企業(yè)管理流程中常見的三十個問題
隨著國內(nèi)企業(yè)管理水平的日益提高,管理者對于企業(yè)管理流程的重視程度日益提高,咨詢客戶對于企業(yè)管理流程優(yōu)化的需求也有增加的趨勢。流程優(yōu)化的起點是流程診斷,而不同企業(yè)在管理流程中存在的問題往往存在共性。下面是yjbys小編為大家?guī)淼钠髽I(yè)管理流程中常見的三十個問題,歡迎閱讀。
一、流程結構問題
通過把企業(yè)現(xiàn)有流程作為一個整體進行評價,往往會發(fā)現(xiàn)以下問題:
1、流程的系統(tǒng)性差:流程缺乏整體統(tǒng)籌,對于需要統(tǒng)一規(guī)劃的相關流程沒有進行整體考慮。例如,生產(chǎn)計劃流程、銷售計劃流程、大修計劃流程、備品備件計劃流程、物料采購計劃流程,必須根據(jù)企業(yè)特點,以生產(chǎn)或者銷售為起點,制定相關的系列計劃,而有的企業(yè)往往將這幾個企業(yè)管理流程thldl.org.cn單獨運行,造成各項計劃對相關工作的制度性差。
2、關鍵流程缺失:關鍵流程缺失是較為常見的一種情況,既包括沒開展相關工作導致的流程缺失,也包括開展了某項工作但沒有確定相應流程的情況。前者較為常見的例子是戰(zhàn)略規(guī)劃方面的企業(yè)管理流程缺失,后者的例子通過細致的流程梳理往往能找出很多,不再贅述。
3、流程主體不明確:一般包括兩種情況,一是沒有明確規(guī)定某一流程的負責部門,二是對于不可分割的一項工作由兩個以上部門負責,造成多頭管理。
4、流程間的銜接不順暢:由于設計不合理,造成某一流程結束后,無法順利進入下一流程,或者流程中涉及到的子流程無法達到無縫銜接。
5、節(jié)點過多、流程過長:一個流程中設計了眾多的步驟、子流程,各個步驟間存在復雜的依賴關系,流程順利運轉的難度極大。
6、流程節(jié)點之間的等待時間過長:流程中單個節(jié)點的效率尚可,但節(jié)點間的等待時間過長,從而影響了流程的整體效率。
7、串行審批過多:對于可以并行審批或者事中、事后控制的事項,全都設計成事前的串行審批,導致流程運行緩慢。
8、流程振蕩性高:在流程中設置了多個反復出現(xiàn)的環(huán)節(jié)或子流程,例如某企業(yè)在采購流程中,在招標階段和合同審批階段需要財務、審計、采購等部門的經(jīng)辦人、主管領導對相同的內(nèi)容反復審核三次。
二、流程環(huán)節(jié)問題
通過對單個流程的鏈條進行審視,往往會發(fā)現(xiàn)以下問題:
9、存在多余環(huán)節(jié):例如某企業(yè)的財務部門,總稽核與會計科主管由同一人擔任,但對于一些單據(jù)的審核,會計科完成后,再經(jīng)預算科審核,還要由總稽核進行稽核。
10、存在環(huán)節(jié)跳躍:這類問題較為常見,指在兩個環(huán)節(jié)之間缺失了一個必要的步驟,例如對于培訓流程缺乏評估環(huán)節(jié)、對于設備采購缺乏試運行環(huán)節(jié)等。"環(huán)節(jié)跳躍"與"關鍵控制點缺失"和"缺乏必要的信息反饋"有所區(qū)別。
11、關鍵控制點缺失:對于重要事項的控制環(huán)節(jié)缺失。例如計量儀器的購買缺乏質(zhì)量部門的審核環(huán)節(jié)、勞保用品的發(fā)放缺乏超標審核等。
12、缺乏必要的信息反饋:一些需要進行信息反饋的工作缺乏信息反饋環(huán)節(jié),在一些人力資源相關崗位調(diào)整、考核等企業(yè)管理流程中,容易出現(xiàn)這一問題。
13環(huán)節(jié)順序不合理:例如,某企業(yè)的年度經(jīng)營計劃制定流程中,各分廠先向總部計劃管理部門上報了計劃初稿,再與設備管理、安全管理等部門協(xié)商進行調(diào)整。
14、執(zhí)行錯位:某項工作由與其無關的'部門承擔,例如某企業(yè)的備品備件計劃流程中,檢修車間在上報備品備件需求計劃時,還需要上報庫存計劃,而庫存是由倉儲部門負責的工作。
三、流程節(jié)點問題
