多應(yīng)用程序中包含了內(nèi)部控制功能，這些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序。如程序發(fā)生差錯(cuò)，由于人們對(duì)程序的依賴性以及程序運(yùn)行的重復(fù)性，增加了差錯(cuò)反復(fù)發(fā)生的可能性，使得失效控制長(zhǎng)期不被發(fā)現(xiàn)，從而使系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯(cuò)誤或違規(guī)行為的可能性加大。
4.電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)缺乏交易處理痕跡。手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中嚴(yán)格的憑證制度，在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中逐漸減少或消失，憑證所起到的控制功能弱化，使部分交易幾乎沒有“痕跡”，給控制帶來一定的難度。
5.電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)電磁化。電算化系統(tǒng)下，原先會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理過程的憑證、匯總表、分類表等書面檔案資料被計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)信息以電磁信號(hào)的形式存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)中（如光盤、硬盤等），是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改而不會(huì)留下痕跡；另外，電磁介質(zhì)易受損壞，加大了會(huì)計(jì)信息丟失或毀壞的危險(xiǎn)。
6.網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展及其在財(cái)務(wù)中的進(jìn)一步應(yīng)用帶來了許多新問題。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無疑是目前IT發(fā)展的方向，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)也不可避免受到其深遠(yuǎn)的影響，特別是Internet在財(cái)務(wù)軟件中的應(yīng)用對(duì)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的影響將是革命性的。目前財(cái)務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)功能主要包括：遠(yuǎn)程報(bào)賬、遠(yuǎn)程報(bào)表、遠(yuǎn)程審計(jì)、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報(bào)稅、網(wǎng)上采購(gòu)、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上銀行等，實(shí)現(xiàn)這些功能就必須有相應(yīng)的控制，從而形成電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的新問題。
二、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制中存在的問題
在目前的許多企業(yè)中，雖然會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)已投入使用，但其相應(yīng)的內(nèi)部控制還存在著一些不完善之處，主要表現(xiàn)在：
1.電算化系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)及電算化崗位的職能權(quán)限問題。操作權(quán)限控制是一種基本的內(nèi)控手段，在電算化環(huán)境下，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理大部分由計(jì)算機(jī)操作，人為控制減少，削弱了會(huì)計(jì)審核功能。有些單位的各崗位操作權(quán)限制度沒有真正落實(shí)到位，有的操作員可以以不同的身份進(jìn)入系統(tǒng)操作,使分工控制名存實(shí)亡。
2.會(huì)計(jì)人員因主觀原因或技術(shù)因素造成非法操作或操作失誤。這是會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制中的主要任務(wù)，因其系統(tǒng)的程序、數(shù)據(jù)、文件等很容易被仿造、復(fù)制和修改，而不會(huì)留任何痕跡，所以某些人員為了達(dá)到個(gè)人目的，利用職務(wù)之便或不按操作規(guī)程進(jìn)行非法操作，如通過冒名頂替、獲取密碼等手段來非法改動(dòng)、銷毀會(huì)計(jì)資料，給單位造成嚴(yán)重?fù)p失。同時(shí)，由于單位的業(yè)務(wù)人員素質(zhì)不高、操作制度不規(guī)范等原因，也會(huì)造成很大風(fēng)險(xiǎn)，因會(huì)計(jì)電算化的核算是高效自動(dòng)的，只要一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤，就會(huì)引發(fā)其他環(huán)節(jié)一系列的錯(cuò)誤。 3.會(huì)計(jì)軟件的安全性及保密性問題�，F(xiàn)有的軟件系統(tǒng)在設(shè)計(jì)、開發(fā)階段普遍存在重功能輕安全的現(xiàn)象，以至軟件投入運(yùn)行后存在著安全隱患,如數(shù)據(jù)庫(kù)呈開放狀態(tài)、易于打開等。電腦的系統(tǒng)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)信息資料有面臨被不留痕跡的瀏覽、修改的風(fēng)險(xiǎn)，而現(xiàn)在許多單位缺乏操作的記錄功能,出現(xiàn)問題后不便于追究責(zé)任。
4.會(huì)計(jì)資料的備份和保管不及時(shí)、不規(guī)范，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失。在會(huì)計(jì)電算化法規(guī)中明確規(guī)定，單位應(yīng)堅(jiān)持每天雙重備份，并分人分處保管。但在實(shí)際工作中，有的單位并沒有真正落實(shí)，也沒有及時(shí)打印并按規(guī)定保管憑證和賬簿，致使電腦一旦出現(xiàn)故障或磁性介質(zhì)損壞時(shí)，部分會(huì)計(jì)資料就會(huì)丟失，造成無法挽回的后果。
5.缺乏專業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)人員。目前,許多會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)熟悉,但對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)缺乏;而系統(tǒng)的維護(hù)人員對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)熟悉,但對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)不夠了解,使得在系統(tǒng)運(yùn)行中的故障不能及時(shí)分析、排除。
三、完善會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的幾點(diǎn)建議
1.建立全面規(guī)范的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理工作。管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會(huì)計(jì)制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。沒有很好的基礎(chǔ)工作，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，電算化工作的開展將遇到重重困難。
