信息結構的企業組織效率探討

信息結構的企業組織效率探討

摘要： 信息結構是組織對信息處理、利用與分配的一種機制，不同的組織選擇不同的信息機制，其組織效率也就存在差異。本文在討論組織效率相關影響因素和企業信息結構特征的基礎上，從環境狀態、知識特征以及結構等視角，分析信息結構與組織效率的關系，比較了四種最基本信息結構的組織效率問題，力求為企業組織的信息進行有效管理提供指導。

關鍵詞：信息結構；企業；組織效率
　　
　　一、引言
　　
　　從信息角度研究組織效率問題已經有大量的成果，但主要集中在信息資源管理方面，而且大多還是與信息技術結合來考慮問題的，較少將企業組織的信息產生、傳遞和分配與企業組織分工合作的模式以及組織決策和知識特征相聯系。在這方面比較有代表性的研究是哈耶克，他從知識和信息的視角對企業組織效率的作用方面分析了知識和信息以什么方式進行分配能更好地協調成員之間的行動，但強調的是信息和知識與決策權的匹配問題。日本學者青木昌彥(1995)在提出六種企業信息結構的基礎上，從成本角度討論了不同信息結構的效率問題。但是，該研究僅就企業業務單元之間的協作關系進行討論，沒有考慮各業務單元任務性質、工作流程和目標的差異，尤其是知識和認知能力的差異。
　　企業組織可以看作為一種信息獲取、處理與利用的機制，即信息機制或信息結構。不同的企業由于知識和認知能力，以及信息傳遞、分配和處理方式的差異，反映在競爭優勢、市場績效等方面將是不一樣的。更何況，信息是不確定性的負度量。因此，信息機制或結構就成為組織運作效率的一個關鍵因素。所謂信息結構，是系統或組織中由誰觀察信息，觀察什么信息以及信息分配的方式。按照參考文獻[5]的描述，信息結構是由決策單元信息函數構成，并由決策前提控制的一種信息分配方式。其中，信息函數是由決策主體技能、經驗等專門知識或組織通用知識組成的，決定著決策主體對信息認知和處理的能力。由于組織的運作受到目標、任務、環境等多種因素的影響，不同的組織可能選擇不同的信息結構。但是，沒有任何一個單一的信息結構無論在哪種場合與其他形式相比都具有優勢。因此，本文著重分析不同狀態下信息結構與組織效率的關系，比較了四種最基本信息結構的組織效率問題，力求為企業組織的信息進行有效管理提供指導。
　　
　　二、企業組織效率及其影響因素
　　
　　企業組織效率由兩個部分組成(Farrell，1957)：一是技術效率，反映一個企業從一定投入獲得最大產出的能力；二是配置效率，反映一個企業在各要素各自給定的價格和既有生產技術下最優比例利用這些要素的能力。由于企業是由人組成的，人的行為的不穩定性將對組織效率產生較大的影響。因而，在Farrell所提出的兩種效率基礎上，哈維·萊賓斯坦于1966年提出了X效率理論。X效率是涉及組織中人的行為調整、激勵與制度安排的一種組織效率，是一種非配置效率，也是對傳統效率理論的批判、繼承與發展。因此，企業效率包括技術效率、配置效率和非配置效率。通常，關于組織效率，人們往往從純效率角度來討論效率，易忽略的一個重要因素，即組織目標。一個組織的運作只有與組織目標相關聯才是有效率的，離開了組織目標，也就無所謂組織效率以及效率的高低。因此，組織效率既是組織在既定目標導向下對人員、技術、信息、知識以及機制的選擇，也是組織對既定目標實行的一種能力。
　　企業組織是一個開放的系統，為了實現既定的目標，他必須不斷與其生存的外界環境進行信息、物質與能量的交換。并根據環境的變化，不斷更新技術和知識，調整人員和資源配置。因此，影響組織目標實現效率的主要因素有：
　　1.外部環境因素。外部環境是企業組織生存的基礎，如用戶市場、供應商、技術、人力資源，以及宏觀經濟、政治等。企業在一定的環境狀態中設定組織目標，并通過組織相應的資源予以實施。當環境狀態比較穩定，環境因素對企業組織目標實現，即效率的影響不大；當環境狀態動蕩不定，不確定因素較多時，企業就必須要有應對措施，調整資源配置和相關的政策與策略，甚至調整目標以適應環境變化。因此，動蕩的環境對企業組織效率的影響較大。尤其是不確定的環境狀態，對企業組織的信息獲取、認知、處理以及分配方式影響較大，進而影響組織目標的實現。
　　2.技術與知識因素。技術與知識是現代企業的重要資源。先進的工藝技術、設備和方法，可以使企業降低成本、提高質量；知識與經驗的積累和利用是創造力、成長與競爭優勢的基礎。知識不但能促進技術更新，而且是有效決策與資源合理配置的重要因素。企業知識理論已表明，企業間的效率差來源于知識的差別。理論界也有共識，企業的核心能力來源于知識。因此，知識的存量、類別以及開發與利用是影響組織效率的一個關鍵因素。
　　3.結構與制度因素。結構因素涉及到組織結構、知識結構、決策結構與權力結構等方面，是企業組織在既定目標下的一系列任務分配、組織協調、計劃設置等的制度安排。合理的制度安排能通過權威鏈的控制、有效的溝通與協調提高組織行為的穩定性和一致性，有利于組織目標的實現。合理的結構設計和制度安排對企業的整體運作效率有著重要的影響。通過監控與協調的有效結合，配合以合理的激勵機制與信息交流方式，進而提高企業的組織效率。
　　
　　三、企業信息結構概念
　　
　　根據團隊理論，團隊的預期效用在很大程度上依賴團隊的信息結構、環境狀態的概率和決策問題上的結構等因素，而信息結構在很大程度上取決于團隊觀察和交流的方式。團隊成員在選擇一個行動之前，各個成員m都接受到一個信息信號，該信息信號由環境狀態s決定，即ym=ηm(s)。其中，ηm就是團隊成員m的信息函數，它實際上表示成員對環境狀態信息的理解、消化、吸收和處理的能力。于是，團隊的信息結構可描述為：
　　η=(η1，η2，∧，ηm)
　　其中，η1、η2等為團隊成員的信息函數。信息函數可以看作知識的一種存儲載體，知識的積累在于信息函數處理信息的類型。按照西蒙的決策分類是：程序化決策和非程序化決策。程序化決策是針對組織內部經常性和日�；顒拥臎Q策。非程序化決策是針對組織內部不確定性活動的決策。在長期的經濟活動過程中，當非程序化決策不斷重復，決策主體就會不斷積累相關知識和經驗，使得這種決策不斷固定化和形式化，最后變為程序化決策。由于決策主體的業務性質以及環境因素的差異，有些決策主體面對不確定性活動較多，其知識和經驗的積累更有利于做非程序化決策；有些決策單元面對不確定性活動較少，其知識和經驗的積累更有利于做程序化決策。因此，各信息函數不同知識的特征是信息結構在結構上具有多樣性的一個重要因素。
　　團隊成員通過信息函數將環境狀態信息轉換為策略信息，這個過程實際上是決策的過程。根據信息科學原理，決策過程可以理解為信息再生過程。信息再生就是對充分的信息、必要的知識、決策的目標進行綜合的運算，形成用于指導問題求解的策略信息。按照西蒙的組織決策過程理論，決策是一個從前提到結論的動態推理過程。而決策前提又可分為價值要素和事實要素兩個部分。價值前提是指與決策目的相關的知識和信息。事實前提

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