導語：企業規模越大，加班、出差等情況就會越多，對這方面事務的管理，是HR日常工作中需要面對的常見問題，如果對其處理不當，也很容易成為企業和員工之間潛在矛盾的重要原因。以下是小編整理的關于HR應制定一套規范的加班管理制度應注意的幾點，歡迎大家閱讀!
企業規模越大，加班、出差等情況就會越多，對這方面事務的管理，是HR日常工作中需要面對的常見問題，如果對其處理不當，也很容易成為企業和員工之間潛在矛盾的重要原因。不言自明，加班、出差和報銷的管理制度，需要HR付出辛勤勞動和堅實工作。
嚴格來說，加班是指員工根據企業要求，在法定節假日或者公休假日進行工作，加班費則是企業為此而需要給付的額外工資。需要指出的是，加班通常有兩種情況，或者是公司安排，或者是員工自愿，但無論何種情況，HR都應該制定一套規范的加班管理制度，否則就會出現問題。
HR在員工加班管理的工作中，要注意到以下幾點：
第一，嚴格控制加班時間
根據《中華人民共和國勞動法》的規定，企業應當控制勞動者加班時間，因此，在HR起草擬定企業加班制度時，以下兩條必須寫清楚：
1、部門經理需要安排員工進行加班的，需要上報公司，并獲得總經理審批，同時報備公司人力資源部;
2、任何人如未經公司手續批準自行加班，則其考勤記錄不能認定為加班。
3、如果企業實行標準工時制，HR應該建議企業規定平時下班后不輕易延時、法定節假日和公休假日，不輕易安排上班。
4、如果企業實行綜合工時制，則加班一定要獲得上級主管部門的批準，并做好倒班的考勤記錄。
第二，加班時間需要經過雙方認定
企業對員工安排加班之后，實際工作過程并不可能完全符合預期，因此，實際時間有可能大于或小于預計時間，在加班之后，企業和員工之間需要進行確認，另一方面，HR也能就此檢查員工是否完成規定勞動量。
可以采用簽字確認、打卡確認等方式，真實記錄員工加班時間，并保存好資料完整性，防止日后產生加班費方面的爭議。
第三，在確認加班時間后，及時支付加班費
當員工簽字確認加班時間后，HR要注意提醒財務部門，一定要在工資表的“加班費”上有所體現，不能在一個月的薪水總數上進行合并支付，更不能忘記支付。
加班情況是由企業提出的，同樣，員工的出差事務，也是由企業發起的，HR需要先制定員工的出差管理制度，通過以后，企業各個部門可以在日常工作中，按照制度，圍繞出差的相關注意事項，去布置員工逐一遵守和執行。
當然，理論上簡單而明確的概念，并不代表現實中管理就同樣簡單，下面的案例恰恰說明這點：
某 電力設備制造企業，公司銷售員工X，由于業務調整，由企業將其調往工作性質接近的另一個部門。但由于X對調崗之后的薪資分配方案不同意，反對在崗位調動單 上簽字，并且將已經有兩邊部門領導簽字確認的調動單保留在身邊。兩個月之后，該員工以出差為名義離開，一直未回公司。結果，原部門和新部門都找到了企業的 人事部門，要求拿出解決方案。
該公司HR了解后發現，X出差向來不需要書面批準記錄，只是向其原分管領導打個電話請示即可，而這次出差，他也打了電話，雖然分管領導并沒有明確肯定，但這期間，公司一直在給他發工資。這就讓HR陷入難題，X到底是在按“慣例”出差，還是在嚴重違紀而能夠接觸勞動合同?
該企業顯然在平時就疏忽了對出差人員的管理，由于一直對出差人員的行為沒有書面審批記錄，出差中的考勤無法確定，而且員工始終在領取工資，有更加看似合法合理的理由，拒絕承認自己的曠工事實。這導致即使最后結果提交到勞動仲裁部門，企業依然會處于被動地位。
通過這個負面案例，HR應當認識到，出差管理屬于日常管理工作，但很可能在企業平靜的運行管理表面之下，形成漏洞，并招致未來的大麻煩，在執行出差管理時，應當注意下面幾點：
第一，出差員工考勤管理
員工出差之前，需要按照規定，將出差審批表填寫完整上交，HR批準之后，通知部門考勤員和人力資源部門開始按照出差情況處理考勤。員工出差結束回到公司后，HR需要及時通知部門和人力資源部門，按正常上下班方式進行考勤。
第二，員工出差時的假日管理
員工出差時間稍長，也會碰到周末休息日或法定節假日，HR要提前在管理制度中做好相應規定，并負責對員工進行解釋、認定等工作。同時，如果員工在初潮過程中，堅持工作，沒有休假，或者假期依然在途中，則應該考慮條件允許的情況下，在出差員工回公司之后，進行補休。
第三，和出差員工保持聯系
如果條件可能，應該由HR或部門經理每天和出差員工聯系一次，這不僅是工作業務上的需要，HR也能夠由此了解到員工在外工作的情況，例如是否有什么意外、是否有什么需要，從而確保企業可以及時了解情況。尤其是長期在較遠地區出差的員工，更是要注意聯系的暢通。