計算機會計系統內部控制研究

計算機會計系統內部控制研究

【摘 要】電算化會計信息系統的內部控制，就其基本原理來說，與手工會計并沒有根本上的區別，都是為了貫徹執行在保護資產安全、檢查會計數據的正確性和可靠性，進步治理效率，促進遵守財政法規、財經紀律及各種治理政策等方面所制定的組織機構方案和采取的方法措施，但是達到內部控制目標的過程，卻極大地受到數據處理方式的影響。電子計算機的使用進進會計領域后，改變了數據的處理方式，從而使內部控制的方法也發生了很大的變化。
　　【關鍵詞】會計電算化 會計信息系統 內部控制
　　
　　一、在明確職責分工，理順工作崗位，嚴格權限控制方面
　　
　　明確劃分會計職員的職責，是內部控制制度的基礎。根據財政部的規定，會計崗位應劃分為會計主管、會計核算、會計稽查、出納、會計檔案治理等，在手工會計系統中，財會部分形成了一個相互制約、相互監視的內部牽制網烙，因而很少出現錯誤和舞弊現象，即使偶然出現題目，也能及時得到糾正。手工環境下的這種職能分工起到了很好的內部控制作用。實行會計電算化后，會計工作按照電算化會計信息系統的功能重新進行組織，其全部處理過程均由計算機來完成，只是由哪些人往完成哪一階段工作而有所不同。因此會計工作崗位在會計電算化后也應作相應的調整，即電算化會計崗位在會計電算化后也應作相應的調整，即電算化會計崗位應包括電算化系統治理、系統維護、收據審核、系統操縱、出納、會計檔案治理等，崗位的設定可結合本單位所使用的會計軟件系統內部業務流程和模塊功能相應設置，崗位確定后，要明確各崗位的職責范圍，建立電算化會計崗位責任制，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。在會計電算化工作崗位時，還應該根據職責分離的原則分配崗位，如憑證輸進與審核不能由同一個人進行操縱，出納職員除出納崗位外不答應進行其他操縱等。
　　在實行會計電算化后，由于計算機的參與，原來人與人之間的有形聯系部分轉變為人與計算機系統的聯系，計算機是由人控制的，它無法自動識別各個操縱人身份，也不知道操縱職員所進行的操縱是否具備相應的權限。因此，為了確保系統安全、有效的運行，防止合計信息被盜、被篡改、必須建立權限治理制度。權限要有監控機制，除電算化治理員外，其他崗位職員不得直接開機調出文件進行操縱，不得隨意刪除數據、原程序和庫結構，電算化系統治理員有權設置每個人的操縱權限，有權監控每個人的操縱內容等。各人的操縱權限規定以后，一般應設置三層秘碼：第一層是用戶開機秘碼，第二層是進進核算密碼；第三層是用戶個人操縱權限密碼，有必要時還可以設置屏幕保護密碼，所有這些密碼還要定期進行更換，目的是防止財務機密外瀉和蓄意使用計算機做案。 　　二、會計業務處理流程的控制方面
　　
　　手工環境下的業務處理流程也是在內部牽制網中進行的，會計憑證、帳薄、報表之間按照一定的程序分別由不同的人記錄和編制，任何一道手續的處理，都意味著對前幾道手續的審查和復核，以便把差錯消滅在業務處理結束之前。各個崗位的會計職員還可隨時通過審查憑證、帳簿和報表，發現存在的題目，及時防范和糾正，從而實現對經濟業務的控制。在電算化會計系統中，原始收據輸進以后，剩下的大部分業務處理流程都是由計算機來完成的。這樣，一部分在手工會計中由多人、經多道手續完成的業務，變為由計算機同一快速完成，削弱了業務處理過程的審查復核機制。由于在計算機系統中，明細帳、總帳及報表同出一轍，假如原是數據輸進有錯誤，那么三者必須同時發生錯誤，而且錯誤的金額也一定相等，所以不可能利用平衡原理往發現和查找錯弊，因此收據的采集和輸進就顯得至關重要。為確保系統提供會計信息的正確、可靠，所有的原始憑證都要有操縱職員和財務職員主管職員共同鑒章以后才能錄進計算機內。其中重要的是會計科目代碼，編制會計憑證中的會計科目是以代碼的形式錄進的，因此會計科目代碼是計算機處理業務的條件，在編制代碼時要留意他的唯一性、有效性和可擴展性，一旦科目代碼發生錯誤，則形成的所有信息自然也是錯誤的，由于數據記錄有不可見性，數據修改也不留痕跡，所以要嚴格接接觸控制，杜盡未經授權職員進行操縱，要嚴格密碼權限治理，設置必要的稽核檢查，還要建立工作日志，具體記錄憑證傳送的手續和時間、憑證編制日期、操縱職員等，防止已編制會計憑證丟失或插進未經授權隨意改
　　動有關數據等現象的發生。
　　
　　三、數據存在形式的控制方面
　　
　　在手工會計中，信息主要是保存在記帳憑證、帳簿、報表等紙張上，由于這種介質可以簽字、蓋章使信息實體證據化，有利于劃清責任，并且也不輕易被無意損壞。但是在會計電算化系統中，數據輸出的信息主要保存在磁帶、磁盤和磁性介質上或光盤上，這種介質可以被重復被利用，輕易造成無意丟失，況且記錄在磁性介質上的信息對人來說是看不見的，很輕易被篡改或刪除�；蛘哂捎谡`操縱等原因使文件丟失，因此要實行備份制度，對數據文件要進行日備份、月雙備份，年度要刻錄在光盤上，每月的備份資料要分開地點存放，同時定期進行復制，防止磁性介質丟失。所以會計電算化形成的會計檔案包括會計憑證、帳簿、報表等除備份到磁盤、光盤上外，還應定期打印成書面形式保存，并由各負責人簽名并蓋章。備份及打印輸出的各種會計資料，應按財政部規定的檔案治理辦法由專人負責整理、立卷、回檔、同時做好防磁、防潮、防火、防塵、防盜等工作，查閱或者借閱會計檔案要按規定進行登記，移交、銷毀會計檔案要按規定辦理手續，保證各種檔案的安全與保密，保證各種檔案的安全和保密，保證各種檔案得到公道、有效的利用。實現會計電算化后，會計職員要加強事業心和責任感，對于打印輸出的會計材料要認真的檢查和核對，不僅可以把握大量的會計信息，還可以及時發現錯誤并進行糾正。

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