眾所周知，績效管理的全過程是由HR部門牽頭，而要避免員工與其上級溝通時可能出現矛盾激化，其績效改進計劃要保持與公司績效管理目標一致，協助員工與上級之間能夠較為公正處理績效分歧，督促溝通雙方按照績效溝通計劃按時完成。
績效溝通一般是在某段時間集中進行，所以，HR部門要做好以下充分準備：一是HR部門準備派哪些人分頭參加哪些崗位的溝通，必須要分工，還要有意見協調的領導，也就是要列成一個安排表;二是HR部門要進行自我培訓，對績效溝通的場所、時間、技巧、內容、時長控制、情緒管理、績效改進計劃、所需資料、筆和本子等要進行學習和交流，對以前存在的問題和處理技巧要進行分享和提醒。然而，我們在績效溝通中常常會遇到以下問題，都需要HR主導或者參與的，提出處理方案。
其一，上級溝通走形式。這是普遍存在的問題，有的領導認為，下屬的表現平時都看在眼里，而且平時也不定期在交流工作，沒有必要再花時間來專門溝通，如果要溝通，也只是應付或為了完成HR部門安排的溝通事項。對這樣的現象，我們一般會向被考核者抽查，或接受員工投訴，如果查證屬實，會要求上級限期補起溝通，如果是再犯，則會按照績效管理辦法進行處理。
其二，下級認為不公平。這個不公平主要表現在：數據不準確、考核目標過高、不聽下級的意見、超出職責設指標等。嚴格講，這些現象應當是在考核前或考核中要做到的，但由于考核的環節比較多，難免會存在這樣的現象，不管員工反映的情況是什么，我們都會立即給予記錄，然后派員調查，如果屬實或確實存在不公平現象，則會給予耐心解釋，并與上級共同承諾，在下一考核周期中給予調整。
其三，在溝通中，對下屬存在問題、目標指標等方面進行交流和協商時，難免出現上下級意見不一致的時候，有時還可能出現一些爭論，但如果出現吵鬧或說臟話、對人不對事、拍桌子打架等，則公司是絕對不允許的。各部門領導和HR部門會第一時間介入處理，了解實情，分形對癥，必要時給予處罰，當然，這樣的規定在員工手冊和行為規范中都有詳細制訂。
其四，有的績效溝通，只說表面內容，績效達成過程說得少，一些方法技巧存在問題也沒有給予說明，甚至有的離題萬里，天南海北神吹一氣，眼看時間快到了，才匆匆填好溝通表格和績效改進計劃，其真實性和可實施性比較低，最終會在下一輪績效考核中體現出來。對此，我們會抽查或接受投訴，如果查證屬實，對參與績效溝通的各方都要進行處理，當然，上級和HR部門人員處理會重一些。
其五，員工認為沒必要溝通。針對這些情況，HR部門一定要給予員工或其上級分析，包括工作上沒有最好、只有最好，績效如逆水行舟不進則退，一定還可以找到更好的方法、節約更多的資源;即使是認為差點的員工，也要分析是哪些方面出了問題，具體差在哪里，用什么措施和方法可以改善，此所謂“沒有無能的士兵，只有無能的將軍”就是這個道理。
績效溝通和績效改進計劃千萬不要成為上級打壓下級的工具，也不應是上級愛護下級或下級討好上級的手段，而應是基于績效和問題存在的本來實際，然后有針對性的給予共同深入剖析，共同找到解決問題、提高下一輪績效的好措施、妙辦法。