流程節(jié)點的問題,一般僅通過分析現(xiàn)有流程圖不能發(fā)現(xiàn),而需要深入了解流程運行的實際情況。流程具體節(jié)點在操作中往往存在以下問題:
15、缺乏計劃性:在企業(yè)管理流程的起點容易出現(xiàn)這種問題,一些需要根據(jù)計劃進行的工作在實際執(zhí)行時變成了完全根據(jù)相關部門提出的需求進行,例如某企業(yè)的人員招聘流程,起點是各部門提出的人員需求,而沒有進行人力資源需求的計劃工作。
16、缺乏操作規(guī)范:進行某一節(jié)點的工作缺乏明確的規(guī)范。例如某企業(yè)的工藝檢查流程,沒有規(guī)定檢查的內(nèi)容、頻度、措施等,使得這一工作流于形式。
17、未能盡到職責:崗位人員在執(zhí)行節(jié)點工作時沒有盡職,這一問題需要深入了解實際工作情況才能發(fā)現(xiàn)。
18、缺乏驗收標準:對于某項工作缺乏驗收標準,影響了執(zhí)行的效果。例如對于某一生產(chǎn)的中間過程的控制,沒有標準可依,導致最終產(chǎn)品的質(zhì)量不穩(wěn)定。
19、缺乏必要信息:某一節(jié)點的工作需要相關的信息,如果無法得到,就會影響工作的質(zhì)量。例如某企業(yè)的一項物資流轉的流程,涉及到多個使用部門,而沒有規(guī)定交接記錄的傳遞,導致經(jīng)常出現(xiàn)物資短缺、占用現(xiàn)象。
20、缺乏必要資源:完成某項工作必需的資源如果不具備,必然會影響工作的質(zhì)量。例如某企業(yè)的廠內(nèi)運輸工作由配送中心負責,而運輸車輛卻由另一個部門負責,增加了大量的協(xié)調(diào)工作,導致前者實質(zhì)上無法承擔這一職責。
21、缺乏時間限制:在企業(yè)管理流程中規(guī)定了節(jié)點工作的內(nèi)容,但對于一些時效性強的工作卻沒有規(guī)定時間限制。例如質(zhì)量管理流程中,對于發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題多長時間內(nèi)通知整改、多長時間進行意見反饋都沒有規(guī)定,使這一工作難以達到預期的效果。
22、完成工作的權限不足:賦予某一崗位的權限,不足以完成相應的工作。例如某企業(yè)的IT耗材采購流程中,需要生產(chǎn)管理部門審核相關計劃,就超出了這一崗位的權限,使得崗位人員根本無法承擔這一工作。
23、工作要求超出人員的能力:由于人員素質(zhì)不夠或培訓不足等原因,導致某一工作超出崗位人員的現(xiàn)有能力。例如一些國企的環(huán)保監(jiān)測等工作是由一些無法勝任其他工作而又不能辭退的"老弱病殘"充任,新增的先進儀器,無法正常使用。
24、輸出結果未得到充分利用:很多企業(yè)由于各種管理體系的要求,進行了大量記錄工作,卻沒有把這些進行合理的合并,也沒有充分加以利用,反而成了相關崗位的負擔。
四、流程管理問題
這方面的問題,已超出企業(yè)管理流程本身,可以視為與流程密切相關的管理問題。
25、流程設計與公司戰(zhàn)略不匹配:一些定位于快速擴張的企業(yè),卻在流程中層層設卡,部門之間壁壘重重。
26、流程控制性差:各部門條塊分割,"各管一攤",流程的運行缺乏整體推動力。
27、流程權威性差:領導意志高于流程規(guī)定,例外事項遠遠多于常規(guī)事項,流程沒有權威,員工也沒有按流程行事的習慣。
28、缺乏相關制度保障:設計了較為合理的流程,卻沒有相關制度的保障,對于如何執(zhí)行流程,缺乏相應規(guī)定。
29、缺乏考核措施:與流程配套的考核措施沒有跟上,缺乏正負兩個方向的激勵,員工執(zhí)行流程缺乏動力。30、職能設置不合理影響了流程運轉:組織結構、職能設置與流程運轉的要求不匹配,影響了流程管理的效果。
以上三十個有關企業(yè)管理流程的問題,主要來源于筆者咨詢工作的實踐,雖然用于實際工作尚能得心應手,但要成為一種成熟的工具,尚有一段距離,在此就教于大家,希望能為管理咨詢再增一利器。
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