2.加強(qiáng)組織和人員職能控制。由于電算化會(huì)計(jì)功能的相對(duì)集中，必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制。
所謂組織控制就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，通過相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來減少錯(cuò)誤和舞弊的可能，保證會(huì)計(jì)信息真實(shí)、可靠。企業(yè)實(shí)行電算化后，應(yīng)對(duì)原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，以適應(yīng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)要求。會(huì)計(jì)工作崗位可分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位�；緯�(huì)計(jì)崗位與原手工系統(tǒng)基本保持不變。電算化崗位一般可分為系統(tǒng)管理、系統(tǒng)操作、憑證審核、系統(tǒng)維護(hù)等，這些崗位也可以由基本會(huì)計(jì)崗位的會(huì)計(jì)人員來兼任，但必須對(duì)職權(quán)不相容的崗位進(jìn)行明確分工，不得兼任，同時(shí)各崗位人員要保持相對(duì)穩(wěn)定。如專職系統(tǒng)操作員不能接觸系統(tǒng)設(shè)計(jì)文件，不能兼任會(huì)計(jì)及審核工作；系統(tǒng)維護(hù)員不得擔(dān)任系統(tǒng)操作和會(huì)計(jì)工作等。
3.加強(qiáng)系統(tǒng)程序操作控制和系統(tǒng)文件安全管理控制。為了保證系統(tǒng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不被隨意操作，要加強(qiáng)系統(tǒng)操作和安全管理控制。從內(nèi)容上來看，一般包括以下幾項(xiàng)：設(shè)置操作權(quán)限、制定上機(jī)守則，禁止非操作人員操作；制定內(nèi)部操作規(guī)程，嚴(yán)禁違規(guī)操作，如預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施，預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對(duì)而登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施；數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理相隔離；建立必要的上機(jī)操作記錄制度，形成上機(jī)日志；健全并嚴(yán)格執(zhí)行防范病毒管理制度等。另外，系統(tǒng)文件由專人負(fù)責(zé)保管，使用和修改必須經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，與系統(tǒng)無關(guān)人員不得接觸系統(tǒng)文件，從源頭上控制會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的被控制。在系統(tǒng)開發(fā)階段，要設(shè)置對(duì)系統(tǒng)操作痕跡留有記錄的功能，特別是對(duì)已入賬的憑證，系統(tǒng)只能提供留有痕跡的更改功能，對(duì)已結(jié)賬的憑證與賬簿以及機(jī)內(nèi)賬簿生成的報(bào)表數(shù)據(jù)，系統(tǒng)不能提供更改功能等。
4.做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作。企業(yè)應(yīng)根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，做好會(huì)計(jì)資料的收集、保存和調(diào)用等方面的工作。財(cái)務(wù)部門對(duì)于已輸出的磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料應(yīng)及時(shí)加貼外部標(biāo)簽，指定專人妥善保管、存檔，并定期檢查、復(fù)制，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的調(diào)用要有完善的資料借用和歸還手續(xù)。另外，企業(yè)使用的會(huì)計(jì)軟件也應(yīng)具有強(qiáng)制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時(shí)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。
5.加強(qiáng)培訓(xùn)工作，不斷提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì)。會(huì)計(jì)電算化對(duì)財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)要求比較高，它涉及到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí)、計(jì)算機(jī)運(yùn)用、信息系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)等方面知識(shí)。因此，要經(jīng)常對(duì)財(cái)務(wù)人員開展會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的防范教育和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，不斷提高財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、思想素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，更加有效地防范會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險(xiǎn)。
6.加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)制度。內(nèi)部審計(jì)既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的制度安排。在電算化系統(tǒng)運(yùn)行過程中，審計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理等工作的評(píng)價(jià)和檢驗(yàn)，有利于檢測(cè)財(cái)務(wù)軟件的可靠性，發(fā)現(xiàn)各種內(nèi)控制度在執(zhí)行中存在的問題，提出解決問題的建議，有利于提高會(huì)計(jì)核算質(zhì)量和管理水平。同時(shí)企業(yè)也可以考慮定期聘請(qǐng)中介機(jī)構(gòu)，進(jìn)行內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的專項(xiàng)審計(jì)，借助外部中介機(jī)構(gòu)的力量以更好地查漏補(bǔ)缺。
會(huì)計(jì)電算化的實(shí)踐證明，計(jì)算機(jī)本身處理出錯(cuò)幾乎為零，但人為造成的出錯(cuò)和舞弊現(xiàn)象有增無減，而且一旦出現(xiàn)舞弊，損失巨大。因此，制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度非常必要。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，電子商務(wù)的迅速興起，對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)提出了更高的要求，我們應(yīng)從實(shí)際工作出發(fā)，建立和完善更為科學(xué)的電算化內(nèi)部控制制度，不斷提高會(huì)計(jì)工作水平和會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，更好地為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。
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